高等院校二級學(xué)院學(xué)術(shù)會議會務(wù)工作的創(chuàng)新思考

江利平

（福建師范大學(xué)，福建福州，350007）

一、前言

習(xí)近平在北京大學(xué)師生座談會上的講話強(qiáng)調(diào)了“當(dāng)今世界，科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展。大學(xué)要瞄準(zhǔn)世界科技前沿，加強(qiáng)對關(guān)鍵共性技術(shù)、前沿引領(lǐng)技術(shù)、現(xiàn)代工程技術(shù)、顛覆性技術(shù)的攻關(guān)創(chuàng)新。”這就要求高校應(yīng)該創(chuàng)造機(jī)會與世界一流大學(xué)合作共贏，一流學(xué)科學(xué)術(shù)交流，這些工作最常見的組織形式是通過學(xué)術(shù)會議交流探討，而作為會議會務(wù)工作的組織者則應(yīng)根據(jù)新時期實(shí)際情況不斷推陳出新。正如習(xí)近平在黨的十九大報告中指出“實(shí)踐沒有止境，理論創(chuàng)新也沒有止境。世界每時每刻都在發(fā)生變化，中國也每時每刻都在發(fā)生變化，我們必須在理論上跟上時代，不斷認(rèn)識規(guī)律，不斷推進(jìn)理論創(chuàng)新、實(shí)踐創(chuàng)新、制度創(chuàng)新、文化創(chuàng)新以及其他各方面創(chuàng)新?！币虼宋覀兊臅h會務(wù)工作在傳統(tǒng)模式的基礎(chǔ)上，也一定要把創(chuàng)新的理念貫穿始終。我們創(chuàng)建一流的大學(xué)，建設(shè)一流的學(xué)科，需要配套一流的服務(wù)體系，會議會務(wù)工作就是一流服務(wù)體系的重要組成部分。

高等院校承擔(dān)著人才培養(yǎng)、科學(xué)研究和社會服務(wù)的重要功能。所有這些功能的實(shí)現(xiàn)都與會議會務(wù)工作密不可分，通過會議會務(wù)工作讓這些功能落地實(shí)施。會議會務(wù)工作又分為學(xué)校層面組織和二級學(xué)院層面組織。二級學(xué)院是我國高等院校組織機(jī)構(gòu)建設(shè)中的基本組成單位，也是高校發(fā)展的重要組成部分，二級學(xué)院在發(fā)展過程中具有獨(dú)立的人才培養(yǎng)、教學(xué)科研和社會服務(wù)的功能，所以高校的具體工作相當(dāng)一部分就分配到了二級學(xué)院進(jìn)行。因此，高校學(xué)術(shù)會議會務(wù)工作主要由二級學(xué)院的行政辦公室來負(fù)責(zé)，它承擔(dān)了大量的會議會務(wù)工作。會務(wù)工作在籌備和舉行的過程中，都需要從多方面進(jìn)行考量，需要從籌備階段、運(yùn)行階段和結(jié)束階段等進(jìn)行綜合性的實(shí)施，才能夠使會議會務(wù)工作保持正?；\(yùn)行。不僅如此，我們的會議會務(wù)工作必須體現(xiàn)創(chuàng)新的模式，要不斷從會議會務(wù)實(shí)踐工作中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)揚(yáng)優(yōu)點(diǎn)，摒棄不足，通過創(chuàng)新性的工作方法使高校二級學(xué)院的會議會務(wù)工作推陳出新，從而使會議會務(wù)工作取得圓滿成功。

一、會議前的籌備工作

（一）確定會議主題、參會人員、會議議程和會議通知

高校二級學(xué)院在確定學(xué)術(shù)會議舉辦之前，首先應(yīng)該進(jìn)行SWOT分析確定會議主題，即根據(jù)目前國際國內(nèi)學(xué)術(shù)界形勢，分析舉辦大型學(xué)術(shù)會議的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，外部環(huán)境面臨的機(jī)遇，內(nèi)部環(huán)境面臨的威脅，只有這樣全面的分析優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，我們才能找出自身真正的需求，并根據(jù)自身實(shí)際確定會議主題、需求、目的，以防出現(xiàn)盲目跟隨的現(xiàn)象和從眾心理。然后，根據(jù)會議主題確定參會專家，并且應(yīng)該根據(jù)重要專家的時間確定會議時間和日程安排，以及后續(xù)系列活動安排。其次，確定會議議程，議程應(yīng)設(shè)計(jì)會議互動環(huán)節(jié)，使參會人員盡可能參與進(jìn)來，互動環(huán)節(jié)宜采用頭腦風(fēng)暴法，它給與會者創(chuàng)造了一種能積極思考、啟發(fā)聯(lián)想、大膽創(chuàng)新的良好環(huán)境，充分激發(fā)個人的才智，為解決問題提供大量的新設(shè)想，使會議獲得更加高效的成果。再次，根據(jù)會議議程制作會議通知，會議通知應(yīng)該包含會議主題、會議議程和參會反饋表，并且及時把會議通知發(fā)送給參會人員，通知中必須明確收集會議反饋表截止時間，從而掌握會議籌備的主動權(quán)。確定會議做報告的報告人，報告人的報告題目應(yīng)該是相關(guān)學(xué)術(shù)領(lǐng)域具有前瞻性和代表性的內(nèi)容。主持人的選擇應(yīng)該是具有較強(qiáng)影響力、受到普遍尊重的、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富、風(fēng)趣幽默的行業(yè)專家。最后，根據(jù)會議議程制定會議預(yù)算，申請專項(xiàng)會務(wù)費(fèi)用。

