“互聯(lián)網(wǎng)+”的高校財務審簽報銷體系研究

陳建凱 王鑫 翟俊海

【摘 要】 高校傳統(tǒng)報銷模式存在排隊等候時間長、效率低下等報賬難問題，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)與傳統(tǒng)財務管理相結(jié)合是解決這一問題的重要途徑之一。文章揭示了高校傳統(tǒng)審簽報銷模式存在的主要問題，以財務整體框架分析為出發(fā)點，解析了網(wǎng)上預約報賬系統(tǒng)與審簽系統(tǒng)相結(jié)合的一體化報賬體系，研究了該體系的業(yè)務流程再造及其功能分布，最后分析了網(wǎng)上審簽報銷一體化體系的優(yōu)點。該研究進一步優(yōu)化了高校無等候報銷體系，簡化了業(yè)務流程，提高了財務服務質(zhì)量和工作效率，為高校財務信息化建設提供了借鑒。

【關鍵詞】 高校財務; 網(wǎng)上審簽; 網(wǎng)上報銷; 一體化體系

【中圖分類號】 G475;TP315? 【文獻標識碼】 A? 【文章編號】 1004-5937（2019）05-0095-04

一、引言

近年來，隨著經(jīng)濟的發(fā)展，國家不斷加大對高校教育經(jīng)費的投入，高校經(jīng)費逐年增長，導致使用資金的來源和支出都呈現(xiàn)多元化、復雜化的趨勢[1]，高校排隊報銷等候時間長、效率低下等報賬難問題日益凸顯。會計電算化的普及，排隊叫號系統(tǒng)的引入，緩解了報賬排隊的壓力，在一定程度上提高了報賬效率，但“報賬難”問題仍然未從根本上得到解決[2]。

報賬難問題主要體現(xiàn)在審簽、報銷等環(huán)節(jié)排隊等候時間長、經(jīng)費審簽效率低下、報銷業(yè)務流程劃分模糊、預算額度控制不理想等種種問題[3]。隨著互聯(lián)網(wǎng)和人工智能技術(shù)發(fā)展[4-6]，信息技術(shù)日新月異，給高校財務管理帶來了契機，因此不少高校財務管理者一直關注信息技術(shù)如何改變財務管理問題。目前部分高校已經(jīng)率先推出了網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，該系統(tǒng)經(jīng)過不斷優(yōu)化設計，有效減少了報賬大廳人員流量，提高了報銷效率[7]。

綜觀現(xiàn)有網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的探討和推行，大部分文獻主要從報銷人報銷、財務人員核算等方面的單一系統(tǒng)進行分析研究[8-11]，很少文獻從信息系統(tǒng)一體化的角度去探討報銷問題。鑒于此，本文通過把網(wǎng)上審簽系統(tǒng)和網(wǎng)上報銷系統(tǒng)相對接，形成網(wǎng)上審簽報銷一體化體系。該一體化體系把審簽到報銷的執(zhí)行流程由現(xiàn)實轉(zhuǎn)為虛擬，優(yōu)化了基于互聯(lián)網(wǎng)的無等候報銷系統(tǒng)，極大地提高了報銷效率和服務水平。

二、高校財務傳統(tǒng)報銷模式存在的主要問題

高校傳統(tǒng)財務報銷模式流程：經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生后，經(jīng)辦人填寫報銷單，并整理票據(jù)粘貼到報銷單，并根據(jù)經(jīng)費出處找到經(jīng)費的負責人按權(quán)限逐級審簽，等待審批完畢再到財務部門辦理報銷手續(xù)，財務工作者根據(jù)原始票據(jù)手動錄入生成會計憑證、復核、支付。整個過程不僅手續(xù)復雜，還受到各級審簽負責人開會、外出等因素限制，耗時較長，另外在財務報賬大廳報賬環(huán)節(jié)中，仍需要排隊等候，特別是12月份結(jié)賬前期，時間緊，資金支出進度任務重，極易與財務工作者產(chǎn)生矛盾?？偨Y(jié)歸納，高校傳統(tǒng)報銷模式存在以下問題[8]。

