出版管理部門降低圖書出版成本的措施探討

周宇曉，柳寶琴，段 鵬，賴喜平

（中國標準出版社，北京 100029）

出版社出版管理部門職能定位根據各出版社情況不同，有的出版管理部門負責排版、校對、設計、印制、質量檢查和材料采購；有的出版管理部門只管理印制、質量檢查和材料采購，不負責印前工作；有的出版工作直接下放到編輯部門，專門設立編務負責出版，材料采購工作由出版社統一負責。但是作為出版管理部門，降低圖書出版成本都是其重要工作，也是出版社提質增效的重要手段。

一、圖書生產成本的構成

圖書生產成本涉及的項目比較多，它包括設計費、插圖費、排版費、編輯加工費、校對費、稿費、印刷裝訂費、紙張成本、發行費用、營銷費用、倉儲費用等，其中紙張成本是最大的費用支出，其次是印刷裝訂費，這兩項占總生產成本的50%～55%。其他費用出版單位一直沿用行業規定標準，成本壓縮空間很小，稿費情況特殊，是由編輯與作者溝通的結果，變化浮動較大。故本文只探討紙張成本、印刷裝訂費降低的思路及辦法，這應該是出版管理部門重點關注的部分。

二、成本控制的主要手段

（一）樹立全員成本意識[1]

全員成本控制是指對企業生產經營所有過程中發生的全部成本、成本形成中的全過程、企業內所有員工參與的成本控制。單位領導首先必須重視成本控制，加強對員工的培訓，形成在企業內控制成本成為常態；建立對責任部門、責任人進行約束的制度體系，進行精細化管理，對生產成本細分為生產成本、營銷成本、管理成本等，科學分配預算，達到成本控制的目的。

（二）規范和完善成本管理制度[2]

成本管理制度一般在出版社里并無專門的制度，只是零散地存在于各種具體管理制度中，但在每一個關鍵環節都應有效跟蹤與監控，做到實時管理。

三、降低紙張使用成本

（一）規范和完善紙張采購和管理制度

1. 應建立嚴格的采購制度和供應商檔案及準入制度[2]。制度應規定物料采購的申請，授權人的批準許可權，物料采購流程，相關部門的責任和關系，各種材料采購的規定和方式、報價和價格審批等。對企業的正式供應商要建立檔案，供應商檔案除有編號、詳細聯系方式和地址外，還應有付款條款、交貨條款、交貨期限、品質評級、銀行賬戶等。每一個供應商檔案應經嚴格的審核才能歸檔。企業的采購必須在已歸檔的供應商中進行，檔案應定期或不定期更新，并由專人管理。同時，建立供應商準入制度。重點材料的供應商須經質檢、物料、財務等部門聯合考核后才能進入，如有可能要實地到供應商生產地考核，對考核的問題逐一評分。

2. 建立價格檔案和價格評價體系。對所有采購材料建立價格檔案，對每一批采購物品的報價，應首先與歸檔材料價格進行比較，分析價格差異的原因。對于重點材料的價格，要建立價格評價體系，由公司相關部門組成價格評價組，定期收集有關的供應價格資訊來分析評價現有的價格水平，視情況可一季度或半年進行一次。財務部對重點監控的材料應根據市場變化和產品標準成本定期定出標準采購價格，促使采購人員積極尋找貨源，貨比三家，不斷降低采購價格。

（二）具體降低紙張材料成本的方法

1. 采購合理，備紙適當。紙張購買須與編輯部加強溝通，了解掌握年度出版計劃和季度出版計劃，結合本單位的用紙規律進行科學規劃。一般情況下，以滿足一個季度使用為宜，結合高峰期用紙、紙張供應、重點圖書、套書出版情況綜合考慮。大多數出版社自己購買紙張，可通過招標形式直接與紙企合作，可以有效降低紙張的使用成本。若采購量較少，可與其他出版社或者印刷企業結成同盟聯合采購，以獲得價格優惠。價格會經常隨季節、市場供求情況而變動，應注意價格變動的規律，把握好采購時機。在紙張使用高峰期到來之前，紙價通常會上調，短期供應不足。為不影響正常生產經營和降低用紙成本，最好錯開用紙高峰期，做好備紙工作。出版部門應充分進行采購市場的調研和資訊收集，定期形成調研報告。

2. 通過付款條款的選擇，降低采購成本。如果企業資金充裕，或者銀行利率較低，可采用現金交易、貨到付款、賬期縮短等，這樣往往能帶來較大價格折扣。通過估算供應商的產品或服務成本，了解供貨商的基本成本，以競爭招標的方式來牽制供應商，并選擇信譽佳的供應商與其簽訂長期合同，避免價格波動較大。

3. 紙張替代。在選擇紙張時，要全面了解紙張的性能和各項指標，做到有針對性替換，從而達到節省成本的目的。比如我社采用數字打印小批量標準文本時，常采用80克高白膠版紙張，在大批量印刷標準文本時，一般采用70克本白膠版替代，雖然兩種紙張克重、顏色上有區別，但在柔韌性、適機性等方面相差不大，價格差別不小，用70克本白膠版替代80克高白膠版，印刷質量和裝幀質量沒太大區別，既能滿足讀者需求，又可以節省不少成本。