（二）成立學(xué)術(shù)會議會務(wù)中心組

任何事情都要有牽頭的組織，因此，需要成立學(xué)術(shù)會議會務(wù)中心組，由學(xué)院行政辦公室主任擔(dān)任組長，組織中心組成員進(jìn)行會務(wù)培訓(xùn)，辦公室主任擔(dān)任培訓(xùn)者，制定整體會議工作部署，為被培訓(xùn)者明確具體分工，可以劃分若干小組，分別為會場準(zhǔn)備接待小組、住宿車輛調(diào)度小組、通訊錄橫幅制作和禮品購買小組以及突發(fā)事件應(yīng)急小組等。明確各小組責(zé)任，落實(shí)工作任務(wù)，把所有工作分解到具體每個人，并且確定好完成任務(wù)的時間節(jié)點(diǎn)，以及整個會議會務(wù)過程中的詳細(xì)要求。

第一，會場準(zhǔn)備接待小組負(fù)責(zé)會議基礎(chǔ)物品準(zhǔn)備和會議聯(lián)絡(luò)工作，提前預(yù)定茶歇點(diǎn)心水果、筆記本、簽字筆和礦泉水等物品；印刷準(zhǔn)備學(xué)院宣傳畫冊、實(shí)驗(yàn)室宣傳畫冊；這些基礎(chǔ)工作都不難，但是每一項(xiàng)都要一一落實(shí)，總結(jié)長期從事會議會務(wù)工作經(jīng)驗(yàn)就是準(zhǔn)備專門的備忘錄，每一項(xiàng)都一一列出來，并標(biāo)明進(jìn)度，讓負(fù)責(zé)人清楚事情的發(fā)展現(xiàn)狀，當(dāng)完成一項(xiàng)就在相應(yīng)位置打一個勾，告訴自己已經(jīng)完成這項(xiàng)工作，后面的時間就去完成還沒有完成的事情。

第二，住宿車輛調(diào)度小組負(fù)責(zé)安排參會人員住宿的賓館，協(xié)調(diào)安排會議車輛，如有晚宴，必須協(xié)調(diào)好用餐飯店并購買酒水。

第三，通訊錄和橫幅制作。禮品購買小組負(fù)責(zé)收集參會代表的通訊信息，提前制作成會議通訊錄，當(dāng)代表們報道時，完善通訊錄信息后，就以最快的速度把通訊錄制作好，發(fā)送給大家交流使用，這樣可以讓參會人員感受到主辦方辦會的高效率，同時又方便了同行今后的交流溝通；確定橫幅內(nèi)容，準(zhǔn)備參會證，制作參會代表桌簽等等；根據(jù)會議預(yù)算和標(biāo)準(zhǔn)，購買會議禮品，會議禮品應(yīng)該選擇具有地方特色同時兼具實(shí)用性的物品。

第四，突發(fā)事件應(yīng)急小組主要負(fù)責(zé)“突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案”的擬定，要充分考慮會議各個時期可能出現(xiàn)的突發(fā)事件，并且根據(jù)各種突發(fā)事件做好對應(yīng)的準(zhǔn)備工作。例如提前聯(lián)系動力中心，保障電力系統(tǒng)暢通和發(fā)電機(jī)準(zhǔn)備；提前聯(lián)系校醫(yī)院醫(yī)生做好會議醫(yī)療保障；有些人員不能到場，個別程序就需要根據(jù)實(shí)際進(jìn)行調(diào)整。最后，要提前根據(jù)時間進(jìn)行預(yù)演，防止時間不夠和提前結(jié)束的現(xiàn)象出現(xiàn)。

