學校檔案管理規范化的路徑探析

高長江

【摘要】檔案管理是學校管理體系中的重要內容之一，其管理的好壞直接影響著學校管理的水平。尤其是在信息時代下的學校檔案管理，必然要順應時代發展潮流，在實際管理中要充分體現出學校檔案管理的規范化和科爭性。為此，論文結合學校檔案管理規范化的優勢，分析了學校檔案管理中存在的諸如檔案管理的重視度不夠、檔案管理制度不健全、信息化管理工作不到位以及檔案管理人員素質不高這幾個問題。最后，論文認為學校檔案管理的規范化要從四個方面做起：一是學校領導要高度重視檔案管理工作;二是健全和完善檔案管理制度;三是全面落實檔案的信息化管理;四是從培訓做起，提高檔案管理人員的綜合素質。

【關鍵詞】學校 檔案管理 規范化 路徑

學校檔案管理作為學校管理的一部分，不僅僅是收集、整理及保管學校發展中產生的資料，也是收集、整理和保管學校學生的信息。檔案管理可作為學校開展工作的數據支持，也確保學校開展各項工作時具有可操作性。然而，學校檔案管理工作并不容易，當學校建校以來，就會產生各種各樣的資料，都要對其記錄和歸檔，并要完整地保存下來以便于日后的查詢。由于學校檔案管理工作的繁瑣，但因其對學校管理尤為重要，檔案管理的規范化是必要。因此，論文對學校檔案管理規范化的路徑進行研究有很大的現實意義。

一、學校檔案管理規范化的優勢

（一）學校的發展規律一目了然

學校檔案管理對學校的發展有著重要的指導意義，檔案數據可以反映出學校長期以來的發展情況，有助于幫助學校分析實際發展情況，并結合自身的優勢，找出發展規律以便于更好地發展。當然，學校領導一旦重視了檔案管理，充分利用檔案來增強對學校的了解，必然會幫助學校朝向更好的方向邁進。

（二）學校的教學水平逐步提高

學校檔案管理內容很多，其中就包括了對學校教師的管理。學校檔案記錄了學校教師的在校表現，對教師的評價有著參考意義。每個教師的教學成果都在檔案中記錄并保存，在分析教師的教學成果時，可以找出教師的教學優勢，并將其作為表彰對象以帶動學校其他教師的教學水平。學校檔案管理就為學校管理營造了良好的形象，也逐步提高了學校的教學水平。

（三）契合時代發展需求，提高了檔案管理的科學性

在學校的不斷發展中，學校的檔案管理內容也在逐步增多。尤其是信息化時代的檔案管理，逐步替代了人工管理模式，通過運用先進的計算機技術就能完成對眾多資料的存檔。然而，學校檔案管理在契合時代發展需求時，也在創新管理中突出了檔案管理的科學性。比如說運用互聯網和計算機這些先進技術，實現了學校檔案的有效管理，檔案存儲空間減少，也減少了檔案設備維護的成本。

二、學校檔案管理的現狀

檔案管理作為學校管理的一個重要部分，為學校的發展提供數據支持。在學校的長期發展中，檔案管理作用日漸凸顯，也著實為學校的發展帶來了諸多力量。然而，當前學校檔案管理工作中依然存在著各種問題，如檔案管理工作的重視度不夠、檔案管理制度不健全、信息化管理工作不到位以及檔案管理人員素質不高，都不利于學校檔案的規范化科學性管理，也對學校管理及發展帶來了局限性。關于學校檔案管理中存在的問題，具體如下所示：

（一）檔案管理的重視度不夠

對大多數來說，學校檔案管理工作主要是由文員崗位的工作人員負責的，畢竟多數學校重視教學團隊的建設和學生的管理，最容易忽視學校的檔案管理工作。當然，對有些學校來說，也是教師兼職管理檔案工作，或者是教師家屬負責檔案管理工作。這就說明，絕大多數學校的檔案管理并非是專業人員，也缺乏科學的管理模式，學校對檔案管理的重視度一旦不足，必然會影響到檔案管理的質量。

（二）檔案管理制度不健全

由于學校領導缺乏對檔案管理工作的重視度，也就不會為檔案管理工作建立專門的管理機制，這就使得學校檔案管理過程中并沒有可遵循的章程，也有著主次不分的管理現狀。值得注意的是，一旦對學校檔案管理工作缺乏認可，就必然會把檔案管理工作當做是可有可無的內容。這就說明，健全的檔案管理制度是有效開展檔案管理的必要。

