企業項目管理工具在高校學生組織中的應用

孫學川 張霓

摘 要：高校學生組織作為高校管理多元性組織體系中的一元，以服務大學教育本身為目標，其勢必要隨著時代發展及管理理念的更新而與之相適應。然而由于我國高校學生組織發展時間短暫，管理經驗不足，學生組織建設和發展過程中存在著諸如管理制度不完善、活動缺乏創新性、組織凝聚力不強等問題。文章通過研究高校學生組織管理與企業中項目管理之間的關聯，探索將一些簡單的項目管理工具運用到高校學生組織日常管理中，以提升學生組織的規范性，加強活動過程的管控，有效提升學生組織的凝聚力，達到優化學生組織管理的目的。

關鍵詞：高校;學生組織;項目管理工具

隨著高校素質教育的大力推進、人力資源結構的轉變以及大學生自主意識、參與意識的增強，很多高校把培養應用型人才作為辦學目標，而各類學生組織作為“模擬社會”而存在，能夠使學生在進入社會前多經受鍛煉、多積累經驗，以更好地參與社會競爭。這成為高校推進校園文化建設的重要手段，也是學生完善自我、提升自我的重要抓手。

然而由于高校學生組織發展時間短、管理經驗不足等原因，學生組織建設和發展過程中存在著諸如管理制度不完善、社團活動缺乏創新性、組織凝聚力不強等問題。這些問題不會對學生組織的存在造成根本性的影響，但卻會真正影響其功能的實現。文章從企業項目管理的角度對學生組織管理中存在的問題進行剖析，并探索將一些簡單的項目管理工具運用到高校學生組織日常管理中，以提升學生組織的規范性、管理的科學性。

一、高校學生組織管理與企業項目管理之間的關聯

（一）目標關聯

無論是企業還是學生組織，它建立與發展的基礎是有一個共同的組織目標，絕大多數企業追求經濟利益和社會效益的最大化，幾乎所有的學生組織以實現學生的自我管理、自我服務為目標。每個企業都有具體的發展目標，不同的學生組織具有不同的成立宗旨和服務內容，如學生會以引導校園文化、服務學生生活、輔助高校教育為己任，各類學生社團、興趣小組以豐富課余生活、互助學習、學以致用為目的。企業以銷售其產品或服務來獲取利潤，有一定的消費受眾和服務對象;各類學生組織也因功能和類別的不同為不同的學生群體或個人提供服務、鍛煉個人，以期實現組織價值。

（二）組織結構關聯

高校學生組織的部門組成方式是現代企業的縮影，特別是與科技型企業、第三產業的企業組成尤為相似，如企業的人力資源部、市場部、財務部、后勤部、宣傳部、產品研發部等都與青年學生組織的組織部、外聯部、生活部、宣傳部、策劃部等相對應。這一方面是由于這些組成部門確實為組織實現其功能所需，另一方面是為了讓學生在其中更真切地感受到企業的管理模式。但由于性質和功能的不同，學生組織是非營利機構，往往側重于文體、實踐活動和服務學生學習、生活，因此高校學生組織對各部門賦予的職責有所偏重和區別。

（三）功能關聯

企業與學生組織在某種意義上說都是一個組織群體，無論是企業內部的員工還是學生組織內的學生干部，他們在能力、職務、地位等方面都存在合作與競爭的關系：一方面成員間互相協作以完成一項工作任務，另一方面在完成統一任務時個體成員又渴望表現個人特點，發揮出其特長，在組織中被委以重任。從大的視角來看，企業職員不僅期望在企業內部有所成就，獲得晉升的機會，也期望自身能力與素質在工作中得以提高，從而積累自身的從業經驗;而學生組織內的成員渴望在組織內獲得重要職務，也渴望自身在工作中不斷積累經驗、鍛煉能力，為今后走向社會打下良好的基礎。

總之，有明確的組織目標、有特定的產品和服務對象、有相似的組成部門和結構、組織內部存在競爭與合作這四點是文章提出的高校學生組織與企業的最大關聯點。需要注意的是，企業對員工的有效激勵手段包含薪酬、股權等途徑，而高校學生組織屬于非營利性組織，它不像企業將關注點集中于成本、質量、利潤，青年學生組織更關注自身的服務功能、教育功能、文化建設功能等。因此，對于企業中項目管理理念、工具的應用需要有所鑒別。

