新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理工作的新思路探究

曹雯

摘要：在社會(huì)發(fā)展的新背景下，醫(yī)院檔案管理形勢(shì)發(fā)生了一些變化，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿(mǎn)足現(xiàn)代醫(yī)療服務(wù)的需求，因此檔案管理工作需要新的突破，以適應(yīng)醫(yī)院管理的發(fā)展。醫(yī)院檔案管理是一項(xiàng)業(yè)務(wù)流程比較繁瑣的工作，在科技不斷發(fā)展的今天，醫(yī)院應(yīng)以此為契機(jī)，開(kāi)創(chuàng)新的工作思路，更新管理理念，完善管理方法，為臨床治療工作以及醫(yī)院宣傳工作提供完善的信息，保證醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量，樹(shù)立醫(yī)院的正面形象。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；醫(yī)院；檔案管理；新思路

一直以來(lái)，國(guó)內(nèi)醫(yī)院大都采用同一種檔案管理體系，在信息的完備性方面有所欠缺。自我國(guó)新醫(yī)改政策出臺(tái)以來(lái)，醫(yī)院各個(gè)方面開(kāi)始了深度變革。檔案管理工作作為支撐醫(yī)院運(yùn)轉(zhuǎn)的核心部分，其發(fā)揮的作用是不可忽視的。它包含的內(nèi)容多而雜，且每個(gè)信息都至關(guān)重要，稍有差池所造成的后果將不可預(yù)估。為了彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理工作存在的紕漏，本文以新醫(yī)改政策為立足點(diǎn)，探索出一些適合新時(shí)代的管理方法，旨在提高國(guó)內(nèi)醫(yī)院整體檔案管理水平。

1改革創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作的重要性

1.1實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息資源的共享

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，信息技術(shù)發(fā)展迅速，各行各業(yè)都在不斷通過(guò)信息化技術(shù)來(lái)強(qiáng)化自身的信息管理能力、信息獲取能力和信息共享能力。國(guó)內(nèi)許多三級(jí)甲等醫(yī)院在建設(shè)大數(shù)據(jù)信息資源共享平臺(tái)，通過(guò)信息資源共享平臺(tái)來(lái)打造現(xiàn)代化的信息資源管理模式。建設(shè)大數(shù)據(jù)信息資源共享平臺(tái)所使用到的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)以及信息模擬技術(shù)都被廣泛地應(yīng)用在醫(yī)院內(nèi)部的各項(xiàng)管理工作當(dāng)中，其中最為重要的便是醫(yī)院的檔案管理工作。

在建立起大數(shù)據(jù)信息資源共享平臺(tái)后，醫(yī)院的一些部門(mén)如果想要獲取醫(yī)務(wù)人員的專(zhuān)業(yè)資料以及技術(shù)職稱(chēng)情況、技術(shù)培訓(xùn)情況和個(gè)人學(xué)歷情況等，都可以利用信息資源共享平臺(tái)來(lái)獲取到想要的信息，還可以通過(guò)信息資源共享平臺(tái)來(lái)獲取關(guān)于醫(yī)院的資源情況、固定資產(chǎn)情況、醫(yī)院人員結(jié)構(gòu)以及藥品購(gòu)入信息情況等多種多樣的數(shù)據(jù)信息。通過(guò)建設(shè)大數(shù)據(jù)信息資源共享平臺(tái)來(lái)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息資源的共享模式，讓醫(yī)院各個(gè)部門(mén)能夠第一時(shí)間獲取資源，使得各部門(mén)之間的協(xié)作更為便捷，從而提高醫(yī)院的工作效率。

1.2給醫(yī)院管理者在決策時(shí)提供信息

醫(yī)院內(nèi)部的許多檔案資料能夠直接反映出醫(yī)院自建院以來(lái)所有的經(jīng)營(yíng)資料和管理工作的情況，而檔案管理工作一般是通過(guò)妥善的儲(chǔ)存管理方法來(lái)保管全院各類(lèi)員工的檔案資料和各種重要的文件資料，檔案管理工作在醫(yī)院的管理工作當(dāng)中是信息記錄保存最具完整性的工作。通過(guò)對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的改革創(chuàng)新實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化和規(guī)范化，進(jìn)而提高檔案管理工作的管理水平以及檔案資料的作用，醫(yī)院內(nèi)部的一些科室和部門(mén)在進(jìn)行決策的時(shí)候能夠直接通過(guò)檔案資料來(lái)幫助判斷，推動(dòng)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

