高校軟件資產管理探析

陸 威

(閩南師范大學 國有資產管理處，福建 漳州 363000)

一、軟件資產管理的時代背景

進入21世紀以來，計算機工業發展迅猛，軟件產業技術和產品的更新換代日新月異。國家對高校教學科研成果的日益重視，促進了高校各類教學科研硬件及相關應用軟件的采購比重日趨加大。軟件資產已經逐漸成為高校資產的重要組成部分之一。在這樣的時代背景下，我們應抓住機遇，采取行之有效的軟件資產管理方法，確保高校國有資產的保值增值。

二、高校軟件資產管理現狀

軟件資產，是指以軟件載體、許可、信息化成果的拷貝(含文檔資料)等形式存在的，單位價值達到固定資產標準或授權使用期限在一年以上的批量同類資產。軟件資產作為高校資產的一部分，與高校其他資產一樣具有成本價值和使用價值。如今，軟件資產正隨著多媒體、校園網絡的逐漸開發和普及，呈現逐步增長的趨勢。

近年來，無論是對外招投標購置的軟件，還是高校自行開發的軟件，在采購數量和預算經費上均呈現遞增趨勢。比如，目前高校的管理軟件有涉及日常校務信息往來的辦公平臺，有管理學生學籍信息的學生自助登錄系統，有打印學生成績、畢業證書的管理軟件，有管理資產、人事、財務、科研數據等專業信息的專業管理軟件，等等。高校無論是服務于學生、教師，還是服務于行政、教學和科研崗位，都在借助管理軟件輔助人工的辦法完成日常工作。利用并管理好軟件資產，已成為高校資產管理人員必須面對和思考的問題。

由于軟件資產的自身特點及各種主客觀原因，高校軟件資產管理存在以下問題：

(一)管理觀念較為守舊

按國有資產管理有關條例界定，軟件資產應為無形資產。而我國對無形資產的認識和研究界定相對較晚，在理論探討和輿論宣傳上相對滯后。此外，從高校資產購置組成形式看，早期高校資產在購置和管理上比較側重傳統硬件類型設備，如電子儀器設備、行政辦公設備、教學儀器設施、房產等。從當前高校資產組成比例來看，硬件資產仍占資產總額的較大比例，因而高校資產管理部門仍然較注重對此類資產的管理。軟件類無形資產因發展較晚，與其相關的管理思路和具體管理方法仍處在探討摸索階段。目前，高校對軟件資產的購置、管理、監督、處置、評估、審計等工作仍未形成統一的管理機制，軟件管理意識仍然不足。若采購單位重視，則會根據國有資產管理辦法完成軟件資產的入賬登記等手續；反之，則對這類資產無視。這在很大程度上要求資產管理者加強對軟件資產的重視，在實際操作中形成規范、完善的軟件資產管理模式。

(二)“無形”特點加大管理難度

在高校中，軟件資產作為一種無形資產，可能是教務管理中的一個虛擬網址，也可能是一組計算機序列符號。軟件資產無具體形態，并且有可能在一段時間后出現變更，所以在購置、使用、驗收和效益評估、報廢銷賬等實際操作環節中往往給高校資產管理工作增加難度。高校資產管理部門和軟件資產具體使用部門因職能分工不同，不能就軟件資產的管理、使用、反饋等情況及時溝通，往往造成軟件資產難以管理。

軟件資產與硬件資產不同之處還在于，軟件資產一經采購仍存在后續升級、安全維護等系列問題。例如學生學籍管理軟件或資產管理軟件這些專用類教學輔助管理軟件和行政管理軟件，會存在后續版本升級、功能增加和完善等要求，并因此產生相應費用。這些后續費用加上軟件購置原值，導致一款軟件的單位價值不斷累加。對于此類情況，資產管理部門可以將其視為軟件升級，并在軟件資產最終入賬金額上呈現出原值和后續費用的累計。但如果軟件資產的具體使用部門未能主動到學校資產管理部門登記管理，而僅僅將此類費用作為硬件后續的維護費用，那么該款軟件的單位價值就缺少了該部分價格，從某種意義上說造成了國有資產流失。此外，軟件使用部門的人員對軟件的不規范操作與應用，也會使軟件資產維護成本提高，并存在某些安全隱患，加大軟件資產管理的難度。