（三）參觀實(shí)驗(yàn)室準(zhǔn)備

參觀學(xué)院的重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室是學(xué)術(shù)會議的重要環(huán)節(jié)，然后在學(xué)院會議室舉行座談會，共同探討學(xué)術(shù)問題。這就需要提前安排實(shí)驗(yàn)室負(fù)責(zé)人給大家介紹講解相關(guān)的實(shí)驗(yàn)設(shè)備和儀器，提前準(zhǔn)備實(shí)驗(yàn)設(shè)備，并要求實(shí)驗(yàn)室人員做好實(shí)驗(yàn)室的衛(wèi)生清潔工作。

（四）會議保潔和會場設(shè)備準(zhǔn)備

會議前期準(zhǔn)備不可或缺的一環(huán)就是會場的整潔和設(shè)備的調(diào)試，提前通知保潔人員按高標(biāo)準(zhǔn)做好保潔工作；同時會議室設(shè)備的準(zhǔn)備必須充分，包括筆記本電腦聯(lián)網(wǎng)，會場話筒的調(diào)試等等；檢查實(shí)驗(yàn)室外宣傳欄燈箱里面的燈管是否有損壞，燈箱里面屬于衛(wèi)生死角，需要及時清理干凈。這些都需要提前通知相關(guān)人員做好準(zhǔn)備工作，以免混亂，并且隨時檢查工作是否落實(shí)到位。

二、會議中的注意事項(xiàng)

（一）保持會議進(jìn)行中的多角度完善

會議進(jìn)行的過程中需要注意的是，按照“一切為了會議，一切為了會議代表”的要求，各個部門的工作人員既能夠保障本職工作順利做到位，又能夠根據(jù)會議的實(shí)際情況進(jìn)行及時的補(bǔ)臺補(bǔ)位。一個會議在開展的過程中，往往會遇到各種各樣的問題，而這些問題如果得不到有效的解決，參會者就會感覺會議會務(wù)工作不完善。那么，在實(shí)施會議會務(wù)工作的過程中，就要求工作人員既能夠按照明確的分工進(jìn)行工作，又能夠根據(jù)會議的靈活變動進(jìn)行及時的解決。例如代表的住宿問題，餐飲問題或者是一些咨詢問題都要求會務(wù)人員能夠及時補(bǔ)臺，避免出現(xiàn)疏漏。

（二）突發(fā)應(yīng)急事件及時解決

在會議舉辦的過程中，一般都能按照會議的要求和議程順利進(jìn)行，但是，由于參會人員較多，接待過程中的突發(fā)情況變化多、變數(shù)大，容易發(fā)生一些突發(fā)事件，當(dāng)發(fā)生突發(fā)事件時，突發(fā)事件應(yīng)急小組提前制定的“突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案”就會發(fā)揮重要作用。這些突發(fā)事件主要包括參會人員出現(xiàn)身體不適，突發(fā)事件應(yīng)急小組會根據(jù)“突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案”提前要求校醫(yī)院在會議當(dāng)天提供醫(yī)療保障，一旦有人出現(xiàn)身體不適，醫(yī)生可以隨時提供醫(yī)療救助。如發(fā)生突然停電，突發(fā)事件應(yīng)急小組會根據(jù)“突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案”提前要求動力中心保障電力通暢，由維修人員提前檢查配電箱是否有跳閘的隱患，及時檢查電力線路是否有短路的危險，甚至準(zhǔn)備發(fā)電機(jī)臨時供電，排除各種安全隱患，從而提升電力保障措施。如基礎(chǔ)材料準(zhǔn)備不完善，突發(fā)事件應(yīng)急小組會把電腦和打印機(jī)帶到會場，立刻打印資料補(bǔ)充完善，并且適當(dāng)多準(zhǔn)備一些與會相關(guān)的資料物品，以備應(yīng)急所需。還有參會人員的住宿條件，住宿安排是否與接機(jī)人員銜接到位；參會人員的用餐情況，餐券是否發(fā)放有誤；會場的安全情況；參與的代表能否按照相關(guān)要求及時報到，在填寫信息上是否明確了參會的類型，繳納了注冊的費(fèi)用，材料發(fā)放等相關(guān)內(nèi)容。突發(fā)事件應(yīng)急小組成員都是經(jīng)過專業(yè)訓(xùn)練的，一旦出現(xiàn)突發(fā)應(yīng)急事件，大家都能按照“突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案”的要求快速反應(yīng)，從而把突發(fā)應(yīng)急事件造成的影響降到最低。這些工作都需要在執(zhí)行的過程中保持精細(xì)化管理，對會議整體進(jìn)展進(jìn)行綜合性的掌握，保障會務(wù)工作順利運(yùn)行。通過建立突發(fā)事件應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組可以有效的處理會議中出現(xiàn)的各種突發(fā)事件。突發(fā)事件應(yīng)急小組就像是消防員一樣，哪里出現(xiàn)問題，就第一時間趕到那里，想盡千方百計(jì)解決問題，為學(xué)術(shù)會議的順利進(jìn)行保駕護(hù)航。

