水文檔案信息化建設(shè)策略探討

文/宜昌市水文水資源勘測局 徐詩玚

水文檔案信息化建設(shè)策略探討

文/宜昌市水文水資源勘測局 徐詩玚

21世紀(jì)的今天是一個信息化的社會，我們對于水文資料的需求也越來越大，水文資料管理常使用水文檔案對信息進(jìn)行管理，這些檔案為社會生產(chǎn)和水工工程提供了很好的參考價值。由于社會處于不斷發(fā)展和建設(shè)中，水文檔案的管理也不應(yīng)該遵循傳統(tǒng)的記錄模式，應(yīng)該跟隨時代進(jìn)步完成信息化管理，這樣可以提高資料的安全性和管理的高效率性。目前我國的水文檔案管理距離全面信息化還是有一定的差距，存在一些問題，在本文中先對水文檔案進(jìn)行描述和分類，同時說明其重要性以及存在的問題，并對如何實(shí)現(xiàn)水文檔案管理的信息化提出了一些建議和策略。

水文檔案；檔案管理；信息化建設(shè)；策略

一、水文檔案的分類

水文檔案主要包括四部分：水文原始觀測記錄、水文資料整編成果、水文資料調(diào)查評價和研究項(xiàng)目成果。

水文原始觀測記錄包括水位、水質(zhì)、水溫、流量、水情、地下水位、降水、蒸發(fā)等的觀測記錄。每個觀測點(diǎn)以年為單位記錄成卷。現(xiàn)在已經(jīng)使用計(jì)算機(jī)采集的數(shù)據(jù)模塊取代了原始的手工記錄表。水文資料整編成果一般是數(shù)據(jù)報表，是水文水質(zhì)觀測數(shù)據(jù)經(jīng)過按技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整編后形成的材料。水文調(diào)查評價和研究項(xiàng)目成果是在完成水文實(shí)驗(yàn)、科研、專項(xiàng)調(diào)查評價后整理而成的文字圖報告，每個項(xiàng)目分別立卷。

二、目前存在的問題

目前我國對于水文檔案信息化建設(shè)一方面局限在系統(tǒng)的內(nèi)部，側(cè)重于工程建設(shè)、重水情處理、水環(huán)境檢測等方面的業(yè)務(wù)建設(shè)，忽略了服務(wù)于全局的綜合檔案管理的信息化建設(shè)，推進(jìn)全局工作的力度也有待加強(qiáng)。另一方面，檔案管理人員不具備現(xiàn)代化檔案管理技能。很多管理人員并沒有經(jīng)受過系統(tǒng)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，僅僅會使用目錄進(jìn)行檢索，并不具備網(wǎng)絡(luò)咨詢服務(wù)、電子檔案歸檔管理等操作技能。此外還存在技術(shù)支持和統(tǒng)一規(guī)劃的問題。

三、水文檔案信息化建設(shè)策略

（一）投入足夠資金和技術(shù)。水文檔案應(yīng)用于各個領(lǐng)域，發(fā)揮著不可或缺的重要作用，相關(guān)部門更應(yīng)該給予足夠的重視進(jìn)而提高水文檔案管理水平。在水文資料信息化建設(shè)的過程中需要引進(jìn)大量的計(jì)算機(jī)設(shè)備、長期的維護(hù)投資、專業(yè)的管理人員以及相關(guān)的管理軟件等工作，在進(jìn)行信息化建設(shè)時，應(yīng)當(dāng)投入大量的資金和技術(shù)，確保硬件設(shè)施可以緊跟發(fā)展的腳步，人力資源方面應(yīng)該多招聘優(yōu)秀的技術(shù)人才，持續(xù)性的投入資金確保管理可以有序進(jìn)行。只有不斷地進(jìn)行檔案完善，才可以讓水文檔案管理更好地服務(wù)于各個領(lǐng)域。

（二）建立合理、科學(xué)的管理。只有建立合理、科學(xué)的檔案管理，才可以加快檔案的信息化建設(shè)。水文檔案專業(yè)性較強(qiáng)，設(shè)計(jì)的范圍廣以及技術(shù)性要求高的特點(diǎn)使得其在信息化建設(shè)的過程中更加應(yīng)該關(guān)注源頭。首先要制定信息化建設(shè)工作的計(jì)劃，好的計(jì)劃可以起到領(lǐng)頭羊的作用；其次，加強(qiáng)綜合檔案室的業(yè)務(wù)監(jiān)督力度，建立科學(xué)的檔案管理制度，清晰檔案管理流程，還可以使用水文數(shù)據(jù)網(wǎng)上歸檔的方式對檔案進(jìn)行錄入歸并，這樣就實(shí)現(xiàn)收集管理各類檔案的工作；最后，加大電子文件歸檔管理。這種管理方式對于軟件和硬件的要求較高，還依賴于良好的管理制度，還要確保系統(tǒng)的電子文件的真實(shí)性、可靠性、完整性和安全性，確保紙質(zhì)檔案要和電子檔案一起完成。

（三）加強(qiáng)培養(yǎng)管理人員的綜合素質(zhì)。水文檔案管理離不開管理人員的支持。水文檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性十分強(qiáng)的工作，這就要求管理員不斷強(qiáng)化自己的檔案知識，增強(qiáng)自己對于檔案知識的意識，分配好檔案管理人員的配備問題，讓每一個工作者在管理中提升自己的業(yè)務(wù)水平并且認(rèn)識到自己的責(zé)任和使命。還要健全規(guī)章制度，管理員不僅僅要學(xué)習(xí)貫徹<<中華人民共和國檔案法>><<水利檔案工作規(guī)定>>等法規(guī)，還要聯(lián)系水文檔案管理工作的實(shí)際情況，制定出適用于單位的<<檔案分類方案>><<安全保密制度>>等管理規(guī)定，這樣才可以確保職責(zé)明確、制度健全、分級管理的策略，更好地開展檔案工作。還要加強(qiáng)業(yè)務(wù)建設(shè)，做好完善工作，即：根據(jù)水文檔案的專業(yè)性，對其進(jìn)行科學(xué)合理的分類，制定出示意圖和大綱，確保分類的實(shí)用型、穩(wěn)定性；還要根據(jù)檔案歸檔的范圍劃分檔案保管期限，制定對應(yīng)的編號，對于不同地域、不同時間的檔案可以按照地區(qū)、年份、流域水系進(jìn)行排列，這樣有助于維護(hù)水文記錄之間的連續(xù)性，還可以規(guī)范的整理各類檔案。最后還可以將水文檔案分紙質(zhì)和磁介質(zhì)的形式進(jìn)行保存，紙質(zhì)資料可以確保檔案在輸出時完整、清晰并且裝訂成冊，按卷冊就可進(jìn)行劃分統(tǒng)一，磁介質(zhì)水文資料通用性強(qiáng)，可靠性高，可以在周期內(nèi)予以更新。

［1］葉曉春.新形勢下提高水文檔案服務(wù)意識的幾點(diǎn)思考［J］.廣東水利水電，2006（03）:165-166.

［2］張素紅.淺談加強(qiáng)水文檔案的信息化建設(shè)［J］.科技情報開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2008（4）.