二、企業項目管理工具應用于高校學生組織的意義

學生組織是在高校管理部門的許可下、在高校教師的指導下成立，它具有很多鮮明的特征，如：組成人員的廣泛性，活動的靈活性，群體目標的統一性等等。但是同樣由于其管理具有較大的自主性，大多數學生組織還存在體制結構松散、管理制度不完善、活動低水平重復等問題。一直以來，高校對學生組織的管理缺乏系統性、科學性，與不斷發展進步的育人理念不適應，也降低了學生組織服務的有效性。探索用企業管理理念和工具優化高校學生組織的管理應運而生，企業項目管理工具從管理理念和方法上有其可取之處，這對高校學生組織的管理工作也是一次嘗試和創新。

三、具體應用

文章從學生組織在接到一項具體任務或組織活動時的流程為切入點，詳細介紹一些簡單的企業項目管理工具在其中的具體應用。

（一）計劃管理——甘特圖

任何一項活動的開展或者任務的執行首先離不開制定一份好的計劃。現實情況往往是沒有計劃或者計劃安排得不合理。甘特圖常常用于項目管理或者某項工作進展，是一種理想的進程控制工具。甘特圖又稱條狀圖，是由科學管理大師亨利·甘特（Henry Gantt）在1917年開發的。甘特圖內在思想簡單，即以圖示的方式通過活動列表和時間刻度形象地表示出任何特定項目的活動順序與持續時間。圖的橫軸表示時間，縱軸表示活動（項目），線條表示在整個期間上計劃和實際的活動完成情況。它直觀地表明任務計劃在什么時候進行，及實際進展與計劃要求的對比。管理者由此可便利地弄清一項任務（項目）還剩下哪些工作要做，并可評估工作進度。甘特圖的制作可以由專業繪制軟件（如Gantt Project）完成，也可以使用Excel完成，簡潔方便。

（二）分清主次——柏拉圖

學生組織在日常工作中會經常遇到多個項目并行或一個任務中有多種情形出現的情況，大多數情況下會出現“眉毛胡子一把抓”的情況，分不出輕重緩急。根據帕累托“二八原則”，在紛繁復雜的特殊情況中，要找到“關鍵的少數”，然后集中精力去解決。其實質是系統地加以層別分類，計算出各分類項目所占的比例，按照大小順序排列，確認哪些是重點的項目，先對重點項目進行分析解決。

（三）檢查效果——雷達圖

雷達圖原本在企業管理中主要應用于企業經營狀況——收益性、生產性、流動性、安全性和成長性的評價，上述指標分布組合在一起像雷達的形狀，因此而得名。運用在高校學生組織管理中，當需要對工作成效進行檢查（包括自我檢查和他人檢查）時，亦可以使用雷達圖。具體的實施步驟為：在極坐標紙上，根據要檢查的若干項目數，從坐標原點引出若干條射線，同時確定三條圓弧線分別表示被檢查項目的理想水平、平均水平和不理想水平。以三條圓弧中相鄰的兩條中線為界，把圓內分成三個區域。從圓心引出的射線上標明指標名稱，把實際情況（檢查結果）根據比例在圖中坐標上點出相應的點，連接各點形成一個閉環的折線。

（四）科學有效——PDCA循環（戴明環）

PDCA循環又叫戴明環，是管理學中的一個通用模型，最早由休哈特（Walter A.Shewhart）于1930年構想，后來被美國質量管理專家戴明（Edwards Deming）博士在1950年再度挖掘出來，并加以廣泛宣傳和運用于持續改善產品質量的過程中。它是全面質量管理所應遵循的科學程序。而在高校學生組織日常工作活動中，PDCA循環同樣適用，它要求把各項工作按照作出計劃、計劃實施、檢查實施效果，最后將成功的納入標準，不成功的留待下一循環去解決。這一工作方法，這是企業質量管理的基本方法，也是高校學生組織管理各項工作的一般規律。這個過程就是按照PDCA循環，不停頓地周而復始地運轉的。

PDCA是英語單詞Plan（計劃）、Do（執行）、Check（檢查）和Action（調整）的第一個字母，PDCA循環就是按照這樣的順序進行工作管理，并且循環不止地進行下去的科學程序。

學生組織在執行任務或者策劃活動時，可利用甘特圖進行事先的計劃制定及管理，在執行階段可以使用柏拉圖分清各項環節的主次，在檢查效果階段，雷達圖可以幫助學生有效地發現活動中項目或自身的改善點，更好地改進提升，最終實現PDCA閉環系統。

文章介紹了一些簡單的企業項目管理工具在高校學生組織管理中的應用，對高校學生組織的管理工作可作為一次嘗試和創新。需要強調的是，學生組織管理的效果還受到組織成員的能力、個性特征、心理等多種因素影響，因此，進一步的研究應說明這些簡單的項目管理工具在實際操作中的效果以及如何具體應用。

參考文獻

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