淺談全國改革發展示范學校后勤檔案管理

高明祥

摘 要：后勤檔案是全國改革發展示范學校檔案的重要組成部分，做好后勤檔案管理工作對推動全國改革發展示范學校可持續發展具有十分重要的意義。中等職業學校后勤檔案管理和全國改革發展示范學校的要求差距還很大，要達到全國改革發展示范學校的要求，必須加強中職學校后勤檔案管理建設。

關鍵詞：全國改革發展示范學校 后勤檔案管理 加強措施

隨著教育事業的發展，教育部在全國建設100所全國改革發展示范學校，我校有幸被納入全國改革發展示范學校建設的行列，學校的示范引領作用越來越明顯，學校檔案越來越顯現出它的重要性。全國改革發展示范學校后勤檔案建設水平的提高對教學、科研及師生員工生活乃至學校教育事業的發展都有著重要的促進作用。因此，思考和探討全國改革發展示范學校的后勤檔案管理建設，不論從哪方面都有深遠的意義。

1、全國改革發展示范學校后勤檔案的內容

根據全國改革發展示范學校建設的要求及我校后勤檔案管理的實際，在我校的后勤檔案管理中，我們把學校的后勤檔案的內容基本定為以下六類，分別是：文件類檔案、行政文書類檔案、基建類檔案、設備類檔案、房地產業務類檔案和賬表類檔案。

2、后勤檔案在全國改革發展示范學校項目建設中的作用

2.1后勤檔案管理對推動全國改革發展示范學校項目建設具有十分重要的意義。后勤檔案信息不僅能提供記錄，見證學校的發展，而且能為管理者提供正確決策、科學管理的依據，有利于指導各項工作的順利開展，提高工作質量增強工作效率，對深入開展后勤工作具有重要的參考價值，為領導決策起到參謀和助手的作用，使后勤管理服務水平不斷提高，逐步邁向科學化管理。

2.2后勤檔案管理為全國改革發展示范學校項目建設規劃、建設、管理工作提供歷史依據。后勤檔案是學校設備、設施管理工作和維修的重要依據，它能使后勤部門在日常工作中對設備的使用方便快捷，提高工作效率。缺少后勤檔案，就沒有使用和改造的依據。后勤檔案不僅反映了學校建設的變化和發展，為學校規劃、建設、管理工作提供了歷史依據，而且對學校發展和經濟建設發揮著重要作用，為地上地下的工程建設提供了準確定位。

2.3后勤檔案是中等職業學校一種特殊的、不可再生的寶貴信息資源，是學校的寶貴財富。我校始建于1960年，是一所擁有60多年歷史的老牌中職學校。近年來，隨著學校辦學規模的不斷擴大，學校基本建設增多，就需要查閱許多相關資料。隨著全國改革發展示范學校項目建設檔案管理越來越規范，學校后勤部門的檔案管理意識也要逐步增強。

3、全國改革發展示范學校項目建設后勤檔案管理的現狀和思考

3.1檔案意識淡薄、資料收集不全。由于中職學校后勤隊伍流動性大，人員不穩定，檔案資料管理工作容易脫節，檔案資料流向不清，檔案管理職責沒有落實到具體人員。

我校歷史悠久，60年代建設的部分房屋還在使用，歷史原因導致部分房屋的基建檔案資料缺乏，因此基建檔案管理具有先天不足的特點。此外，以前后勤管理部門缺乏后勤檔案管理人員。部分項目實施后檔案未能及時進行歸類整理、存檔，導致建筑資料不全或不完整。因此，在項目的改擴建和建筑維修過程中，要查找工程建設的原狀圖和相關資料，顯得非常困難。

3.2缺乏系統的后勤檔案歸檔流程。后勤部門檔案制度不明確，缺乏系統的檔案歸檔流程，沒有明確的目標，缺乏統一的歸口管理。在工作中，經常出現后勤管理干事憑經驗進行資料保存的情況。沒有系統性，缺乏統一編制要求和歸檔程序，導致資料查找相當費力。

