淺談高校學生公寓電子管理系統的建設和應用

李揚 王亞平

摘 要：改革開放四十年以來，網絡化、信息化在中國的各行各業應用越來越廣泛、深入?？茖W技術的發展為諸多領域提供了更加方便、快捷、有效的管理方式。學生公寓電子管理系統也逐步被應用到我國許多高校的學生宿舍管理工作之中，這給高校學生公寓工作帶來了極大的方便。本文在學生公寓電子管理系統的概念之上，對我國高校學生公寓電子管理系統的建設等相關問題進行了分析、研究，并在此基礎上提出了建議和方案。

關鍵詞：學生公寓;電子管理;信息化

進入21世紀以來，我國高等教育有了飛速發展，伴隨著高校校區的擴建，高校招生人數越來越多，這對高校學生公寓的管理工作帶來了極大的壓力，傳統的手工記錄宿舍入住信息容易出現諸多錯誤，且數據更新慢，工作強度大，已經很難適應現在高校的發展要求。因此，為了使高校學生公寓工作更加高效、快捷、準確，并且使其更好地管理學生、服務學生，越來越多的高校開始引進使用學生公寓電子管理系統，這不僅提高了學生公寓管理的時效性、準確性，也為學校的進一步發展奠定了基礎。

一、高校學生公寓信息化建設的現狀和目標

伴隨著信息化水平的提高，計算機網絡等信息技術在高校教學、科研、管理等方面應用越來越廣泛，這為高校的發展注入了強勁的動力。學生公寓作為高校發展的重要后勤保障，不僅關系著學生的住宿質量，而且對一個學校的發展有著巨大的影響。隨著學生招生數量的增多，各部門的信息的溝通交流成為制約高校發展的重要因素。引入學生公寓電子管理系統不僅能夠提高學生公寓管理工作效率，而且能夠為學校其他相關部門的工作提供及時、有效、準確的信息服務，這使得學生公寓管理工作信息化勢在必行。

現如今，學生公寓管理模式大多為樓長責任制，即樓長具體負責該學生公寓樓內所有學生的住宿信息統計。傳統方式是以手工匯編將學生的住宿信息統計到學生住宿信息管理冊中，但此方式不僅效率低下，而且容易出錯。與此同時，當大批量學生住宿信息發生變更時，很難及時地統計反饋，這給公寓管理工作帶來了極大的不便。除此之外，新生入住安排、畢業生離校統計、公寓日常報修情況分析、下年度報修經費上報等需要大數據分析等問題，傳統管理方式已經遠遠滿足不了需要。

高校學生公寓管理信息化可以提高住宿和房源管理的準確性和及時性，在住宿分配問題上實現高效自動化，能夠及時反饋學生在住宿方面遇到的問題，從而使高校學生公寓管理工作能夠更好地服務學生，從而提高和改善學生的住宿質量。

高校學生公寓管理信息化系統的目標主要實現以下幾點：一、方便學生宿舍調整。系統中應包含各公寓樓內的住宿信息，包括現有住宿信息和空床位統計信息等。當有大批量或者個別學生辦理入住、退宿、調整宿舍時，系統能根據不同的需求，準確實現宿舍調配。二、方便住宿費用的管理。要實現與財務處的對接，將學生住宿費的準確數據提供給財務處，方便扣款。三、方便建立學生檔案。結合院系完善學生檔案管理。例如學生檔案的查詢、學籍管理等信息。另一方面要涵蓋學生宿舍衛生成績、違章電器、晚歸情況的錄入和分析。方便管理人員準確掌握宿舍情況。

二、高校學生公寓電子管理系統建設的問題分析

（一）“信息孤島”問題

“信息孤島”現象是指不同部門或人員之間不能實現信息共享，在功能上不能關聯互助，導致業務流程脫節，信息化系統無法實現最大化應用，這種現象廣泛存在于國內高校之中。高校的各部門之間業務關聯度不大，這給信息化共享的實現建立了屏障。近幾年，高校管理系統日趨數字化，很多高校越來越重視“信息孤島”現象，但該項工作起步較晚，此現象或多或少依然存在，對于學生住宿方面，比如學生住宿信息、房源信息等數據更新不及時，不僅影響學生公寓管理部門的管理，也使得其他部門不能及時獲得有效數據，從而嚴重限制學生公寓電子管理系統在實際工作中發揮作用。

（二）設計目標與實際應用不匹配

目前，很多高校已經使用學生公寓電子管理系統，但仍存在盲目學習和照搬其他高校電子管理系統的現象，導致引進的電子管理系統不能滿足實際工作的需求，導致學生體驗差、感受差。

（三）缺少與時俱進的改變

高校學生公寓管理工作是一項特殊的工作，其特殊性在于隨著時間的變化，該項工作的目標和實現途徑也將發生變化。很多高校在引進高校電子管理系統后，雖然能夠滿足當時的需要，但缺少后續資金來應對隨著情況變化需要對系統進行相應調整的問題。從而造成電子管理系統使用起來與實際工作不相符的不良現象。

三、高校學生公寓電子管理系統建設的解決方法和建議

（一）推進校園數字化建設

高校學生公寓電子管理系統僅僅是校園數字化建設的一小部分，要想盡可能消除“信息孤島”現象，學校應加大力度推進校園數字化建設，用網絡將學校各部門串聯起來，統一信息管理平臺，完善信息傳輸和錄入，盡可能地實現工作業務上的信息共享，從而整體提高辦事效率和服務質量。

（二）按需調整

在系統的開發前期，充分與開發者溝通交流，將工作所需有條理地進行整理歸納，積極就解決方案進行充分深入地討論研究。在系統建設過程中根據需要不斷進行細化，形成系統完整的設計方案，已達到更好地效果。

（三）重視系統的維護和更新

在系統的使用過程中，需要對系統進行維護，以保證系統能夠正常運行。同時，還需要定期對系統進行更新，以滿足新階段的工作要求，這點需要與系統開發者保持后續的聯系溝通，確保系統能得到進一步的開發利用。

四、結語

高校學生公寓管理作為高校管理工作的重要組成部分，其信息化建設的成功與否會對高校的后勤、招生等方面造成較大的影響。因此，在校園信息化建設的推進過程中，要遵循系統的功能、結構、要素、環境等方面的規律進行開發系統，以盡可能地避免“信息孤島”現象的發生。時代在進步，社會在發展，我們要及時發現新階段的問題，并將先進技術應用在解決問題上，積極地促進高校信息化建設。

參考文獻：

[1]胡鳳梅，胡文江.高校學生公寓管理系統的設計與實現[J].信息化建設，2015（10）.

[2]王志. 淺談我校學生公寓管理中信息化的應用[J].收藏與投資，2017（10）.

[3]吳媚. 高校學生公寓管理信息系統的設計與實現[J].管理學家，2013（20）.