外貿英語電子郵件書寫變化探析

謝秀珍

[摘 要]合作原則、禮貌原則、關聯原則及語言資源的優化經濟配置作為有效的語用策略，在撰寫外貿電子郵件中對傳遞精要信息，建立和保持客戶間良好的人際關系，促進貿易成功發揮一定的效用。全球化背景下，中國對外國際貿易尤其是與歐美國家的貿易業務往來日益頻繁，因而要增強國際貿易實務能力。文章從中西文化思維差異視角著手，研究如何通過優化外貿英語電子郵件書寫來提升外貿從業者的外貿業務實踐能力。

[關鍵詞]中西文化;語言; 外貿電子郵件;優化

[中圖分類號] H319 [文獻標識碼] A [文章編號] 2095-3437（2019）03-0122-03

全球化背景的今天，國際貿易往來日益頻繁。據我國國家海關總署統計，2017年，我國貨物貿易進出口總值27.79萬億元人民幣，比2016年增長14.2%，扭轉了此前連續2年下降的局面。其中，出口15.33萬億元，增長10.8%;進口12.46萬億元，增長18.7%。隨著互聯網時代的到來，信息技術更新的日新月異，我們已經邁入電子信息化時代，外貿電郵往來成為國際貿易溝通的利器。如何高效快捷地處理外貿英語電子郵件，做到簡潔達意，給客戶傳遞準確的信息尤其重要，培養提升外貿英語電子郵件寫作能力成為外貿從業者的當務之急。

一、文化與語言

思維的差異源于文化的差異，語言不能脫離文化而存在，在社會結構發生變化的過程中，語言的詞匯得到了豐富，同時也揭示了人們在社會結構中的心理狀態，如習語、諺語、俗語、成語等反映民族的文化，是語言交際中重要的信息源，是語言中最活躍的因素。不同民族的價值觀對語言有著深刻的影響，在國際環境工作的時候，人們總會習慣性地根據自己的既有經驗去思考、感受和行動。“在全球經濟一體化中，世界各公司的策略都著重發展如何能夠滿足最大市場、最多顧客的產品及其服務。而對不同文化及價值觀的研究，是此類策略成功的關鍵。”

語言作為一種交流工具，承載著交際的主導意圖信息、常規性意圖信息及特征信息，交際雙方的社會文化背景、地域來源、思維模式、價值判斷，甚至說話人的社會階層、性格、心態信息的特征信息也包含在內。語言與其他資源一樣具備經濟特性即價值、效用、費用和收益。從語用學的角度看，語言的經濟效用在于人們如何利用語言來取得預期的經濟收益，在信函往來溝通過程中，信息發起者與接收者容易產生誤解，尤其在文化背景、社會價值觀相異的中西方商務人士之間。林語堂認為：“中國人的頭腦羞于抽象的辭藻，喜歡婦女的語言。中國人的思維方式是綜合的、具體的。”“中國人在很大程度上依靠直覺去揭開自然界之謎”。在思維模式上東西方存在明顯的差異：中國文化偏重知覺和整體式思維，而西方文化注重線性的因果式思維，這就導致語篇結構方面的巨大差異，也成為外語寫作的巨大障礙。這種由文化思維差異明顯帶來的障礙也同樣存在于外貿英語電子郵件寫作當中。連淑能2002年認為思維方式是溝通語言與文化的橋梁，是語言生成和發展的深層機制。

中西思維模式差異造成表達上“英語前重心，漢語后重心”。中式表達迂回，重要的信息放在句末;西式表達先表態后再敘述，先果后因。例1：We are sure that you can sell more this year according to the marketing conditions at your end. （參考譯文：根據你地的市場情況，我們確信今年你們有望銷得更好。）這句話體現出英語前重心、先果后因、直線思維的典型特點。

外貿英語電子郵件寫作是商務交流中必不可少的技能，讓外貿從業者意識到由中西思維差異引起外貿電子郵件寫作特點發生變化，對提升其外貿業務能力很有幫助。

二、外貿英語電子郵件的書寫變化趨勢

外貿英語電子郵件屬于書面語言的范疇，也是一種跨國言語溝通模式，為建立理想的溝通模式，傳統的語言學家從語用學角度提出溝通原則，Grice提出合作原則。合作原則包括四個范疇及準則：量的準則、質的準則、關系準則、方式準則。Leech認為言語交際不僅要講究合作原則，還要講究禮貌原則。Sperber和Wilson提出關聯原則。近年又有學者向明友主張用經濟分析的方法來研究言語經濟性問題，即言語資源的優化配置，在保證交際效果充分實現的條件下盡量節省言語以節約時間和精力[6]。無論是何種原則，其背后都是不同的文化思維在主導寫作，首先要考慮電子郵件收件客戶國的文化，了解電子郵件寫作的一些要義，適度進行郵件裁剪和修飾，給目標客戶留下深刻印象。

