協同管理軟件在高校學生組織中的應用分析

陳晟 卜鵬程 尹偉新

摘要：隨著高校學生組織的不斷發展，目前即時通訊軟件已不能滿足部分高校學生組織內部即時溝通與交流、任務分配、材料歸檔等方面的需求，而協同管理軟件恰好解決了這些。本文基于對S大學對協同管理軟件的使用研究，希望能為各高校學生組織的試點與運用起到參考借鑒作用。

關鍵詞：協同管理;學生組織;透明化辦公

中圖分類號：G647;TP311.52 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9416（2019）12-0082-02

0 引言

協同管理軟件將協作管理中的項目管理與軟件應用相結合，使得協同管理由獨立模塊轉變為互動式管理。協同管理軟件成形在20世紀八十年代到九十年代初，發展較為緩慢，以往組織系統進行業務的協作、資源的整合與信息的共享主要通過使用人力資本與財務手段，復雜性較高，效率、可預測性與可控性卻很差，研究的重心也大多基于資本的合理利用與科學的管理方法的探討上。隨著企業組織規模的不斷擴大、工作節奏的不斷加快和社會信息化進程的不斷加深，協同管理軟件應運而生，使得組織運轉更加合理、高效、便捷。同時，隨著高校學生組織的不斷發展，目前即時通訊軟件已不能滿足部分高校學生組織如消息傳達與反饋、即時溝通與交流、任務分配、材料歸檔等方面的需求，而協同管理軟件恰好解決了這些。從社會大環境和學生組織的自身發展需求來說，協同管理軟件具有廣闊的應用前景。

S大學為雙一流學科建設高校，經過長期的建設與改革，校內學生組織有了長足的發展，新時期S大學為打破學生組織內部的交流溝通壁壘，提高工作效率，將協同管理軟件引入日常工作之中。本文以S大學學生組織的協同管理軟件的應用經驗為出發點，通過實時、實地考察，對協同管理軟件的應用情況進行跟進了解，關注其在使用過程中反映出的問題和取得的成果。

1 高校學生組織應用協同管理平臺的可行性分析

（1）技術可行性：平臺功能齊全，能滿足各項需求。現階段已有的專業協同管理軟件功能齊全且操作簡潔，完全可以適應學生組織的工作強度，滿足組織的各項需求。高校學生組織無需自行整合技術力量，開發獨立的協同管理平臺，只需在使用前根據自身的需求選擇最合適的管理平臺。

（2）經濟可行性：協同管理軟件的使用成本較低，目前市場上的主流協同管理軟件，為了開拓市場，擴大市場占有率，培養用戶的使用習慣，其基礎功能的使用都是不進行收費的，即個人或企業在軟件上進行注冊，并使用基本的通訊、辦公等功能都是免費的。目前大多數協同管理軟件所提供的基礎功能完全可以滿足學生組織的管理、辦公需求。

（3）社會可行性：學生組織工作內生的需求，學生組織出于內部溝通、資料整合的需求，在工作中不可避免地要使用相關的通訊、辦公軟件，由于目前主流的通訊工具并不具備辦公功能，而部分辦公工具也不具備多人協同功能，組織成員往往需要在不同的平臺上進行。通訊功能大大影響了辦公功能，從而降低了學生組織的辦公效率。所以，協同管理軟件將通訊功能納入了辦公軟件中，與此同時，協同管理軟件還具有保存資料的功能，一舉兩得，滿足了學生組織辦公化趨勢的需求。

2 在S大學學生組織試點應用的情況

2.1 取得的成果

2.1.1 通知效率、質量大幅提高

使用協同管理平臺提供的功能，將通知免費地以短信或電話的方式，批量發送給被通知者。通過建立單獨專用信道以避免重要通知被忽視或被其他信息掩埋，并通過已讀反饋，確認通知是否傳達到人。此外，被通知者可通過通知評論等功能進行反饋，以保證溝通質量。

2.1.2 部門內、部門間、校區間溝通透明化

在試點期間，高層管理者或其他中層管理者使用平臺中提供的任務管理部件，公開進行任務規劃和任務派發，基本實現了部門內、部門間和校區間的透明化溝通，每一個中層或高層管理者都可以查看任何一個部門的任務安排，每一個干事都可以查看到本部門的任務安排，從而使成員更深層次地了解組織，促進部門內、部門間協同發展。

2.1.3 整合多種工具，減少跨平臺導致的效率損耗

在試點之前，學生組織內部通訊、材料準備、文件歸檔等不同性質的工作是在不同的平臺工具上實現的，跨平臺的文件手法、轉存必然會花費更多的時間與精力，例如，當文件需要在通訊、郵箱、網盤工具上轉移時，需要進行多次下載及上傳，耗時耗力。而在試點中，由于協同管理軟件整合了多種功能，文件的轉移只需在軟件內部進行，用戶只需要上傳一次文件，即可通過云存儲功能，一鍵達成在不同工具內的轉存，大大減少了跨平臺導致的效率損耗。

2.2 試點應用至今所發現的問題

2.2.1 不易使組織成員養成協同管理軟件的使用習慣

在初期進行推廣時，有小部分干事和部長對項目組成員選擇的協同管理平臺興趣較低，表示不愿改變當前的交流渠道，額外下載軟件;同時也有一部分干事和部長在試用過程中經常忘記使用，周有效使用時間不足。

2.2.2 缺乏信息上傳的習慣

部分部長和干事已經意識到，即時通訊工不具備信息沉淀、知識沉淀的能力，經常會出現重復的問答，嚴重影響工作效率;但多數的部長和干事由于是中途開始嘗試使用協同管理平臺，還沒有養成使用相應工作上傳信息的習慣，導致重復問答、溝通不暢的情況仍頻繁出現。

2.2.3 軟件部分功能冗余

S大學選用的某協同管理平臺主要面向中小企業，其中的部分功能學生組織并不需要，例如內置的CRM模塊（客戶關系管理模塊）、高清視頻會議模塊等。部分功能冗余會在一定程度上提高學習成本，降低屏幕使用效率。

3 總結與展望

綜上，協同管理軟件的優勢在使用中漸漸凸顯，在消息傳達與反饋、即時溝通與交流、任務分配、績效考評、材料歸檔等方面都契合了當代高校學生組織管理需求。協同管理軟件的引入使得組織運作效率有了明顯的提高，以往在溝通方面產生的費用可以轉移到組織的發展、活動的開展中去，部門內、部門間、校區間不再“各自為政”，日常工作透明化。

當前協同管理軟件的覆蓋面還很小，大部分高校學生組織仍未考慮以配套的軟件功能代替人力進行管理，本文基于對S大學對協同管理軟件的使用研究，希望能為各高校學生組織的試點與運用起到參考借鑒作用。

參考文獻

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Application Analysis of? Collaborative Management Software in University Student Organizations

——Taking S University as an Example

CHEN Sheng，BU Peng-cheng，YIN Wei-xin

（Suzhou University， Suzhou? Jiangsu? 215000）

Abstract：With the continuous development of university student organizations， the instant messaging software can no longer meet the needs of internal communication and exchange， task allocation， and material archiving of some university student organizations. Collaborative management software just solves these problems. This article is based on the research on the use of collaborative management software by S University. It is hoped that it can serve as a reference for the pilot and application of various college student organizations.

Key words：collaborative management; student organization; transparent office