Excel對生產數據的分析應用

文/高盈盈，溫州龍灣國際機場漢莎航空食品有限公司

Excel作為當前處理數據最為強大的軟件之一，因其計算、分析、傳遞和共享功能，在日常工作中可以幫助我們將龐大復雜的數據轉換為有效簡潔的信息。在邁入大數據時代后，數據信息化已經是大勢所趨。在這一現實條件的要求下，如何高效的進行數據處理，是我們現下應該學習的。

1 Excel對生產數據的整理應用

1.1 提高對函數的掌握和了解

在Excel函數中，根據來源的不同可分為以下四類，分別是內置函數，即啟動Excel就可使用的函數；擴展函數，通過宏模塊使用；自定義函數，通過VBA代碼實現特定功能；宏表函數，即Ex cel4.0版函數。而根據函數的功能和應用領域，又可分為文本函數、信息函數、邏輯函數、查找和引用函數、日期和時間函數、統計函數、數學和三角函數、財務函數、工程函數、多維數據集函數、兼容性函數、Web函數等12種。如何熟練組合使用這些函數，以較短的時間完成多種復雜運算，提高工作效率與準確性，是當前我們亟需加強學習的一方面。

以大家最初接觸的自動求和函數Sum為例，最簡單的操作方法就是通過公式選項卡中的Σ符號。但是實際上，它還可以通過快捷鍵〈Alt+=＞來實現，并且還有相對應的衍生函數，Sumif和 Sumifs。Sum函數僅僅只能對某個選定區域的全部數據進行求和操作，Sumi f可以通過判斷該區域中符合單個條件的值進行求和。Sumifs則是更進一步，可以實現多個條件組合的數據求和。如圖1-1所示，S um函數可以按照銷售額求和，Sumif函數可以按照費用名稱求和，Sumifs函數可以按照航班號和費用名稱分類求和。

圖1-1按照sum、sumif、sumifs函數統計出的銷售額

僅一個函數，就可以衍生出多種用法，以達到不同的目的。此外，還可通過函數組合，以更為便捷的整理數據。以常用定位函數Match和引用函數 Index為例，它們的組合可以更為強大，使得數據完成度更高。一般來說，Match函數是通過在單元格區域內搜索指定項后返回該項在單元格區域內的相對位置，以達到快速定位的效果。而Index函數則可以在指定區域內，根據制定的行和列返回一個對應值。這兩個函數的有機結合，可以在完成Vlookup函數的查找功能的基礎上，實現逆向查詢。如圖1-2所示，通過Index函數和Match函數的結合，實現動態查詢。

圖1-2 Index函數與Match函數結合實現工資項目動態查詢

1.2 加強對功能區命令的使用和掌握

在多數情況下，由于數據錄入到單元格中的數據是沒有格式的。但是這樣也導致數據缺乏標識，無法直觀判斷這個數據是電話號碼還是日期。因此，通過Excel選項卡的數字命令組，來改變相應的數字格式。改變數字格式，則可以根據數據本身的意義及其所想表達出的意思這一需求，來調整顯示其外觀，達到完成匹配的展示效果。

此外，選項卡中格式選項還可以通過自定義的方式，根據自己的需求，設置數字格式。通過這一方法，可以創建出多種數字格式，使得單元格總的數據更富有表現力和可讀性，以滿足我們的各種需求。

圖1-3 通過分列實現客戶和購買內容的分類

一般來說，在原始生產數據中還會出現更為復雜的情況，如圖1-3所示，為了分類后易于整理，還需要用到“分列”功能。選中需要分列的數據列，可以按照固定字段長度或者分隔符號兩種方式，根據文本的特質填入分隔符號中，這里就是通過“(”這一符號進行分離，將公司名稱和購買內容分離開來。

通過這一功能，可以把復雜的文字內容按照所想的格式分列，從而匯總數據以便于進一步分析。圖1-3中就體現了各個公司的購買金額，再通過進一步排序后，就可以匯總每家公司的購買總金額。