2醫(yī)院檔案管理工作中存在的共性問(wèn)題

醫(yī)院檔案工作內(nèi)容相對(duì)較多，其中包括了臨床醫(yī)療檔案、運(yùn)行設(shè)備檔案、醫(yī)院人文檔案以及后勤相關(guān)物品檔案。而在這其中以臨床醫(yī)療檔案和醫(yī)院人文檔案管理居多，雖然很多醫(yī)院都知曉醫(yī)院檔案的重要性，但是在實(shí)際工作中并沒(méi)有將其放置在重要的位置上，也沒(méi)關(guān)注檔案管理對(duì)醫(yī)院發(fā)展所造成的影響。在醫(yī)院檔案管理中，存在的主要問(wèn)題為管理制度不健全、現(xiàn)代化管理水平較低以及缺乏專(zhuān)業(yè)管理人員等問(wèn)題。

2.1醫(yī)院檔案管理制度不健全

針對(duì)于醫(yī)院的制度來(lái)講，更新比較頻繁的均是與臨床相關(guān)的科室，并且有著明確的工作職責(zé)和制度，但是由于醫(yī)院對(duì)檔案管理的重視程度不夠，所以這些制度的更新速度比較慢，有的醫(yī)院的甚至是2-3年才更新一次，有的制度還是跟之前規(guī)定的制度類(lèi)似，并沒(méi)有實(shí)質(zhì)上的改變。

隨著人們生活水平的提高，人們對(duì)于服務(wù)的要求也越來(lái)越高，而此時(shí)制度的不健全，直接導(dǎo)致了其工作效率以及工作質(zhì)量下降，比如在患者獲取病例時(shí)，經(jīng)常需要在出院后的15日后方可取出，而在新形勢(shì)下需要進(jìn)行辦理慢性病或者重大疾病的患者需要及時(shí)用到病例，而檔案管理制度沒(méi)有明確的表明，導(dǎo)致病例不能及時(shí)提供給患者，影響了患者情緒以及使用效率。

2.2醫(yī)院檔案管理工作中缺少專(zhuān)業(yè)管理人員

在醫(yī)院檔案管理的相關(guān)科室中，一些工作人員大部分是本院其他部門(mén)年齡較大，退居二線(xiàn)的工作人員，而且大部分是內(nèi)部人員，對(duì)于檔案管理方面的知識(shí)了解較少，一般為一人帶一人的形式熟悉工作內(nèi)容，并沒(méi)有接受專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，其工作的責(zé)任心也不夠，工作方法更是不科學(xué)，這直接導(dǎo)致了檔案的丟失以及缺失等情況的發(fā)生。

2.3醫(yī)院檔案的現(xiàn)代化管理水平較差

在新社會(huì)形式下，信息技術(shù)的發(fā)展速度較快，且逐漸應(yīng)用于工作和生活的各個(gè)方面。就醫(yī)院檔案管理來(lái)講，并沒(méi)有利用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理，基本還是以傳統(tǒng)的管理方式為主，這直接導(dǎo)致其管理水平較差。如：由于檔案室的空間有限，而很多紙質(zhì)檔案不能完全保存起來(lái)，部分會(huì)以電子檔案的形式保存起來(lái)，但是在科室內(nèi)仍然沒(méi)有足夠的空間儲(chǔ)存檔案。多種形式的儲(chǔ)存方式不便于資料查閱，如果院內(nèi)比較著急應(yīng)用某方面的資料，就需要工作人員進(jìn)行人工查閱，不僅增加了工作難度，還增加了工作量。因此醫(yī)院檔案的現(xiàn)代化管理水平較差已經(jīng)是一個(gè)比較突出的問(wèn)題，

