淺論機關事業單位數字化檔案管理工作

重慶市秀山縣膏田鎮文廣中心

一、機關事業單位數字化檔案管理工作的現狀

(一)軟、硬件設施投入不足

軟、硬件設施是機關事業單位開展檔案管理工作的物質基礎。然而，當前部分單位雖然也對與檔案管理工作相關的軟、硬件設施進行了投入，但是從整體投入情況來看還較為欠缺。有的單位對硬件設備投入不足，應用于檔案管理的計算機、掃描儀等設備過于陳舊，部分單位是將辦公室等其他部門使用過的淘汰設備移至檔案管理部門使用，導致設備故障頻出，已不能適應現代化檔案管理需要。有的單位對軟件投入不足，不能對檔案管理系統進行及時更新和升級，導致系統應用功能與業務發展存在差距，不能滿足新業務的檔案管理需求。

(二)檔案管理人才缺乏

對檔案進行數字化管理，向機關事業單位的檔案管理人員提出了更高要求，不僅要求他們具備一定的本單位工作經驗，熟悉單位的整個業務流程，而且還要求他們能夠掌握和應用計算機、網絡信息等現代技術，具備較高的綜合素質。從目前的情況看，只有極少數單位的檔案管理人員能夠滿足要求，大多數單位的人員均難以達到標準。多數單位的檔案管理人員均由辦公室、綜合科等其他部門的人員調任，他們雖然有著豐富的本單位業務經驗，但是年齡普遍偏大，思想較為保守，對新事物、新技術接受難、掌握慢，加之本身檔案業務知識缺乏，對數字化檔案管理工作的開展形成了現實阻力。

二、機關事業單位數字化檔案管理工作的改進措施

(一)加大設施投入，定時進行更新維護

機關事業單位應重視檔案管理工作的數字化，合理編制和分配預算，加大檔案管理軟、硬件設施的投入，使其能夠滿足現代檔案管理工作的需要。一是，要加大硬件設施的投入。評估現有檔案管理設備，對于陳舊落后、技術性能指標不合格的設備進行更換。在進行新檔案管理設備的采購過程中，應考慮新設備的技術先進性，但并非需要采購技術指標最為領先的設備，應綜合考慮影響因素，力爭在預算、技術性能、最佳使用年限之間保持平衡。二是，要加大軟件設施的投入。采用的檔案管理軟件系統影響著硬件設備性能的發揮，所以在加大硬件設施投入的同時，也需要對軟件設施進行必要的投入。所購入或開發的軟件系統應考慮單位檔案管理的業務實際，應使軟件系統功能和檔案管理業務需求之間達到合理匹配。定期對軟件系統進行更新和維護，確保系統功能的完善性。尤其是在出現新檔案管理業務時，應對現有系統功能進行檢查，分析是否能夠滿足新業務的需要，不能滿足的，及時進行功能完善。

(二)重視安全問題，增強檔案系統防護

較之傳統的檔案管理方法，在對檔案進行數字化管理的條件下，安全問題更加突顯，檔案數據更容易被泄露和竄改，更難以被察覺和發現，而且安全問題一旦發生，所產生的影響和損失更加巨大。因此，機關事業單位必須重視檔案安全管理問題，切實加強檔案管理系統的安全防護。一是，加強檔案硬件儲存設備的安全防護。加強儲存設備存放地點的安全防護，強化日常安全管理，做好防火、防盜、防潮工作。定期對硬件設備進行檢查，確定其儲存性能是否完備，所儲存的信息是否完整，發現存在儲存設備性能不佳的，及時更換儲存設備，確保檔案信息不受影響。二是，加強檔案管理系統的安全防護。所采用的檔案管理系統必須具備安全防護功能，對系統中的操作均須在后臺進行記錄，做到任何操作均有跡可尋。對系統訪問進行限制，嚴禁無關人員進入檔案管理系統，設定相應權限，用戶只有在自身的權限范圍內對數據進行有限的查看、錄入或更改。安裝必要的網絡安全軟件和殺毒軟件，防范系統入侵風險。定期對檔案管理系統進行安全排查，爭取將安全隱患消除在信息安全問題發生以前。

(三)加強隊伍建設，培訓招聘相互結合

高素質復合型人員對開展數字化檔案管理工作至關重要，機關事業單位要通過培訓和招聘相結合的方式提高人員素質，加強隊伍建設。通過對現有員工進行培訓，及時補齊檔案管理業務短板；通過對新員工進行招聘，提高檔案管理團隊的技術能力；通過新老員工之間的配合，形成團隊人員的優勢互補。一是，要對現有檔案管理人員進行培訓。可以外聘檔案管理專家對現有人員進行培訓，培訓重點應放在檔案業務知識、系統軟件應用等現有人員掌握薄弱的方面。與此同時，要注重對現有人員自學能力的培養，使其在業務實踐過程中不斷發現自身的不足，不斷進行自我提高和完善。二是，要招聘檔案管理專業人才。根據崗位性質和內容制定招聘標準，對應聘人員的從業經驗、業務能力等方面進行嚴格審查，擇優錄取。應控制招聘人員數量，使人員數量滿足檔案管理業務的合理需要，既不能為了減少人員費用支出而隨意縮減數量，也不能一味的開展檔案管理工作而不求效率的隨意調增數量。

三、結束語

綜上所述，對檔案進行數字化管理是社會發展的必然趨勢，各機關事業單位應在新的形勢下重視此項工作，在梳理自身檔案管理工作的基礎上，從加大設施投入、優化安全防護、加強隊伍建設等方面有重點的進行改進和完善。