規(guī)范開展基礎業(yè)務工作是檔案管理現代化的前提和保證

崔永亮

摘 要：檔案管理工作是一項系統(tǒng)性工作，是單位的發(fā)展基礎，其工作內容較為復雜和枯燥，在現代信息化時代背景下，利用信息化技術對檔案管理工作方式進行改革，無疑能幫助工作人員減輕壓力，為單位檔案安全做出保障，幫助社會保存一份珍貴的不可再生資源，作為時代發(fā)展的記錄。對于檔案管理工作繁雜的內容，基礎業(yè)務工作是重中之重，但目前很多單位的檔案管理工作無論是工作人員的意識，還是單位對于檔案管理工作的開展方式，這些基礎工作都存在或多或少的問題，制約檔案管理工作的發(fā)展，根基不穩(wěn)也會導致單位的綜合競爭力下降，在當下社會難以站穩(wěn)腳跟。

關鍵詞：基礎業(yè)務工作；檔案管理；現代化

基礎工作在檔案管理工作起到奠定基礎作用，其主要內容包括檔案的搜集、整理、分類、裝訂以及保管等環(huán)節(jié)，傳統(tǒng)的檔案管理方式較為落后，利用紙質材料對檔案進行記錄，以檔案袋進行分類整理，在檔案的調取和日常維護的過程中較為麻煩，對檔案的保存也存在一定的不安全性，而現代的計算機網絡技術對于檔案管理工作技術性的革新，為工作的開展帶來很多便利性，得以廣泛應用，如何在現代化檔案管理當中做好基礎工作就顯得尤為重要。

1 現代化檔案管理基礎工作當中存在的問題

1.1 檔案管理工作的意識不足

無論是管理層還是基層工作人員，對于檔案管理工作的意識是檔案管理工作得以開展的精神基礎，也是檔案管理工作開展的基礎保障，但目前很多單位對于檔案管理工作的重視程度不夠，導致檔案管理基礎工作受到忽視，對于日后工作開展造成阻礙。很多單位對于檔案管理工作意識不足，認為其工作并不能為單位帶來實際效益，與其在檔案工作浪費時間，不如努力提高自身業(yè)務水平，導致檔案管理基礎工作在單位難以開展，很多工作人員在進行檔案管理工作時，對于基礎工作的開展并不上心，在工作當中屢次出現失誤，使得檔案管理工作缺乏嚴謹性，基礎不穩(wěn)定導致整體工作出現漏洞，在日后的工作當中產生問題。還有很多單位對檔案管理工作的不重視在于傳統(tǒng)方式的根深蒂固，很多老一輩的工作人員對現代化科技并不熟悉，在檔案管理工作當中依然沿用傳統(tǒng)的管理方式，在基礎工作進行當中，檔案搜集全部依靠人力進行，導致工作時間較長，工作人員的壓力較大，而且在整理檔案時還需要大量的人手，整理完畢后的保存工作也較為困難，傳統(tǒng)思想的束縛導致工作人員在進行檔案管理基礎工作時效率低下，浪費大量時間和人力物力，造成不必要的消耗，而且不利于檔案管理工作日后的進行[1]。

1.2 專業(yè)化人才隊伍的缺失

檔案管理工作對于工作人員要求較為嚴格，尤其是其基礎工作，是一切工作得以順利進行的根本，但很多單位在人才隊伍的建設方面意識較為薄弱，導致檔案管理工作人員隊伍混雜，現代化進程難以推動。檔案管理工作人員應當具備一定的基礎理論知識，并對應其實踐基礎，很多單位的工作人員是大學應屆畢業(yè)生，在學校受到過系統(tǒng)的理論知識教學后，滿懷著一腔對于檔案管理的熱血進入單位后，發(fā)現自身對于實踐完全沒有概念，工作難以下手開展，在基礎工作當中，由于實踐缺乏造成了很多失誤，而單位的老員工又不認識，不會與其溝通和學習，對于單位了解甚少，進行檔案管理工作時沒有頭緒；還有很多工作人員是單位的老員工，對于單位了解充分，通過長時間的社會工作，積攢了很多社會經歷，對待工作能夠得心應手，在與單位各部門進行溝通時也較為順利，但對于檔案管理工作沒有進行過系統(tǒng)的學習，導致在進行基礎工作時，缺乏理論基礎，對檔案的分類或是整理完全憑借自身的意識，而不是科學的手法，造成時間的浪費，以及員工對于工作喪失了積極性。檔案管理工作不僅要求工作人員的基礎能力以及專業(yè)素養(yǎng)，還需要工作人員具有一定的耐心和責任心，因檔案關系到單位的一切資料，并與單位的發(fā)展息息相關，所以工作人員一刻都不能馬虎，但現代社會的年輕人較為浮躁，對待工作雖然具有一定的激情，但很難保持，在工作當中如果被消磨殆盡，就會產生辭職或是跳槽的念頭，不利于單位的長期規(guī)劃順利進行，導致工作質量低下，單位的發(fā)展受到影響。