不同品牌紙張價格相差不少，對于一般圖書，沒有必要采用高品質紙張，完全可以采用其他品牌替代使用，價格便宜不少，圖書成本自然降低不少。

4. 減少紙張浪費。圖書設計時應當盡可能選擇市場上的主流成品尺寸，如B5開本，成品尺寸為170*240mm，最適合的紙張規格為710*1000mm（16開）及1000*1400mm（32開），若選用787*1092mm規格的紙會造成很大的浪費。另外，如果成品尺寸是185*240mm，即比標準16開185*260mm高度上小20mm，也可在用紙量足夠大的情況下要求紙商按照787*1000mm的規格進行特規生產，避免浪費。但編輯和設計人員在選擇開本尺寸還是應該盡量避免畸形開本，畸形開本不僅給后面的印刷裝訂工作帶來困難（很多類似正方形的12開、24開書籍在裝訂的時候要拆分成4+8開及16+8開），對發貨運輸造成不便，而且只能用更大幅面的紙張規格開切或采購特規紙張，前者會造成極大的浪費，后者如果需求量有限，訂單量達不到紙廠最低開機量則無法生產。

四、印刷裝訂費用的降低

（一）規范和完善印制管理制度

1. 建立規范的出版物印制管理辦法。現在出版社大都已經轉企改制，原先的規章制度應隨著政策的變化有所完善，建立規范嚴密細致的印制管理辦法，規定印前、印中、印后管理，印裝質量管理，印刷企業管理等，有制度可依，有助于統一管理，降低印裝費用和管理成本。

2. 制定出版物印制標準。中國標準出版社屬中央一級專業出版社，依法享有我國國家標準、部分行業標準的專有出版權。主要出版國家標準、行業標準、國際標準和國外先進標準。制定公司出版物印制標準，規范用紙材料、印制要求、印裝質量，指標嚴于相關國家和行業標準，從長遠來看，這對規范生產、降低生產成本是大有裨益的。

（二）降低印刷裝訂費用的方法

1. 印刷工藝適用。[1]印刷技術的發展和廣泛使用將推動圖書印制成本的降低，數碼印刷最近幾年異軍突起，以柯達數字噴墨技術為代表的數碼印刷機，印刷效果直逼傳統印刷，而在1000冊及以下印量圖書，數碼印刷成本與傳統印刷相比有無以倫比的優勢，數量越少，這種價格優勢越明顯，高效、快捷、低成本幾乎成為輪轉數碼印刷的代名詞。

2. 印制工價合理。逐步建立一個適宜、充分并且行之有效的印刷廠管理體系是每個出版企業必須面對的，通常包括印刷廠的分類、印刷廠的認定等。出版商可以根據實際需要重新確定加工工價。確定的新工價標準既要有效降低生產成本，又要照顧到協作企業的利益，讓協作企業維持更低的利潤水平，但不影響協作企業的可持續性發展。可以通過減少協作企業數量的方式，增加協作企業的業務量，用以彌補降低工價給協作企業帶來的損失。

3. 印刷數量適中。根據以往經驗，對有一定銷量的圖書，參照已出版的同類圖書銷售情況，首印數量為已出版同類圖書總銷量的70%～80%，保證首印圖書既能滿足市場需求，又不致積壓浪費。同時，合理降低生產成本占總生產碼洋的比例，達到最佳投入產出比，做到首印數量既不過少，生產成本太高，也不過多，造成庫存壓力過大。

4. 印張安排合理。一本圖書的印張最好設定調整為整印張或0.5印張,否則像0.625、0.75、0.875等印張，將增加制版和曬版數量，裝訂中也會增加折頁、黏粘等工序，不但增加成本，還延長生產周期和增大出錯的概率[3]。在實際生產中，可以根據需要調整相應內容所在位置或增加少量白頁，降低工序難度。

圖書中出現插頁和彩色插頁常常存在，因此應考慮插頁的面數要合印張，如16開的彩色插頁的面數最好是4的倍數，32開的插頁的面數最好是8的倍數。這樣可以使得印制工藝相對簡單，降低成本和出錯風險。除特殊表格外，一般表格或者黑白圖要盡量隨正文頁碼編排。

五、結語

出版管理部門既要做好服務工作，又要做好管理工作，尤其是要在圖書出版成本管理上下功夫，首先應做到制度規范有效，各種流程井然有序有效地做好紙張的科學管理，根據出版計劃對所需購入的紙張進行科學的規劃和分析，研究市場供求關系，把握采購時機，備好貨源，做到少花錢多出書；加強印制環節中主要要素的成本控制，如印刷工價調整和印刷工藝的選擇，排版設計的正確安排，達到節省生產成本的目的，這也是圖書生產管理工作的關鍵。