3.3后勤檔案資料記錄不詳細。由于處室部門調整，人員變動，后勤在維修改造及裝修過程中，使房屋使用功能，乃至在不影響使用安全的情況下部分結構發生變化，維修檔案卻沒有及時歸檔，時間久遠后，校內房屋的構造、管線走向沒有詳盡的記錄，已存有的檔案資料缺乏可靠性價值。

3.4后勤檔案管理人員缺乏專業技術，因此對檔案管理業務不熟悉，專業水平不高。

4、加強全國改革發展示范學校項目建設后勤檔案管理工作的措施

4.1用規范化、標準化來要求后勤檔案管理工作。一套完整、準確、系統的后勤檔案，必須調動相關參與建設人員的積極性，讓他們一起進行后勤檔案資料收集。為確保學校在全國改革發展示范學校項目建設過程中各類改、擴建工程檔案齊全、完整、系統，我們收集從建設項目開發前到竣工交付使用后的各種報批文件、合同、協議、洽商變更的各種資料，把檔案工作與工程建設計劃、檢查、總結、驗收等各個環節的工作聯系起來，同步進行。同時根據后勤文件的形成規律，對文件材料的內容、數量、價值、載體形式進行系統整理，使檔案資料做到文件齊全、分類準確、體系鮮明、方便管理、方便使用，保持其整體功能，并將完整的后勤檔案資料按規定移交給學校檔案室。

4.2配置專業的后勤檔案管理人員。后勤檔案的管理人員，既要懂后勤工作的專業知識，熟悉并參與建設項目從籌劃到施工、竣工等各個環節的工作，以全面完成檔案資料的收集、整理工作，又要懂檔案管理知識，完成后勤檔案管理分類歸檔流程。隨著國家有關建設項目檔案管理法規的出臺，全國改革發展示范學校項目建設后勤檔案管理也逐步走向規范，因此，檔案管理員必須與時俱進，及時熟悉后勤檔案管理的法律、法規，才能滿足現行檔案管理的基本要求。

4.3抓住重要環節進行管理。對后勤檔案的管理并非眉毛胡子一把抓，而是要抓住重要環節進行管理，但不能忽視次要方面的檔案管理。比如基建檔案管理工作涉及建設工程項目決策階段、實施階段和使用階段三個階段，其中，決策階段和實施階段屬于新建項目的檔案資料管理范疇，也是基建檔案管理工作的重點。在房屋使用過程中，經常使用和查閱的檔案資料主要是房屋施工的技術資料，因此，對建設項目的施工過程檔案資料收集、整理應作為檔案管理工作中重點中的重點。在整理施工檔案的過程中，從分項工程開始收集整理工程技術文件資料并歸檔，特別要注意基礎、結構工程和隱蔽工程的資料收集整理，盡可能通過資料、圖像、聲像資料等形式將整個施工過程按時間順序進行記載，再現施工過程的技術歷史。在使用階段主要是工程維修、改造項目的檔案資料管理工作。建設項目交付使用后，應建立起相應的管理日志，保存好大修、改擴建等過程的施工記錄。

4.4完善檔案管理及交接制度。根據我校的實際情況，學校建立了檔案管理制度，明確后勤檔案管理的范圍，歸檔的基本要求和內容，移交與整理、保存的要求，檔案管理員的職責。使后勤檔案資料具有真實性，確保檔案的歸檔率、準確率和完整率。

4.5加強后勤檔案管理的電子化水平。計算機應用技術的發展，推動了學校后勤檔案管理的進步，圖紙實現了電子繪圖，使檔案工作從手工操作走向現代化管理，大大提高了工作效率。對全國改革發展示范學校項目建設的后勤檔案管理，我們充分利用計算機技術，加強電子檔案的收集和整理；對一些年代久遠的后勤檔案資料，我們通過電子掃描的方式將其形成的電子文件保存下來，從而將無電子版本的存檔文件制作成電子檔案資料保存，提高后勤檔案管理工作歸檔的電子化率。

全國改革發展示范學校項目建設后勤工作任務重、瑣事多，因而完善后勤檔案管理就顯得更加重要。我們要不斷的完善后勤檔案管理的方法和手段，給后勤管理工作帶來極大的方便，成為全國改革發展示范學校項目建設工作的信息支持和保障。

參考文獻

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