高校檔案功能的社會化利用探討

鄭 琳

（廣東輕工職業技術學院，廣東 廣州 510000）

在科技、文化、經濟日益發展的今天，高校檔案功能也必須發揮出來他所擁有的價值，為我們創造更大的收益。本文將分為兩個部分來對高校檔案功能的社會化利用進行探討。第一部分我們將分析高校檔案功能的特點以及優勢。第二部分我們將就優勢展開具體論述。

一、高校檔案功能社會化的基本概述

高校檔案功能社會化，顧名思義，即借助于高校檔案的基本功能與重要作用，來實現對高校信息內容的吸納需求。同時，改變以往的檔案管理模式，開發成一個嶄新的系統，使我們可以利用其價值并且創造收益，這便是高校檔案功能同社會結合，服務社會發展。

當前高校檔案功能在我國發展得并不全面，其實高校的檔案功能有很多可以利用之處，幫助我們的社會國家創造更多的價值。值得注意的是，高校檔案還具備如下功能：

（1）文化記憶功能。當前我國的經濟政治都處于飛速發展的狀態，文化也即將復興。在這個時期，檔案功能將承擔著更多的責任，來幫助我國的文化發展。這也代表著高校檔案功能的文化需求增強。根據我國現在的發展狀態來看。檔案的文化記憶功能重要性在日益提升。在日后檔案功能的社會化當中，文化記憶功能是必不可缺的一項。

（2）決策參考功能。檔案學的內容包羅萬象，同時，也是一項記錄了高校整體信息的關鍵性載體。高校的檔案，功能將有助于數據的進一步量化分析，并且作為決策的依據來源。

（3）學術交流功能。目前，我們檔案管理工作的開發項目已經愈發多元化，在未來，更將會承載更全面的學術交流功能。提升檔案的可利用性和文化含量，也有助于提升高校檔案的開發水平的史料開發水平。高校檔案功能有效利用學術交流這一渠道，將很大程度上促進高校之間信息的互聯互通，以及深入交往。

（4）市場服務功能。如今，伴隨著社會主義市場經濟發展水平的不斷攀升，經濟市場對檔案工作的具體要求也日益增大，檔案將作為服務業的新興產業來履行其市場服務功能，比如檔案館可以為社會提供就業咨詢招生資訊，包括學校學生的考研分析和成績查詢。

綜上所述，高校檔案功能的社會化服務工作，優勢極其顯著。首先管藏保存資料更加專業和有針對性。科技是第一生產力，只有將科技知識與人才之間進行結合才能有效地轉化為我們當今社會的生產力。而高校檔案就是通過量化知識，包括教學服務，將大量的專業知識和科學技術傳播給當今社會的工作者和從業者，以便幫助他們在學習研究實驗時進行參考以及比對。第二點就是高校檔案功能具有人才的優勢，所謂的人才便是高校檔案是由一支具有很高專業素養的團隊在進行運營。因此，我國目前的社會化發展離不開人才的專一性與有針對性，所以高素質的人才隊伍將有助于高校檔案的社會化利用與開發。

二、高校檔案功能的社會化利用

（1）強化社會化服務意識。一直以來，我國大部分高校的檔案功能，其實對社會并不開放。這其中表現為高校檔案館的封閉式管理，導致了信息資源的閉塞，以及無法有效利用。雖然起到了一定的信息保護作用，但是阻礙了自身的發展。從我國社會的可持續發展來看。高校的檔案功能必須要加以社會化的利用，所以比起之前的利用方法，高校檔案功能必須要對社會進行開放。這不僅要求高校的檔案人員需要開拓創新，打破傳統觀念的束縛，讓信息流動起來。更要樹立新的觀念，認識到高校檔案功能對于社會的發展帶來的優勢。高校檔案功能在當今時代不僅要服務于高校本身，更要服務于社會，服務于更多的科研教學工作。高校可以開展檔案館和社會溝通的渠道，只有打開了信息流動的渠道才能讓資料和信息達到有效利用，才能真正達到廣大人民群眾的實際需求目標。