2 Excel對生產數據的分析應用

2.1 組合使用篩選和分類匯總功能

在管理數據表時，根據某一條件篩選出匹配的數據是常見的需求。通過篩選按鈕，可以使數據列表進入篩選狀態。每個標題字段中，都會出現下拉箭頭，通過勾選的方式，就可以根據需求完成篩選。

隨著Excel版本的升級，篩選功能也越發強大。不僅可以同時篩選多列數據，還考慮用戶喜歡通過單元格顏色或字體顏色來標識數據，因此增加了根據單元格的特質來篩選。以便用戶根據需求對數據進行分析。

在篩選之后，只能查看分類出的數據而無法對數據進行進一步整理分析。為了便于整理分析數據，可以通過分類匯總功能，對數據列表中的甚至進行分析，比如獲得求和值、計數值、平均值等等。在單項分類匯總的基礎上，還可以通過取消“替換當前分類匯總”選項，達成多重分類匯總的目的。

2.2 加強對數據透視表的掌握和了解

數據透視表作為一種交互式報表，因為綜合了排序、篩選、分類匯總等一系列功能，可以快速分類匯總并比較數據。尤其它的操作簡便，通過鼠標移動字段的位置，就可以變化出各種類型的報表。因此，也是最常用、最便捷數據分析工具，將大量數據背后的關系聯系起來，簡化問題，將繁復的數據轉化為有價值的信息，以供我們做出研究和決策。圖1-1中，是通過sumif函數和sumifs函數實現的效果，也可以通過數據透視表一步實現，甚至更為靈活。如圖1-4可以體現出。

圖1-4 通過數據透視表統計出的銷售額

這里因為截取的數據有限，所以其便利性不甚明顯，如果是一個月甚至是一年的數據中，這一便利性體現的尤為明顯。

3 提高Excel在工作中的應用

3.1 推廣新版軟件在工作中的應用

隨著會計信息化改革的深入和大數據時代的全面推進，Excel在提高工作效率方面的優勢更加明顯。但是由于企業OA系統的限制，目前我司大部分人員還在使用2003版本的Office軟件，既無法享受到Excel版本更新帶來的便利，又限制了軟件的進一步推廣。

Excel2003到2007之間，在產品界面上產生了巨大的變革。由傳統菜單欄和工具欄，轉換為承載更加豐富內容的功能區和選項卡。至于最新的2016，這十三年的跨越，更是與時俱進，增加了云計算能力和 PowerBI功能，通過 PowerQuery和 PowerMap 功能，可以使用更為多樣性的數據源，以及數據逆透視表在重新組合排列數據上所帶來的便利性。

版本的迭代意味著更為便利的操作體驗，因此也應加強推廣新版本Office軟件的大面積使用。

3.2 加強財務人員對Excel能力的培養

由于原始數據的不規范性和無序性，在數據歸類整理階段，就需要財務人員根據數據的性質，通過篩選、數據透視表和函數等工具，結合常規數據處理，將數據處理的便于分析。在數據輸出分析階段，根據實際需求選擇圖表，增強數據的可讀性，以便為公司決策作出參考。

這就要求財務人員可以熟練辨別數據類型，進而對數據分門別類進行整理歸類，以合適的方式對其歸類分析。

3.3 提升Excel與ERP系統的有機結合

隨著互聯網系統的發展，ERP系統和 Excel的協同更加緊密，信息的共享也日益增強。這也迫使財務人員提升自身能力，加強對軟件協同工作的認知，進而提高工作效率。以金蝶 EAS為例，內置的報表模板取數，均是以Excel為基礎，內嵌函數獲取直接數據。但是由于報表設置時和實際運用的出入，仍需我們根據實際情況進行調整。這就要求財務人員同時掌握Excel函數的運用和金蝶EAS的實操。

4 結語

Excel因其具有的數據處理功能，不僅可以幫助我們擺脫繁復的日常數據統計工作，還因其強大的數據分析功能，可以根據需求，生成直觀的圖表。以反映企業的生產過程狀態，從而為控制生產成、尋出關鍵問題提供依據。