試論新來源觀對電子文件檔案管理工作的影響

【摘要】來源原則是檔案界公認的現代檔案整理的核心原則，在電子時代經歷了質疑后被“重新發現”修正成“新來源觀”，它對電子文件管理工作產生巨大影響。本文從電子文件整理、著錄檢索、鑒定等方面分析了新來源觀對電子文件管理工作的影響。

【關鍵詞】新來源觀 電子文件 整理 著錄檢索 鑒定

來源原則自從20世紀初在檔案界確立其核心地位以來，對世界各國的檔案理論和實踐產生了巨大的影響。到了電子時代，來源原則一度遭到質疑，又被“重新發現”，賦予新的含義，即“新來源觀”。新來源觀實質上是從新的視角對來源概念賦予新的闡釋。我國檔案學者馮慧玲就曾指出“這個‘來源就是指文件的形成過程及背景，即文件是由誰，在什么條件下，運用哪些數據，為了什么目的，采用何種結構形成的等方面的情況。不管文件是獨立產生于一個機構，或是由來自若干數據源的數據組合而成的，只要我們掌握它們的形成過程，并把這些信息隨同文件信息一同保留下來，就可以尋根溯源，了解該文件的始末原委。”新來源觀并不是對傳統來源原則的的否定或簡單重復，而是通過對它的豐富和發展增強了它在電子時代的生命力。新來源觀主要是針對電子文件的特點而提出的，所以它的實踐價值主要體現在對電子文件的整理、著錄、檢索、鑒定工作環節產生了重要影響。

一、整理

與傳統文件相比，雖然電子文件有很多不同的特點，但是它們本質上仍然是人類社會活動的真實記錄。所以保持文件之間的歷史聯系，對電子文件管理尤其是在整理領域同樣重要。新來源觀可以為判斷全宗、劃分管理單元提供客觀依據，有效解決電子時代某些電子文件難以區分全宗的問題。

電子時代全宗依然存在，只是發生了“形態的異化”。其特點有二：一是全宗將再也不是原來意義上的館藏單位，而僅僅是檔案信息處理和用戶利用不可或缺的基本單位;二是全宗的實體形式越來越少，將主要以智能控制形式出現。

由于電子文件的系統依賴性及易失性等特性，單純電子文件管理亦須進行過程控制，在這種情況下，信息時代的檔案全宗將是處于智能控制下的全宗。所謂智能控制是指超越文件原始載體的限制，控制檔案信息過程或行為。正如何嘉蓀先生所說：“全宗并非僅僅處于實體控制狀態下的文件群體，它還可以在智能控制下得以實現;有時難于在實體控制狀態下組織的全宗，反而在智能控制狀態下成為可能，甚至可以說智能控制下的全宗才更加完美和理想化?！?/p>

二、著錄檢索

隨著電子文件記錄方式和載體的變化，以及檔案人員對電子文件特性和對檔案本質認識的深化，同時，出于保證電子文件真實性、可讀性、可利用性的需要，檔案人員更加認識到來源聯系的重要地位，要求綜合著錄文件的內容、結構和背景信息。而新來源觀擴大了電子文件著錄項目的范圍，使著錄內容更加齊全完整，其中，元數據的引入更好地適應了電子文件的特點要求。

一方面，著錄的作用越來越重要，成為電子文件證據性和真實性的重要保障。由于電子文件信息與載體的可分離性，其物理載體在升級轉換過程中信息的易逝性等因素，常常使電子文件的真實性受到威脅，而著錄是保證其真實性的一種可靠手段。另一方面，著錄內容和重點發生變化，電子文件著錄的內容應涉及文件形成過程中的各個要素，包括文件形成背景，內容和結構，而且著錄的重點應從文件的內容轉移到文件形成背景上來。只有元數據才能擴展傳統著錄的范圍，全方位的描述文件的來源信息。另外，電子文件著錄應貫穿其整個生命周期，成為一種全過程著錄。 只有引入動態性的元數據著錄才能動態地反映文件整體運動過程的全貌。

新來源觀強化了元數據著錄對文件檢索的重要意義。著錄作為為編制檢索工具提供數據的重要活動，它的范圍和內容的豐富為檢索提供了多種途徑。特里·庫克在1996年曾指出：“以來源為基礎的信息檢索注重的是研究規范文件形成的形式、功能和有機聯系，它優越于主題檢索和以內容為基礎的檢索方法，成為檔案人員在電子文件時代發揮作用的關鍵?！?這是因為主題檢索的內容檢索提供的信息少，而且不可避免地會帶有主觀和人為的成分。同時，電子文件的形成和處理特點決定了來源信息不僅是一個檢索入口，更是進行檢索的前提。它有助于對復雜的電子文件實現準確的檢索，提高檢索效率，使利用者可以快速有效的查找到所需信息。

三、鑒定

文件數量的急劇增加，社會組織機構頻繁更迭所造成的職能重疊、文件重復現象嚴重，以及利用主體和利用需求多樣化等，使檔案鑒定的重要性、迫切性突出，同時社會檔案觀的出現，強調檔案作為社會記憶應全面反映社會各方面。在此情況下，新的鑒定理論即“新智能鑒定論”應景而生。

新職能鑒定論包括“社會分析與職能鑒定論”，“文獻戰略”，和“宏觀鑒定戰略”。它強調檔案價值取決于社會結構，通過社會職能得以體現，將檔案鑒定工作置于廣闊社會背景之下，拓寬了鑒定視角。新職能鑒定論是對間接和批量鑒定方法的應用，體現了宏觀鑒定的思想。它主要適用于電子文件的前端鑒定和“批量”鑒定，不再是對單份文件鑒定，而是某項職能鑒定，常常表現為“批處理”方式。即按照文件形成者及其職能歸類，分批鑒定。它是從具體到宏觀，由繁雜到簡單，逐漸改善了逐份鑒定的繁雜，減少了鑒定人員的工作量，將鑒定人員從繁瑣的工作中解放出來，提高了工作效率。同時，它將鑒定的執行時間提前到文件形成之時甚至形成之前，使得鑒定方式和方法從滯后變為超前，由固定變為靈活機動，實現了電子文件的前端鑒定。

新職能鑒定論所蘊含的宏觀鑒定思想是新來源觀作用于鑒定領域的的重要體現，它實質上更加突出了掌握文件的來源信息對電子文件鑒定的重要性，也反映了新來源觀的核心思想——尊重文件的形成過程，保持文件生成的歷史聯系。

總之，新來源觀是針對電子文件生成和處理的特點，將“來源”所指的具體的機關拓展為相對抽象的文件形成過程。它是來源原則為了更好的適用于電子文件而作出的調整和完善，它對電子文件管理工作的各個環節都產生了巨大影響，增強了自身的生命力，也獲得了更廣泛的適用范圍和更廣闊的理論指導空間。

參考文獻：

[1]麻新純.電子文件時代檔案來源原則的嬗變.廣西民族大學學報（哲學社會科學版），2007，29（2）.

[2]徐富榮.來源原則在電子檔案管理中的作用.檔案學研究，2002（3）.

作者簡介：李雪（1984—），女，山東平度人，碩士研究生學歷，館員。