3醫(yī)院檔案管理工作的新思路

3.1創(chuàng)新醫(yī)院檔案人力管理模式

醫(yī)院檔案管理包括許多方面的內(nèi)容，例如整合流程、具體信息、員工職責(zé)等制度、醫(yī)院信息查詢(xún)。利用員工的集體智慧和工作熱情，保證檔案信息的完備性和詳盡性。創(chuàng)新醫(yī)院檔案人力資源管理模式是落實(shí)醫(yī)院檔案管理戰(zhàn)略的重點(diǎn)，同時(shí)也是醫(yī)院人力資源管理研究當(dāng)中的重點(diǎn)。戰(zhàn)略性的人力資源管理有別于傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案人力資源管理，新的人力資源管理模式一方面保留了傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案人力資源管理模式的優(yōu)點(diǎn)，一方面又結(jié)合了新時(shí)代的發(fā)展特點(diǎn)，整體提升了醫(yī)院的檔案人力資源管理水平。

3.2加強(qiáng)員工培訓(xùn)

管理者作為檔案資料管理的核心部分，他們職業(yè)素養(yǎng)的提升和意識(shí)的強(qiáng)化對(duì)于工作效率和質(zhì)量的提高所起的作用是至關(guān)重要的。因此，醫(yī)院要想從根本上對(duì)檔案管理制度體系進(jìn)行升級(jí)完善，首要任務(wù)是對(duì)管理者的職業(yè)素質(zhì)進(jìn)行培養(yǎng)。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于員工的培訓(xùn)必須重視，且要進(jìn)行大的投資。

3.3提升管理人員素質(zhì)

在信息化大環(huán)境，人人都會(huì)接觸到網(wǎng)絡(luò)，并且其已經(jīng)滲透到生活的方方面面，對(duì)于新的管理方式，也可從網(wǎng)絡(luò)上查詢(xún)到相關(guān)信息，因此如果檔案管理未能及時(shí)跟上社會(huì)發(fā)展的腳步，工作人員也會(huì)對(duì)管理方式提出質(zhì)疑。在改進(jìn)醫(yī)院檔案管理過(guò)程中，選拔一些具有管理知識(shí)的員工，并且對(duì)其管理意識(shí)和檔案的收集、管理、鑒定、保存、見(jiàn)多以及編研等具體管理方法給予提升。工作管理方式和質(zhì)量的改進(jìn)同時(shí)滿(mǎn)足了個(gè)人進(jìn)步的要求，同時(shí)也會(huì)使工作人員更加穩(wěn)定。

3.4培養(yǎng)綜合性管理人才

管理中的核心是人，因此在醫(yī)院檔案管理的改革中需要增加專(zhuān)業(yè)的管理人員，以滿(mǎn)足信息化管理的要求。院內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)要重視要將檔案管理人員培養(yǎng)計(jì)劃實(shí)施起來(lái)，對(duì)現(xiàn)有的員工進(jìn)行培訓(xùn)，對(duì)于相關(guān)專(zhuān)業(yè)的人員進(jìn)行繼續(xù)教育，并提供外出學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，以提升其管理水平。通過(guò)學(xué)習(xí)、培訓(xùn)等方法塑造出高質(zhì)量的復(fù)合型人才。同時(shí)培養(yǎng)員工的創(chuàng)新精神和責(zé)任精神，保證醫(yī)院檔案工作的順利進(jìn)行。

小結(jié)

醫(yī)院檔案管理是院內(nèi)一項(xiàng)重要工作，其不僅記錄了臨床治療資料，同時(shí)還記錄了醫(yī)院的發(fā)展過(guò)程，其內(nèi)包含了醫(yī)院內(nèi)許多珍貴資料，因此其管理的重要性不不言而喻。在新醫(yī)改形勢(shì)下，我院進(jìn)一步健全了檔案管理制度，并引進(jìn)了相關(guān)專(zhuān)業(yè)人才，并運(yùn)用先進(jìn)的管理方法，讓醫(yī)院檔案管理緊跟時(shí)代步伐，更好的服務(wù)于大眾。

參考文獻(xiàn)

[1]李玉華.淺談新時(shí)期醫(yī)院檔案管理[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2014，11（11）：186.

（作者單位：淄博市第五人民醫(yī)院）