HT 職院財務信息化建設問題研究

(湖南鐵道職業技術學院 湖南 株洲 412001)

一、HT職院財務信息化建設存在的問題

HT職院在智慧校園建設的推動下，財務信息化方面也取得了一定的成就，信息化辦公理念逐漸深入到整個財務處及相關部門的理念中，工作效率得到了相應提高。但是隨著工作的不斷深入，財務信息化建設何種問題陸續凸顯出來，通過分析和總結，HT職院財務信息化建設存在的問題主要體現在以下幾個方面：一是缺乏財務信息化建設頂層設計；二是數據互聯互通性差；三是財務信息化人才培養滯后；四是內部控制制度薄弱。現分別闡述如下：

(一)頂層設計缺位。頂層設計是指站在一個俯瞰的高度，對關系著全局發展走向，相關聯的重要性、關鍵性問題作出總體規劃，提出解決的總體思路和框架，以此作為后期管理制度，系統規劃實施的重要依據。而通常這一步驟在具體項目策劃前很容易被忽略不被重視。HT職院在智慧校園建設初期，沒有對整個項目進行統一規劃和頂層設計，各部門信息系統的開發實施，都是以本部門自身業務需求為中心進行設計，沒有統一的數據編碼規則，信息不能實現互通互融，從而無法進行跨系統的信息讀取。這個問題極大地制約了HT職院智慧校園建設的進一步發展。

(二)互聯互通性差。HT職院目前已經基本逐步實現財務部門內部財務信息系統之間的融合互通，但是和財務數據相關聯的部門如：科研處、人事處、資產處、教務處、學工處等，各部門的管理系統相互獨立，跨部門的管理信息系統“信息孤島”仍然突出，相關管理信息系統功能分散，來源多樣，建設水平、數據質量，標準參差不齊，在今后數據整合、管理整合、服務整合的應用集成過程中將會遇到一定的障礙；應用系統的使用對象基本局限在管理部門，廣大師生對信息化的愿景與已提供信息化服務之間的差距較大，信息化的價值沒有充分體現。會計信息化建設正處在一個不斷演進的過程中，已度過初期的探索階段，正由上一階段的“理性不足、缺少統籌規劃、績效不明顯、孤島現象明顯”等狀況逐漸向“高效、協同、統一、集成”的財務信息化方向邁進。規劃與建設具有戰略支撐目標的一體化業務應用和決策性業務應用平臺，以打破部門之間的壁壘，提升內部教學和科研運行能力。

(三)人才培養滯后。隨著HT職院智慧校園建設的推進及互聯網，云計算等技術的發展，使得會計信息化逐步轉變了傳統會計職能。財務信息化的全面實施，財務人員有更多的時間和精力參與管理與決策，這就要求財務人員由傳統核算型向管理，決策人才方向轉變。由此財務信息化建設要求財務專業人員不僅要掌握信息技術，財會專業技能還要加強管理會計素養。要有跳出財務管財務的局限領域從更廣闊的視角是看待，不斷更新視角來研究問題，分析問題，從而成為適應智慧校園的綜合型人才。

(四)內控機制薄弱。HT職院現行內部控制機制有幾個缺點：一是財務人員過分依賴財務管理系統，平時處理工作的時候只是按部就班的操作系統，設定相應的財務程序，很少關注系統是否在運行過程中出現異常，錯誤等。二是在財務人員層面，平時在財務系統中處理數據時，存在人為差錯的因素，而這個漏洞恰好是系統不能監測的地方，這就容易發生連鎖反應，錄入的數據錯誤，系統把錯誤的數據當成正確的財務數據進行分析、計算，最后生成一個系統認為正確的財務報表，這種確實存在的財務風險，不易被監察人員發現。三就是財務人員道德的缺點。據了解，HT職院的財務信息系統目前只有一位工作人員進行維護，這就存在風險，如果這個員工離職或者工作崗位發生變動，那這個系統的維護和安全管理很難及時找人來接管，因為只有這一個對系統了解、熟悉。還有不好的一方面，萬一這個員工故意對系統進行破壞，也沒有相應的措施進行防御，那么造成的影響是不可估計。