（一）教師排隊等候時間過長

傳統(tǒng)窗口報銷模式首先須手工填寫報銷單，整理好票據(jù)，到領導辦公室審批簽字后，再到財務大廳排隊等候報賬。整個“審批—報銷”流程不僅受時間、地點等因素影響，還花費大量時間在排隊等候中。

（二）會計核算效率低

電算化核算后雖然業(yè)務處理效率有較大程度提高，但是隨著高效經(jīng)費的不斷增長，核算業(yè)務工作量及復雜程度不斷增加，導致在高速快捷的新形勢下，以往會計核算方式的低效率已經(jīng)逐漸凸顯。部分高效財務核算工作加班加點已常態(tài)化。

（三）報銷流程復雜、模糊

面對新形勢下的復雜、繁重的核算業(yè)務，傳統(tǒng)的報銷模式缺乏統(tǒng)一規(guī)范、清晰分類的報賬流程。因不同業(yè)務處理流程的模糊無序，可能會導致報銷人往返財務報賬大廳數(shù)次，給報銷人員帶了諸多的不便。

（四）財務數(shù)據(jù)面臨“信息孤島”

以往電算化核算軟件大都處于獨立運行，缺乏系統(tǒng)性、交互性。數(shù)據(jù)基本以“孤島”形式存在，容易出現(xiàn)報銷人員和會計掌握的信息不對稱、不統(tǒng)一，增加會計人員和報銷人員的溝通成本，甚至造成不必要的矛盾沖突。

（五）存在較大的內(nèi)控風險

以往的報銷模式信息化程度低，核算內(nèi)部控制主要依靠人工解決。例如項目經(jīng)費的各項預算額度、業(yè)務處理時經(jīng)濟分類的選擇、支付信息的錄入等，這些只能依據(jù)人工來監(jiān)控。這不僅加大了財務人員的工作量，而且存在較大的潛在風險。

三、網(wǎng)上審簽報銷一體化體系的解析

為了解決傳統(tǒng)高校財務報銷模式中存在的各種問題，特別是從根本上解決高校教職工排隊等候“報賬難”問題，本文將網(wǎng)上預約報賬系統(tǒng)和網(wǎng)上經(jīng)費審簽系統(tǒng)相對接，構(gòu)建一體化網(wǎng)上報銷體系。在這一體化信息系統(tǒng)下，高校師生辦理報銷業(yè)務時，需在網(wǎng)上預約報銷系統(tǒng)中填報報銷單，并提交報銷單據(jù)至項目負責人，項目負責人通過手機APP或者電腦登錄“經(jīng)費在線審簽”系統(tǒng)，對報銷人提交的業(yè)務進行在線審簽，無需面對面審簽。報銷人打印已由項目負責人通過網(wǎng)絡審簽通過的業(yè)務單據(jù)，連同原始票據(jù)遞交財務部門接單窗口，經(jīng)接單人員初步審查后即可離開。如圖1所示。

財務人員接單分單后，所有業(yè)務的報銷單均通過后臺處理。會計人員通過掃描網(wǎng)上報銷單上的二維碼，自動生成記賬憑證，經(jīng)過復核再審核，報銷款項由出納通過銀校直聯(lián)系統(tǒng)實時轉(zhuǎn)賬支付到報銷人網(wǎng)上填報的賬戶中。報銷人員可通過查詢系統(tǒng)或微信公共平臺實時查詢報賬進度。流程如圖2所示。

網(wǎng)上審簽—報銷一體化體系主要在以往網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的基礎上集成了網(wǎng)上審簽、微信公眾平臺查詢等多項財務系統(tǒng)，它是互聯(lián)網(wǎng)與高校傳統(tǒng)會計業(yè)務的高度集成。該一體化體系執(zhí)行流程發(fā)生根本性變化，主要特點包括：一是流程虛擬化，報銷人在網(wǎng)上發(fā)起報銷填報工作，通過互聯(lián)網(wǎng)傳輸?shù)较鄳I導或項目負責人，依靠電子簽名即可實現(xiàn)審批，打破了以往當面審簽、報銷的限制;二是報銷單由各種領導負責人親筆簽字報銷單變?yōu)橄到y(tǒng)打印出的帶有電子簽名的報銷單;三是系統(tǒng)自動完成各項預算額度的控制。網(wǎng)上審簽報銷一體化報銷模式方便、快捷、高效，它是我國高校目前最先進的財務報銷管理體系。