需要注意的是，世界越來越趨向扁平化，外貿英語電子郵件的語言風格較信函自由和口語化，除了必要的專業術語外， 非常簡潔、清晰、樸素 ， 沒有過多的修飾語。句子結構上， 外貿郵件少用長句，多用簡短結構句和省略句。即使是主從句， 其結構也簡單易懂，在必要的時候可以立即繼續交流，符合Grice提出的語言交流的清楚明白這個簡練的質的準則，而且大都需要從對方的視角考慮問題。

互聯網的發展和信息技術設備的更新，使得電子郵件在線發送方便，? 發件人和收件人在短時間內就能進行多次直接交流， 這使得外貿英語電子郵件的行文特點表現為開門見山、直截了當、層次清楚， 一般直接點出郵件所要涉及的主題。

外貿英語電子郵件書寫變化具備有以下發展趨勢。

（一）邏輯嚴密

外貿郵件不僅需要用詞恰當，簡潔地道，行文流暢，更重要的是要能清楚體現寫作者的整體思路和層次感。詞句的堆砌無法給人閱讀的舒適感和美感，思路和層次感體現的是寫作者的邏輯思維能力，是外貿信函的靈魂。“英語民族的思維注重客觀事物對人的作用和影響，因而他們對主體與客體有著嚴格的區分;而漢語民族的思維往往以人為中心，形成了以人為中心來思考事物的思維模式”。

下文開門見山地推薦公司生產的在歐洲最受好評的LED燈，表達寫作者能帶給對方100名客戶的點子，實名提及曾經在法國、芬蘭、意大利合作過的貿易伙伴，側面展示了自己的實力，并表達合作的意愿，其語篇不長、言語簡潔、思維嚴謹，這種換位思考的寫作方式容易引起客戶的注意和重視。

Hi [×××]，

Nice day. I'm writing to recommend you our top-rated LED lamp in the Europe and I have an idea that can help you to get your next 100 customers. I recently used this idea to help some client（ [×××] in France）， （ [×××] in Netherlands ）， （ [×××] in Italy）and they got a good benefit. Please feel free to contact us and I can share this idea with you.

Best regards，

Ella

此外，寫作者需要具有很強的時間觀念，歐洲的貿易客戶時間觀念很強，每天會收到數百封郵件，用固定的時間來處理函件，一般處理每封郵件的時間是2至3秒，因此郵件不能寫得過長。寫郵件要注意時效性，盡量做到當天的郵件當天回復。

Dear Sir or Madam，

I'm not in the office from Oct.1st until Oct.6th because of the public holiday of National Day. My emails will be checked periodically during this time.? Please call my mobile at +86-139-1234-[××××] for any urgent issues.

Thanks and best regards，

Jack

以上郵件是外貿從業者特意寫郵件提醒客戶，由于國慶公共假日休息6天不辦公，有緊急事項請聯系其本人并附上電話，考慮周到細致。

（二）主題靈活多變

主題是郵件的核心，像Established business relationship，China manufacturer 之類的普通主題句在實際外貿業務信函中缺乏吸引力，關鍵要有讓客戶感興趣的明確的主題。例如： “An idea help you to get your next 200? customers.”與“How to take more profit from growing market in 2018？”這樣的主題句言簡意賅，能從對方角度考慮問題，以對方利益為主，有幫助對方獲利的明確想法，直接吸引客戶通過主題點開郵件。

（三）行文個性化

在實際的外貿工作中，行文要體現寫作者的個性，突出和體現其專業性，聚焦在寫作者所帶來的價值而不是自身特點，結尾呼應對方進一步行動的愿望訴求。篇幅宜短，多使用“你，你們”，表達誠意、感謝、道歉時使用主動語態，凸顯寫作者的禮儀，而在突出客觀存在的事實或一定會出現、發生的事情時則多用被動語態，例如：

Dear Mike，

This is Jenny from EDF Co. Ltd. We're so pleased to receive your samples. I already sent them to our factory last week， and was informed the real material is PP， not ABS as you mentioned last time. What's the matter？

I'll give you reply as soon as we get the offer from the factory. It will take several days. Please be more patient. But they also told me， the raw material increased these days. Could you please confirm the price quickly after you get it？ We'll purchase the raw material and do the production immediately！

Looking forward to your reply. Thank you！

Best regards，

Jenny

Hi Mike，

Samples received and already passed to vendor. The material was PP， not ABS. Offer sheet is preparing and will be sent to you soon.