（三）信息化管理工作不到位

新技術的涌現為社會發展帶來了新的力量，計算機網絡技術也在各行各業中被廣泛應用，帶給人們生產生活極大的便利。但學校檔案管理過程中，依然缺乏對新技術的關注，部分學校的檔案管理始終是沿襲傳統檔案管理模式，工作內容繁瑣，耗費著大量的人力財力和物力。學校的不斷發展中也增加了各方面的學校信息，其檔案管理工作日漸繁瑣，出現了雜亂無章的情況。尤其是資金不足和硬件設施落后的情況下，就很難利用計算機設備完成檔案的管理工作，這也極其不利于學校的其他方面管理工作的順利開展。

（四）檔案管理人員素質不高

學校檔案管理需要專業人員參與其中，并依據正規程序使得檔案管理工作有序進行。一旦檔案管理人員缺乏專業知識、專業素養，必然會影響到檔案的管理工作。有些檔案管理工作人員缺乏對先進的計算機技術的熟練掌握，在實際工作中始終是采用傳統工作模式，這就拉低了檔案管理工作的進度。

三、學校檔案管理規范化的具體路徑

學校檔案管理規范化應重視整個管理體系，及時收集和整理學校檔案資料，運用先進的科學技術保護檔案的完整性。當然，檔案管理應消除舊觀念，及時運用先進的檢索工具提高檔案管理的有效性。學校檔案管理應結合學生的檔案需求、教師的檔案需求及管理者的檔案需求，對檔案進行精細化管理。簡而言之，學校檔案管理規范化的過程中，可從四個方面做起：一是學校領導要高度重視檔案管理工作;二是健全和完善檔案管理制度;三是全面落實檔案的信息化管理;四是從培訓做起，提高檔案管理人員的綜合素質。

（一）學校領導要高度重視檔案管理工作

學校領導要高度重視檔案管理工作，充分認識到檔案管理的價值，并在實際管理中逐步增強檔案管理者的管理意識。學校高層領導就要從自身做起，高度關注學校檔案管理工作，加深學校教師及檔案管理者的思想認識。學校領導要把檔案管理工作作為一項重點任務，這就可以引領著學校全體人員重視檔案的管理。當然，學校領導應對檔案管理工作進行思想交流和工作溝通，要求管理人員提高職業修養水平，提高管理人員的管理能力，要求管理人員學會運用現代化技術對檔案進行現代化管理。

（二）健全和完善檔案管理制度

學校檔案管理工作需要有一個健全的管理制度，才能促進學校檔案管理工作的科學進行和規范化進行。學校檔案管理的規范化，需要專業的管理人員全權負責，也需要現代化科技的支持，更需要學校建立的科學管理制度，才能做到真正的有章可循。一旦了相對完善的檔案管理制度，也就對管理人員有了約束，這就可引導著管理人員依照檔案管理制度落實檔案的管理工作，也減少了學校檔案管理工作中出現的問題。

（三）全面落實檔案的信息化管理

學校檔案管理規范化需要全面落實檔案的信息化管理，在管理檔案過程中，應結合學校發展要求構建科學合理的檔案管理戰略方向。學校在為社會人才提供教育的同時，也應完整保存好學生的各種信息，以便于學生以后會使用到這些檔案。當然，任務繁重的檔案管理應體現出信息化管理模式，管理人員在嚴格的制度建設下落實學校檔案管理的各項資料，也要方便學生、教師及檔案使用者方便獲取信息。

（四）從培訓做起，提高檔案管理人員的綜合素質

學校檔案管理規范化，需要學校領導大力培養檔案管理人員的業務知識，以提高檔案管理人員的業務能力，這才有可能提高學校檔案管理的效率和水平。學校要定期培訓檔案管理人員的業務知識，為檔案管理人員提供工作學習的機會，并在實際的工作中引領著檔案管理人員與時俱進，在工作中以創新的精神投入最高的熱情。值得注意的是，學校檔案管理人員要掌握檔案的科學管理方法，打破傳統管理模式的局限性，熟練使用計算機操作方式投入到學校檔案管理工作中。

四、結語

綜上所述，學校檔案管理工作是非常重要的，需要學校領導和檔案管理者的高度重視。學校領導應加深對檔案管理工作重要性的認知，建立檔案管理工作制度，營造良好的檔案管理環境。檔案管理者應以身作則，不斷提高自身的專業知識和專業技能，以便于在學校檔案工作崗位中更規范地完成工作內容。