淺談高職院校檔案管理的“重”與“輕”

龍潔 湖南城建職業技術學院

高職院校的管理工作內容復雜，兼容并包，而檔案管理則是其中最容易被忽略、卻又最重要的一個組成部分。不得不承認的是，我國高等職業院校的成立時間普遍不長，在管理策略、管理方法上都存在許多不足之處，檔案管理和應用更是有很大的可提升空間。

一、高職院校檔案管理存在的“重”與“輕”

(一)重“資料收集”，輕“服務升級”

在實際工作中我們發現，現階段很多高等職業院校的檔案管理工作重點，仍然放在對資料方案的收集和保存上，檔案管理制度也主要在檔案收集和保存方面發揮作用，怎樣才能合理的對檔案信息進行利用、怎樣才能提升檔案管理的服務性，目前還是一片空白，高等職業院校的檔案管理工作普遍呈現一種“收集保存效果良好，運用質量低下”的問題?；旧纤械母叩嚷殬I院校都是如此，檔案管理人員在收集檔案資料、保存檔案方面都有自己獨到的見解，并且有體系化的工作制度作為標準和基礎，但是如何提升檔案管理工作的服務質量這個課題卻少有人思考，檔案管理工作的整體質量并不突出。

(二)重“紙質檔案”，輕“信息化數據”

很多高等職業院校的檔案管理工作思路仍然停留在過去，在新的時代背景下絲毫沒有認識到檔案管理工作進步創新的必要性，一味強調各種紙質材料的保存和管理。體現最為明顯的就是，很多高職院校目前的檔案調閱仍然是通過復印、登記等方式進行，檔案信息電子化遙遙無期。在這種情況下，信息化的檔案管理系統很難真正成型，直接的造成了我國高等職業院校檔案管理服務的效率低下問題，同時，這種只關注紙質檔案的管理模式很容易導致檔案信息的流失。

(三)重“制度建設”，輕“制度落實”

除了上文中提到的兩點問題以外，我們在實際工作中還發現，有一小部分的高等職業院校檔案管理制度建設成績斐然，然而各項措施卻很難落實到位，制度條款寫的極其詳實，檔案的分類、保存時間、工作人員責任分配、檔案銷毀辦法等等應有盡有，同時宣傳做的也比較到位，基本都在墻上進行了張貼。還有一些學校在提到檔案管理的時候，第一時間想到的就是該怎么完善制度，卻沒有人考慮到該怎樣保證制度落實，口頭理論每個學校都能制訂幾條，真正落實起來效果卻無從保障。這種表面形式主義之風如果不及時剎住，輕重不分的問題如果不及時解決，那么高等職業院校的檔案管理工作很難得到真正的發展。

(四)重“檔案有無”，輕“質量優劣”

目前，我國大部分的高等職業院校檔案管理工作都還不夠成熟，無論是工作團隊建設，還是管理方法建設都有待進一步的完善，但是很多院校的關注點都放在了怎樣增加檔案數量，卻忽略了檔案管理的質量問題，在工作人員的管理方面也沒有建立起詳盡的評價策略，工作人員的整體能力無法得到保障。

二、高職院校檔案管理改進措施

(一)學校管理與檔案管理一體化

在今后的工作中，高等職業院校管理人員務必要認清學校管理和檔案管理之間的關系，對二者進行統一的規劃和分析，讓檔案管理成為學校管理的一個重要組成部分，從制度層面調整檔案保存、管理的工作手段。并且，讓檔案的收集、保管和整理成為學校日常管理的一個項目，定期對檔案管理工作的成效進行抽檢，對檔案管理責任進行分配，出現問題第一時間按照分配進行追責，從而保障檔案管理工作的妥善進行。

(二)實物檔案與電子檔案一體化

紙質檔案是檔案管理工作必不可少的對象，然而在今天，信息化技術正在給越來越多的行業帶來不可忽視的影響，因而高等職業院校管理人員務必須要認識到電子檔案和紙質檔案結合的必要性。在收集資料、歸檔入庫等步驟中，同時進行電子信息和紙質信息的處理，不能讓二者割裂開來。除此之外，在提交紙質檔案的時候需要核對電子化檔案信息，從而確保電子信息化建設與紙質檔案的同步。另外，還需要盡快引入電子信息化檔案管理系統，以管理系統為依托提升檔案管理的穩定性。

(三)硬件建設與軟件建設一體化

高等職業院校的檔案管理工作想要真正取得發展，還需要強化管理人員工作能力和整體素質，盡快調整檔案管理人員的組織結構，采取新的管理措施和手段進行統一化管理，注重他們的職業道德培養，確保每個工作人員都能充分認識到自己工作的重要性。除此之外，還需要積極投入更多的資金作為檔案管理工作發展的支撐，購入檔案管理所需的一系列硬件設備的同時，設立工作人員獎勵專項資金，對工作態度及工作質量優異的工作人員以足夠的獎勵，讓他們在工作中能夠發揮出自己的光和熱。

三、結語

總而言之，高等職業院校的檔案管理工作質量關系到學校的整體管理水平，因而我們需要改變目前存在的諸多不足之處，調整工作方法、改變工作思路，為建設更加高質量的檔案管理工作體系而努力。