By the way， raw material increased these days， please make a decision quickly to go ahead after price confirmed. We'll arrange the mass production asap.

Thanks and best regards，

David

以上兩篇信函所表達的意思相同，即寫封郵件告訴客戶Mike，上次收到的樣品已經寄給工廠了，但工廠說材料不是ABS而是PP，他們需要重新核算價格，但近期內原材料漲價，希望Mike能盡快確認，以便采購原材料并安排生產。對比上述兩封信函，第一封的內容表達完整，句子通順，語氣委婉，客套有禮，但是行文略顯啰唆;其開頭句“This is Jenny from EDF Co. Ltd. ”由于對方是已經合作過的生意伙伴，一般不需要再次強調寫作者的身份和公司信息;接著出現的“We're so pleased to receive…What's the matter？ Please be more patient.”這些表達顯得很啰唆;還有“It will take several days.”這個表達，對方看到會問“到底需要多少天”，在商務領域時間就是金錢，因此表達要盡量清晰明確。第二封信函寫作專業，多使用被動語態，第一人稱只出現一次，內容表達簡潔明了，沒寫不必要的客套之詞，沒有主觀感情色彩，只表述事實和表達訴求，使寫作者這個商務人士高效專業的形象呼之欲出。

以下電子郵件寫的是一位美國客戶對郵件編號2966的修改要求。它將要求中方公司做的事情一件件羅列出來，注意事項特別用大寫強調，思維清晰，語言直接。

Dear Lily，

Please find the revisions to PO#2966 attached.

PLEASE READ AND FOLLOW THE PO INSTRUCTIONS BELOW：

1.Please confirm receipt.

2.Please provide a Proforma Invoice to： purchasing@blizzardlighting.com and Sukil@mallorygroup.com.

3.Please provide lead time and delivery date to purchasing@blizzardlighting.com and Sukil@mallorygroup.com.

4.If this is an expedited air freight order for replacement or spare parts， please ship them ASAP using our UPS account #78994V.

Thank you，

Atom Slaby

從上述信函也可看出，商務英語郵件中的禮貌有別于普通語篇中的禮貌，不能完全遵照傳統的禮貌原則，并不是越間接越禮貌，很多時候是越直接越禮貌。書面表達和直接語言溝通存在著區別，書面表達無法使用升降調及語氣來表達情緒，所以在書面溝通時要更加注意用詞的嚴謹性，以免引起溝通誤會。英語民族重理性和邏輯思維，而漢語民族重感性與辯證思維。西方人認為在貿易溝通過程中理智、冷靜的措辭才令人信服，排斥強烈的感情訴諸，這點與東方人恰好相反。

在實際的外貿業務電子郵件寫作中，中西方貿易雙方都采取高效、直接、簡單的溝通方式，不完全按照教學用書所列舉的典型的外貿信函書寫方式，沒有過多地追求句子的完整性和語法要求，一切以便利、高效、無障礙交流為主，這些與我們因身處全球化經濟迅猛發展的工作環境而需要通過信息技術實現即時聯系有很大關系。

三、結語

外貿英語電子郵件的撰寫不僅需要寫作者熟悉對外貿易各環節的業務流程，掌握高頻詞匯和術語，熟悉理解相關的業務知識。隨著全球化步伐的加快，外貿電子郵件的書寫也發生變化，外貿專業學習者學習時要不斷加強對目標客戶國家文化的深入了解，將國際貿易實務、電子商務、跨文化交流、公共關系、市場營銷等知識融會貫通。

置身于全球化背景，從中西文化思維差異視角研究外貿電子郵件的書寫，可以增強對文化差異的敏銳度。正確處理這些文化差異，減少母語文化的干擾，防止和避免外語學習中母語文化的負遷移，對國際貿易實務學習有一定的幫助。

[ 參 考 文 獻 ]

[1] EDWARD SAPIR. Language [M]. （出版地不詳）： Ishi Press，2014：221.

[2] 林語堂.中國人[M].? 上海：學林出版社，1994： 90-91

[3] MARSCHAK J.The Economics of Language[J].Behavioral Science，1965（4）（頁碼不詳）.

[4] 何自然.語用學與英語學習[M].上海： 上海外語教育出版社，1997：113.

[5] 連淑能.論中西思維方式[J].外語與外語教學，2002（2）：40-46+封三+封四.

[6] 向明友 ，朱邁青.論言語的社會交際功能：經濟分析語用學探究之二[J].外語學刊，2001（1）：81-86.

[7] 楊劼，李芳.禮貌語言在國際商務談判中的運用[J].中山大學學報論叢，2006（10）：118-122.

[責任編輯：龐丹丹]