四、網(wǎng)上審簽報銷一體化體系的流程設計及功能分布

網(wǎng)上審簽報銷一體化體系本質(zhì)是在網(wǎng)上預約報銷系統(tǒng)的基礎上對接了網(wǎng)上審簽系統(tǒng)，實現(xiàn)了“網(wǎng)上預約+網(wǎng)上審簽+銀校直連+微信公眾平臺查詢”全程一體化管理，打破了以往當面審簽、報銷的限制，提供了24小時自助服務。與傳統(tǒng)窗口報銷模式相比，網(wǎng)上“審簽-報銷”一體化體系流程執(zhí)行方式發(fā)生了根本性的改變，具體流程如圖3所示。

網(wǎng)上審簽報銷一體化體系的構(gòu)建過程中集成了網(wǎng)上預約報銷、網(wǎng)上審簽、賬務核算、物流式管理、銀校直聯(lián)、微信公眾平臺6個系統(tǒng)。

1.網(wǎng)上預約報銷系統(tǒng)。主要功能如項目授權(quán)管理，網(wǎng)上預約填報、提交、修改、打印等，網(wǎng)上報賬信息查詢。

2.網(wǎng)上審簽系統(tǒng)。項目負責人用來在線審簽報銷人提交的業(yè)務單據(jù)，也便于幫助記錄其審批內(nèi)容及流程。

3.賬務核算系統(tǒng)。處理業(yè)務的核心財務軟件，主要包括制單、記賬、復核、賬表查詢與打印、對賬、項目管理等功能。

4.物流式管理系統(tǒng)又稱接單系統(tǒng)。主要包括接單、分單、記錄、統(tǒng)計、數(shù)據(jù)傳接等功能。

5.銀校直聯(lián)系統(tǒng)。銀行專線與財務內(nèi)網(wǎng)的直接鏈接，可以實現(xiàn)出納復核、實時轉(zhuǎn)賬、查詢及對賬功能。

6.微信公眾平臺等查詢系統(tǒng)。通過微信公眾平臺教職工可以隨時、隨地實時查詢報賬進度、項目預算執(zhí)行情況等信息。

以上系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)交互如圖4所示。

五、網(wǎng)上審簽報銷一體化體系優(yōu)點分析

網(wǎng)上審簽報銷一體化體系是網(wǎng)上預約報銷系統(tǒng)和網(wǎng)上審簽系統(tǒng)的高度集成，不僅解決了傳統(tǒng)會計核算存在的各種問題，還打破了以往面對面審簽、報銷的限制。它巧妙解決了報銷人員、審簽人員和財務工作人員共同面臨的“報賬難”問題，提高了工作效率。以下從報銷人視角、審簽人視角和財務人員視角三個方面進行分析。

（一）報銷人視角

1.極大程度解決了“報賬難”問題

在網(wǎng)上審簽報銷一體化體系下，學校師生可以不受時間和空間的限制，隨時可以登錄財務網(wǎng)上平臺，填寫并提交報銷單，然后將網(wǎng)上審簽成功的原始票據(jù)交到財務指定接單處即可。此流程無需再找項目經(jīng)費負責人面對面簽字審批，不僅打破了以往當面審簽、報銷的限制，還節(jié)省了簽字審批等候和報銷排隊等候時間，讓廣大師生感覺到便捷、高效。

2.報銷人便于查詢報賬進度

在網(wǎng)上審簽報銷一體化體系下，基于微信公眾平臺的物流式查詢功能可以傳輸每一項業(yè)務的處理進度時刻，因此報銷人可以通過手機登錄微信公眾平臺隨時、隨地查詢報賬進度，對業(yè)務的處理全程跟蹤。

3.資金結(jié)算更加安全、到賬更加快捷

網(wǎng)上審簽報銷一體化體系融合了銀校直聯(lián)系統(tǒng)，銀校直聯(lián)系統(tǒng)實現(xiàn)了實時轉(zhuǎn)賬支付，避免了支付信息的重復錄入及現(xiàn)金風險，同時解決了以往支票支付方式延遲到賬的問題。