1.3 現代化手段應用較差

檔案管理工作的現代化轉型是對于該工作的一項重大研究，具有較強的現實意義，但在很多單位當中由于人員對現代化的理解和使用方式不同，導致檔案管理工作的基礎工作進行當中出現問題。單位所招聘的年輕人才對于現代化設備以及技術的應用較為熟練，因年輕人還處于學習的鼎盛階段，即便沒有接觸過檔案管理軟件技術，但通過自身的聰慧即可快速了解并應用，但現代年輕人具有浮躁的特點，本就較為枯燥乏味的檔案管理工作，對于現代年輕人更加消磨斗志，導致年輕技術型人才對于工作失去興趣，或是在基礎工作當中三心二意，樂得清閑的同時對工作造成失誤；而老員工在社會磨練多年，已經能夠適應單位所安排的工作，或是自身對于檔案管理工作有一定的夢想，一直堅守在崗位上，但對于現代化技術的應用較為緩慢，很多老員工不屑于應用現代計算機網絡技術，認為自身能力完全能夠適應工作，并且很多年的工作基礎從未失誤，使得老員工對科技成果的不認同，還有很多老員工希望能夠通過計算機網絡技術對檔案管理基礎工作進行改良，但有心無力，對于現代科技很多老一輩工作者望洋興嘆，雖然心中充滿向往，但由于自身年齡較大，受到社會影響較多，難以快速改變工作的方式，導致工作開展較慢，單位的轉型也受到阻礙[2]。

2 加強基礎工作科學化、規(guī)范化建設力度

2.1 提高意識，全面整理原有檔案

在現代化的技術下，檔案管理工作得到便利，所以應當及時將原有檔案進行查閱并分析，縮減檔案庫的無用信息。在計算機網絡技術的應用當中，檔案的查詢和調動更為方便，所以單位要想加強檔案管理工作基礎工作，應當將所有檔案進行一次系統(tǒng)性的普查，整理檔案庫的內存，將廢舊檔案或是無用檔案及時摒棄，或是放存其他檔案庫進行封存，將現有檔案進行科學化歸類，重組案卷，規(guī)范每一個案卷的標注方式，進行統(tǒng)一化管理，對存在問題的案卷和檔案進行調查后收錄，從自身情況出發(fā)，提高全體工作人員的意識，支撐檔案基礎工作的全面普查進行。

2.2 加快數據化使用方式

現代計算機科技對于檔案的管理具有一定的現實意義，很多檔案的查詢在以往需要通過人為的記憶并翻閱，但現代的數據化技術使得以關鍵詞的方式便可快速搜索到所需內容。單位在改革當中，應當分清輕重緩急，縷清頭緒，有規(guī)劃的進行每一個基礎步驟，將檔案管理工作拆分成不同的時間段所應實現的問題，做到每一個檔案都是查明來歷的檔案，每一宗案卷都能夠明確的標注其內容。在檔案的搜集和整理過程后，建設完善的檔案管理數據保存機制，幫助檔案能夠長期保存在載體當中，以便隨時取用，并對檔案保存的硬件或是云端，建設完備的防護機制，防止不法分子對檔案庫的入侵，造成單位不必要的損失[3]。

3 結語

檔案管理工作是一項不可或缺的工程，在其中對于基礎的要求較為主要，所以在檔案管理工作的現代化改革當中，首先應當奠定良好的基礎，通過對單位各階層的知識普及，并吸引高素質人才團隊的入駐，保障單位的基礎建設，才能幫助單位在競爭激烈的現代化社會站穩(wěn)腳跟，通過提高檔案管理工作能力來提高單位的綜合競爭力。

參考文獻

[1]趙妍.扎實開展基礎工作是實現檔案管理現代化的重要保證[J].黑龍江檔案，2014.

[2]金鑫，規(guī)范基礎工作是實現檔案管理現代化的前提[J].辦公室業(yè)務.上半月，2017（10）.

[3]張君.加強基礎工作是檔案管理現代化的前提[J].消費導刊，2016（5）.