（2）明確社會化服務目標。要做好高校檔案功能的社會化，就必須確立高校檔案功能社會化服務的目標。凡事預則立不預則廢，高校檔案功能，亦是如此。具體的措施要根據不同的高校，以及不同的檔案館來進行制定，做到因地制宜。但不論是何措施，其目的就是要完善高校檔案功能的社會化利用。比如檔案館可以定期維護設備，簡化不必要的手續，以及煩瑣的檔案借閱程序。對已經開放的檔案，要盡可能地減少用戶利用上的不方便，這樣才能做到檔案功能的社會化。便捷的高校檔案功能將會帶來更加便捷的信息流通渠道，從而促進社會信息的流通與交流。

（3）充分利用網絡提供社會化服務。21世紀是信息數字化的時代，隨著互聯網加功能的不斷開展，高校其實也要利用好互聯網這個功能，來對高校檔案管理工作進行較為完善的建設。其實從根本上來講就是利用互聯網開拓了一個信息傳遞以及處理的平臺。比如高校建立信息網上平臺，開展檔案網上借閱服務，從而達到館藏資源的共享，這便是高校資源社會化利用的一個有效途徑。科技一定要服務于生產力的發展，高校檔案功能也是如此，必須要利用現代的信息技術和通信手段，來和高校已有的檔案功能進行有效結合，建設內容更加豐富、功能更加齊全、個性更加充足的社會化網站。在網站的制定過程中應更加注重讀者的真實感受，秉承“以人為本”的基本原則，真正做到設身處地的為讀者本身考慮。與此同時，高校也要積極地引進先進的互聯網手段，真正地做到與時俱進。在這一點上需要高校多加大檔案上的財力以及物力的投入，以應對技術信息方面的需求，做到有效利用互聯網資源來服務檔案功能社會化利用。

（4）重視檔案信息增值服務工作。信息最重要的就是信息本身的價值，以及它所潛在的價值。高校檔案功能想要做好社會化利用，就必須重視檔案信息本身的增值服務工作。增值就是增加其中的內涵價值，加大對檔案信息內容的研究和開發力度，將在書本上或者資料上的死知識轉化為社會可以利用的信息，這便提高了檔案信息的價值。諸如此類的增值工作需要高校去做并做到位，這樣才能讓社會認識到檔案功能的重要性。

（5）開展多樣化的服務形式。所謂多樣化的服務形式，并不單單是指高校檔案已有的流通，以及利用，而是要更多地開展高校檔案利用的服務形式。檔案工作將更加有效地服務于實體經濟。第一點，作為一個信息流，和信息量化的主要渠道，檔案功能必須要拓寬其有效利用程度和服務形式。這就要求高校檔案具備多樣化的服務形式，基于對基礎信息的反復提煉，來形成有效的信息和可利用的資源。這便是檔案功能所形成的信息附加品。也提高了信息的附加值。第二點，便是在原有服務基礎之上，拓寬具體的服務業務。第三點，要與讀者相結合，比如定期舉辦檔案展覽，把高校的答案功能確切的落到實處，做好為群眾負責的職能。將用戶喜聞樂見的信息資源多加以利用展示，可以有高校的教學成果科研成果，實行檔案與社會的深入對接。

（6）積極開展聯合協作的信息服務。高校檔案功能的社會化利用不單單只是關起門來自己做，這樣子無異于閉關鎖國最后自己將落后于社會。所以高校檔案工作必須要借助當今的科技成果，利用網絡、大數據、計算機等先進的科技資源來合理調配。高校的檔案以及社會功能的處理。同時高校也要和社會各方面展開多元化的合作性服務模式，從而來共同攻克難題。通過與其他圖書館、檔案館一起整合資源處理信息，做好信息的分類量化規整，共同擴大高校檔案功能對于社會的影響實現資源的合理利用與共享，積極有效地應對自身檔案所存在的缺陷，以及無法獲取的社會資源，更好地推動高校檔案功能的社會化利用。

綜上所述，高校檔案功能的社會化利用，是我國當今時代的必行之策，即滿足了高校檔案建設工作發展需求，又契合了時代的發展脈搏。因此，充分結合高校檔案的功能服務社會，就必須不斷創新，不斷地同社會進行結合，做好信息的處理溝通與利用，這樣才能使高校檔案功能得到社會的認可，從而不斷拓展協助高校檔案走上可持續發展的道路。