4.便于管理項目，掌握預算執(zhí)行進度

網(wǎng)上報銷系統(tǒng)實施一體化融合之后，通過微信公眾平臺，報銷人可以實時查詢每一筆報銷明細，實時了解每個項目的預算執(zhí)行進度及可用額度。這不僅方便了項目負責人合理規(guī)劃各項開支，還能自動統(tǒng)計出項目決算報表。

（二）審批人視角

1.打破了以往面對面審簽的限制

網(wǎng)上審簽系統(tǒng)和網(wǎng)上預約報賬系統(tǒng)融合之后，對于報賬審批，審批人不再局限于辦公室面對面簽字審批。審批人可以通過手機APP隨時隨地進行在線審批，打破了開會、外出等因素的限制。

2.審批內(nèi)容、流程全面記錄

實施在線審批系統(tǒng)后，系統(tǒng)能記錄報銷人提交的業(yè)務單據(jù)的內(nèi)容、報銷金額、發(fā)票張數(shù)、業(yè)務流程及時間等相關報銷信息。這方便了審批人對處理過單據(jù)的備忘，建立了自主監(jiān)督監(jiān)控一種方式。

3.便于監(jiān)管項目經(jīng)費執(zhí)行情況

系統(tǒng)自動完成預算控制。各項目的經(jīng)費預算額度指標事前被錄入系統(tǒng)中，預算支出額度可實時控制，審批人可隨時查詢預算的執(zhí)行進度，掌控項目的經(jīng)費執(zhí)行情況。

（三）財務人員視角

1.完善了內(nèi)控管理機制

在網(wǎng)上預約一體化報銷體系下，系統(tǒng)對報銷人使用的項目有明確的分類與限制，能夠有效避免誤申報和使用項目經(jīng)費的現(xiàn)象;項目預算的各項控制額度能有效控制其超支，保障預算的順利執(zhí)行;無現(xiàn)金支出，減少了出納現(xiàn)金管理與支付風險。

2.提高了業(yè)務處理效率及精準度

會計制單時掃描網(wǎng)上預約單上的二維碼，即可自動生成會計憑證，此生成憑證提取了報銷人員網(wǎng)上填報的支出項目編號、報銷金額、業(yè)務摘要、轉(zhuǎn)賬賬號等必要信息，大大提高了業(yè)務處理的效率。出納由手動錄入支付信息改為自動提取，不僅減少了煩瑣的工作量，還提高了支付的精確度。

3.優(yōu)化了財務人員服務質(zhì)量

網(wǎng)上審簽報銷一體化體系下，報賬人員無需在報賬大廳等待業(yè)務處理完畢，投遞完成即可離開，這樣很大程度上緩解了現(xiàn)場排隊報銷問題，減輕了財務人員的工作壓力。財務人員可以在后臺按部就班的處理業(yè)務單據(jù)，微信公眾平臺可實時推送信息查詢，方便教職工隨地查詢及咨詢。信息化的推進優(yōu)化了財務服務質(zhì)量。

4.便利了財務數(shù)據(jù)跟蹤與查詢

由于報銷人員在網(wǎng)上填報了報賬信息，每一步的數(shù)據(jù)都存儲到了服務器，方便了財務人員對財務數(shù)據(jù)的痕跡化管理、跟蹤、統(tǒng)計和查詢。

六、結(jié)語

綜上所述，網(wǎng)上審簽報銷一體化體系的構(gòu)建是利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將網(wǎng)上審簽、網(wǎng)上報銷等相關系統(tǒng)集成到了一起，形成了集審簽、報銷和核算一體化報的賬體系。本文從審簽人員、報銷人員、財務人員三個角度分析該體系的優(yōu)點，全方面解決新形勢下高校財務報賬排隊等候時間長、效率低下等報賬難問題。可以預想，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，高校財務網(wǎng)上報賬體系也將逐漸完善和成熟，先進的財務報銷體系將全面提升高校財務管理效率和服務能力。

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