（三）建立有效的會議聯(lián)絡(luò)機(jī)制

學(xué)院長期組織各種會議會務(wù)工作的經(jīng)驗(yàn)是借助互聯(lián)網(wǎng)建立微信群或者QQ群，把參與會議會務(wù)工作的人員拉進(jìn)群里，會務(wù)中心組的各種通知都在微信群或者QQ群里發(fā)出，培訓(xùn)的時候就要求會務(wù)人員會議期間要隨時關(guān)注微信群或者QQ群，讓會務(wù)人員對會議安排的每一項(xiàng)工作要求和進(jìn)展都更加清楚明確，使大家能夠及時按照會議的要求準(zhǔn)備自己的工作；當(dāng)會務(wù)人員有不清楚的事情也可以通過群里咨詢，大家共同協(xié)商解決。

另一方面，會議進(jìn)行中有效的會議聯(lián)絡(luò)系統(tǒng)能夠?qū)h與參會人員以及各個單位之間建立起有效的溝通，因此，我們建立了有效的會議聯(lián)絡(luò)機(jī)制，這項(xiàng)工作由會場準(zhǔn)備接待小組負(fù)責(zé)。協(xié)調(diào)人員需要經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，一個專項(xiàng)的工作有一個或者幾個專業(yè)的人員負(fù)責(zé)，幾個專業(yè)的人員對總負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)。協(xié)調(diào)聯(lián)絡(luò)工作的重點(diǎn)就在于既能夠保持會議開展的順暢性，又能夠根據(jù)會議的實(shí)際情況進(jìn)行處理，在實(shí)施管理的過程中要求聯(lián)絡(luò)員能夠真正從會議的要求出發(fā)，通過協(xié)調(diào)聯(lián)絡(luò)使會議順利進(jìn)行。協(xié)調(diào)溝通的過程中，考慮到一些參會人員的具體情況，例如身體情況、家庭情況和某些教師的授課情況，要求專業(yè)的聯(lián)絡(luò)人員能夠以參會人員的實(shí)際情況為考慮，通過細(xì)致周到的安排來促進(jìn)會議會務(wù)工作的順暢進(jìn)行。

三、會議后的總結(jié)反饋

會議結(jié)束之后的延伸性會務(wù)工作也是非常重要的。應(yīng)在會議結(jié)束之前做好離會手續(xù)的辦理，會務(wù)組應(yīng)提前開具參會證明；做好相關(guān)備品和材料的交接；參會人員送站服務(wù)；建立調(diào)查問卷或者是電子郵件溝通，讓參會人員提出相應(yīng)的意見和建議，這樣有助于更好的改善學(xué)院的學(xué)術(shù)會議會務(wù)管理工作，有利于及時發(fā)現(xiàn)工作的難點(diǎn)和弱點(diǎn)，通過規(guī)范化的管理使學(xué)術(shù)會議會務(wù)工作更加符合高校的發(fā)展。

四、結(jié)語

學(xué)術(shù)會議的舉辦需要組織有序，服務(wù)到位，更需要在會議舉辦的過程中，綜合運(yùn)用SWOT分析問題和頭腦風(fēng)暴法等多種創(chuàng)新會務(wù)方法，讓參會人員在輕松愉快的氛圍中，深入交流學(xué)術(shù)前沿問題、思想交流碰撞產(chǎn)生智慧的火花。高校二級學(xué)院在進(jìn)行學(xué)術(shù)會議會務(wù)工作體系構(gòu)建過程中，還需要實(shí)現(xiàn)理論創(chuàng)新和實(shí)踐創(chuàng)新相結(jié)合，通過建立高效的“會議突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案”和建立有效的會議聯(lián)絡(luò)機(jī)制，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)注意細(xì)節(jié)構(gòu)建良好的學(xué)術(shù)會議會務(wù)工作平臺。在會議會務(wù)工作的各個階段，需要實(shí)施精細(xì)化的管理模式。高校二級學(xué)院的會議會務(wù)工作，在新時期需要運(yùn)用傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)，更要創(chuàng)新方法，創(chuàng)造學(xué)術(shù)會議舉辦的新方式，以此更好的服務(wù)于高校二級學(xué)院教育教學(xué)工作。