二、智慧校園背景下 HT職院財務信息化建設體系

(一)標準規范建設。對于目前HT大學的具體問題，我們應該制定專門的信息標準部門，根據其他的高校標準，結合自身的要求和特點，考慮學校每個部門的需求，制定真正適合自己的一整套信息化數據標準，進而消除目前存在的信息傳送不及時的情況。同時為了加快信息化建設，我們必須充分了解自己所處的環境以及現有的信息化設施，要充分利用周邊已有的資源進行信息化建設，節約資源。因此，對于HT大學，一方面要建立自己特有的數據共享中心，并且將網絡應用和數據庫關聯在這個數據共享中心。另一方面，我們要及時采集、分析和儲存各種數據信息，然后通過我們的共享平臺將這些數據進行分享。信息集中和共享平臺就是在執行上面描述的這個功能，它的建立是在已經建立的數據共享中心之上繼續開發建設的，它不僅能存儲數據，更有效的管理數據，還能提供信息共享接口，這個接口可以實現信息系統之間信息互相傳遞，確保傳遞的信息真實有效。

(二)構建網上預約報銷系統。網上報賬系統主要是作為預約報銷所用，解決HT職院目前普遍存在的報銷單填錯被打回，領導開會、出差無法審批，不知道找哪些領導審批，花長時間排隊報銷等一系列報銷難，效率不高的窘境。在網上預約報銷系統上報賬人員登錄后可自助填報報銷內容，財務人員在網上進行審核，并且可以通過移動客戶端登錄進行審批。審核通過后再到財務處會計核算科辦理報銷業務，無需排隊、直接辦理、方便快捷，極大減少財務工作人員及報賬人員的報賬時間。報銷人(含授權報銷人)只能看到以自己用戶名登錄、填寫的報銷業務，不能看到以前或其他用戶登錄預約報銷的內容。選擇經費卡項目，填報日常報銷、差旅報銷及借款等單據信息支持多項目報賬。各項審核通過后報銷內容自動生成憑證分錄數據，減少財務處工作量并提高信息數據的準確率。按時間段自由預約，避免報銷人排隊；不見面報銷，減少矛盾。同步預約數據庫和賬務數據庫的經費項目、暫付款、項目余額及憑證分錄等數據。與“無現金報賬”、“短信平臺”等系統配合使用形成完整的服務鏈，更進一步優化辦事流程，極大提升教職工的財務服務體驗。

(三)人才隊伍建設。在智慧校園建設背景下的HL職院財務信息化建設需要具備三支不同類型的隊伍。一是具有一定信息技術基礎的人員組成管理隊伍，并逐步走向穩定化和專業化；二是熟悉財務業務同時又精通信息技術的高素質建設與運行維護隊伍，具有較強的技術實力、項目實施能力和運行維護支持能力；三是是業務系統的直接操作者，財務信息系統應用如何，應用水平高低，很大程度上取決于他們。因此，不斷加強信息化應用隊伍建設，努力提高信息化應用隊伍的整體素質，包括思想素質和業務素質，是高校財務信息化建設的一項重要內容。

(四)內控制度建設。HT職院在智慧校園建設背景下財務信息化建設要規避應用系統衍生的不利因素，應當在建立完善內控體系上下功夫。可以嘗試從以下幾個方面進行努力：一是領導要高度重視，積極加強內部控制，全力營造好內控環境。二是健全完善防范機制，全面認清財務風險。立足實情，預測對內外可能出現的財務風險，采取相關措施進行評估。加強監督檢查，從工作機制上進行完善。三是加強內部審計稽核。高校的審計部門必須要履職盡責，重點強化對信息的稽查，并建立核查信息反饋機制定期反饋研究。四是及時修改完善相關制度。對于已經不能適應情況發展的制度要及時廢止，需要修訂的要及時修訂，尚未制定的要及時研究制定。制度出來后，要在落實上下功夫，堅決避免政策形同虛設。通過一系列的制度完善，全面構建起適應社會發展、符合現實需求的一整套完整的財務管理制度體系。