談創新高校干部的人事檔案管理工作的思考

王尚祥 山西大同大學組織部

干部的人事檔案是高校內部人資工作中信息存儲的重要環節，也是能夠全方面對高校人才綜合素質進行分析和考察的信息重要來源。但是，目前我國高校的干部的人事檔案在管理工作開展過程中，其檔案資料的收集和整理，以及傳遞等方面存在著眾多的不足，還需要深入的探究創新管理模式，以此盡早實現人資管理工作向著更高的水平發展，提高高校整體的教育工作效果。

一、高校干部的人事檔案管理工作存在的問題

首先，材料收集渠道不暢、范圍較窄。不同的材料檔案歸屬于不同部門監管，導致了這部分資料不知道應該在教務處、人事處，還是科技處收集，也導致資料被弄丟，或者是銷毀。同時，高校內部也出現了檔案歸納整理不及時，影響整個檔案存儲的現象這也導致高校內部經常會出現，干部的人事檔案的材料缺失的現象，很難真正完全地反映出干部在實際工作中所具有的真實面貌；其次，材料不規范、缺失，影響檔案質量。材料整理不規范和缺失現象，也影響了檔案的整體質量為其工作的順利開展，對檔案后期的整體質量造成嚴重的影響。再次，信息開發不足，利用率較低。管理工作人員嚴格地執行了對檔案和資料進行檢查和翻閱的制度，但卻在很大程度上，忽視了干部的人事檔案在資源的開發和使用上，使其僅僅維持在查閱和借閱這一較低的水平。

二、高校干部的人事檔案管理基礎工作

(一)上級業務部的監督和檢查工作機制的建立是基礎。人資在管理工作中，向信息化建設方向的發展能夠有效地保證相關單位及時挖掘和掌握校園內部人力資源工作開展的基礎性內容。上級的業務部門把有效的監督機制和檢查方式，推動到人力資源的管理工作過程之中，能夠使人資的工作向信息化發展，也能夠使這一工作的開展具有原動力。

(二)建立完善的人力資源建設制度。在實現人資建設工作開展過程中，其所涉及到的歸檔的文件和相關材料，需要及時有效地進行檔案的歸類。嚴格地制定一套管理制度，避免出現檔案分散和流失的現象。按照規定向檔案館正常地進行輸送人員的檔案，并且狠抓落實檔案的管理工作效果，實現有章可循、有法可依的效果，以此確保人資管理工作的整體質量。

(三)提升管理隊伍綜合素質。人資信息管理工作中，相關人員需要加強政治學習工作開展的效果，提高自身的思想覺悟，強化法律教育意識，提高人資管理人員自身的綜合素質，保證其能夠符合現代化人資管理工作的需要。管理人員也需要脫離原有的培訓方式，實現不同的業務學習效果，積極的培養人資信息反饋，這樣才能夠真正的保證人員積極地參與到業務培訓工作之中，更新自身所具有的知識結構，也能夠符合現階段人資信息管理的需求。

三、優化高校干部檔案管理路徑研究

(一)構建科學的干部人事管理觀，端正檔案管理態度。只有通過從觀念上進行改革，才能夠對干部的檔案進行科學的管理，進而提高其效率的提升奠定良好的思想基礎。干部人事管理的不斷完善為我國社會主義的發展有著非常重要意義，為了實現這一目標可以采取以下措施。首先，管理人員要高度重視與干部檔案相關的管理，明確其與單位經濟發展的關系，了解其對于社會發展的推動意義，從而強化檔案管理水平。其次，要加強檔案管理人員對工作的認真程度，在各種管理模式的有效框架下，能夠確保各項工作順利進行。這樣能夠有效的避免錯誤信息的出現，使得干部檔案更準確，使其可參考性更強。

(二)在干部人事檔案管理中應用數字化手段。數字化是進行檔案保存管理的有效途徑之一，其能夠提高檔案的保存安全性、準確性。想要在干部人事檔案管理中應用此種技術，就必須做到以下幾點。第一，數字化的管理需要一定的硬件支撐，因此在實際的工作過程中，需要引進先進的設備以及管理經驗，確保數據的存儲、共享能夠在安全高效的情況下進行。第二，應該成立專門負責干部檔案的人事中心。根據工作的內容和工作量進行適當的匹配，優化管理中心的內部流程，減少冗雜、無用數據的積累，從根本上提高個人信息的使用效率。

(三)建立具有開放特性的干部人事檔案管理方法。為提高干部的人事檔案管理質量與利用效率提供良好外部框架。干部檔案作為我國檔案的關鍵部分之一，需要結合當下的發展，建立具有一定開放特性，能夠對其進行實施修改的系統，這種系統具有一定的權限下放特性，以滿足一些流動人才的需求。

(四)全面提高干部的人事檔案管理人員綜合素養。干部的人事檔案工作人員要強化自身的工作意識，其中包括政治意識和保密意識兩方面；同時，要成立專門的干部的人事檔案工作部門；還應該重視檔案管理工作人員的培訓，保證其技術能夠滿足當下的發展需求。

四、結論

由以上內容可知，現階段我國人事檔案管理中干部檔案管理部分仍然有一些問題存在。為了應對這一問題，有關部門要端正管理態度，時刻關注行業的科技發展，從多個角度不斷提升干部人事檔案的管理，進而發揮其最大作用。