(三)計劃與采購脫節

隨著學校規模不斷擴大，學校各部門因教學、科研、行政工作等需要，申報采購各種軟件。學校若沒有做好總體的軟件管理規劃，就容易出現各部門對同一個軟件反復申購的情況。在購置軟件后，采購單位(國有資產管理部門)因為沒有直接接收軟件，不可能對軟件進行復制備檔；而使用部門收到軟件后若不及時對軟件進行刻盤保存或對無法復制的軟件安排專人保管，就會降低軟件的使用周期。

針對目前高校軟件管理存在的問題，應盡快建立健全軟件資產管理制度，探索良好的軟件資產管理方法。

三、規范軟件資產管理程序，逐步建立和完善軟件資產管理長效機制

(一)提高認識，強化軟件資產購置預算申請程序

高校資產管理部門應與時俱進，把完善軟件資產管理作為國有資產管理全局工作的有機組成。在遵從國家推進軟件知識產權保護工作原則的大背景下，緊密結合學校實際情況，有計劃、有步驟地推動本校軟件資產的購置、整合。

高校資產管理部門在對全校資產清查過程中，應組織學校各職能部門對各自業務系統和辦公系統的軟件進行認真核查，并對計劃購置的軟件作出詳細的購置要求。經過學校詳細采購規劃后，資產管理部門統一登記歸類，區分操作系統軟件、辦公軟件和殺毒軟件，由學校進行集中招標采購。這樣，在采購環節既可預防同一軟件反復購置的情況，又可以確保購置正版軟件。此外，應充分發揮審計、財務等外部監管力量，切實將軟件資產的財務核算、配置使用以及軟件正版化等情況納入部門審計范圍，確保軟件資產管理規范工作有序推進。

(二)以“軟件”管理軟件，完善軟件資產管理系統

目前高校資產管理都有一套相關的管理系統，或借助開發公司制作固定資產管理軟件，或自行開發管理軟件。根據高校情況的不同，此類管理系統或為單機版或為網絡共享版，實現用“軟件”管理軟件。在計算機網絡普及和完善的背景下，高校資產管理已具備了實現軟件集中管理、資源共享的條件。高校在不侵犯軟件著作權益的前提下，實現資源最大化共享必須對采購后的軟件進行分類。可進行共享的辦公通用軟件、殺毒軟件等，在購置后由國有資產管理部門統一復制備份，這樣既能保證原裝軟件的存儲，又可以滿足資源共享的可能性。

(三)明確職責，建立責任追究制度

根據軟件資產的實際情況逐級建立購置、使用責任制，明確軟件資產在購買、使用、升級維護等環節的直接使用人和保管人，并建立領導監督制，確保軟件資產的常規使用。各高校應盡快健全軟件資產驗收、入賬、使用、升級、維護等內部管理制度，做好日常管理工作。對軟件資產使用部門的具體經辦人員應加強培訓，讓具體管理人員明確自身工作職責，強化軟件資產管理。對購置的軟件應注重外觀檢查，仔細核對合同，檢查質保書、保修書，認真閱讀使用說明書；在現場安裝調試時，對各功能模板進行逐一測試。以上程序確認無誤后，方可至國有資產管理部門做好軟件入賬手續。國有資產管理部門在對軟件資產進行入賬后，圍繞軟件升級、更新和維護，應加強與軟件使用部門的溝通交流，根據工作職責建立明確的軟件資產使用管理責任制，根據不同軟件資產的特點有針對性地完成軟件管理工作。

四、結語

軟件產業是國民經濟和社會信息化的基礎性、戰略性產業，對經濟和社會發展具有十分重要的作用。保護和使用正版軟件，清理和抵制盜版軟件，是保護和完善我國知識產權的必然要求。高校資產管理部門應提高認識，帶頭使用正版軟件，抵制盜版軟件，在校園內積極營造保護知識產權的良好環境。在國家保護知識產權的大背景下，建立健全高校軟件資產管理機制，提高高校軟件資產管理水平，是今后高校資產管理工作的重心。