人事檔案管理在學校人力資源管理中的作用

□宋方圓

人事檔案記錄著學校人員的學習情況、工作情況、政治表現等相關信息，它是相關人員在學校學習、工作過程中表現的濃縮，通過查看學校人員的人事檔案可以清楚地了解他們的具體情況。人事檔案是學校人力資源管理的重要組成部分，學校在人事檔案管理方面做的科學、有效，有助于開發和利用學校的人力資源，充分發揮學校人力資源的作用，為學校的建設和發展作出貢獻。假若學校人事檔案管理沒有做好，不能滿足學校人力資源管理方面的相關要求，那么就會對學校人力資源的開發和利用產生負面的影響，不利于學校的進步和發展。由此可知，人事檔案管理在學校人力資源管理過程中發揮著重要的作用，學校必須高度重視人事檔案管理，充分發揮人事檔案的作用，促進學校的可持續發展。

一、人事檔案管理在學校人力資源管理中的作用

人事檔案管理作為學校相關人員信息資料的載體，其在人力資源管理中發揮著重要的作用，具體表現在以下幾個方面。

(一)人事檔案管理是學校考察和了解干部的重要依據。人事檔案是一個人信息資源的載體，它真實地記錄著人員的各種表現情況，通過查看人事檔案可以清楚地知道相關人員在某個階段做了什么重要的事情，他的政治思想如何、業務能力如何等，它的核心就是“人”，它是人力資源的信息存儲庫。學校在經營發展的過程中需要配置不同的管理人員，提拔相關人員到適合的職位上發揮自己的才能，為學校的進一步發展出謀劃策。因此，在選擇干部時要全面了解人員的具體情況、政治思想和工作能力。這時就需要借助人事檔案來查看人員的履歷，加深對干部的了解和認識，進而充分地挖掘人員的潛力，發揮人員的才能，提高學校的建設。人事檔案記錄著干部過往的點點滴滴，它是干部人員工作能力的真實反映，通過人事檔案中相關人員學歷、學位、獎懲、政審材料以及團黨信息等來確定他們的工作崗位，分配工作任務，進而讓適合的人在合適的崗位上施展自己的才華，為學校未來發展作出自己的貢獻。

(二)人事檔案是學校制定制度的依據。學校的相關制度要根據學校的實際情況來制定，要根據學校相關人員的實際情況來制定。如果學校在發展過程中盲目的制定相關制度，而沒有將真實的信息作為依據，那么制定的制度將不適應學校的發展，也不利于學生的管理。制定制度是為學校發展服務的，只有在收集足夠的檔案信息后才能很好地為學校服務。學校在進行人力資源管理的過程中需要各種規章制度，通過規章制度來約束學校人員的行為。而制定制度需要充分考察學校人員人事檔案，了解學校人員的具體情況。只有這樣才能使得規章制度在實際的人力資源管理過程中發揮作用，挖掘學校人員的潛能，確保學校的各項工作能夠順利開展。

二、學校人事檔案管理的發展策略

通過上述可知，人事檔案在學校人力資源管理過程中發揮著重要的作用，通過參考學校人員的人事檔案不僅可以了解學校人員的具體情況，還可以為學校制定人事規章制度提供依據，因此學校應當做好人事檔案管理，具體做法如下所述。

(一)提高學校人事檔案管理的信息化水平。隨著信息技術的不斷進步和發展，社會各行各業都發生了天翻地覆的變化。作為學校人力資源管理的重要組成部分，更需要充分利用互聯網多媒體技術進行科學管理。傳統的學校人事檔案管理全部依靠人力，所有人員的檔案信息都是紙質形式，這樣的紙質化管理不僅浪費了大量的人力，占用了大量的空間，其管理效果還不明顯。因此，學校在今后的人事檔案管理過程中要充分的利用互聯網多媒體，提高人事檔案管理的信息化水平。例如，可以將學校人員的檔案信息錄入硬盤內進行存儲，這樣檔案信息不僅容易操作、管理，還節約了紙質資源、節約了空間范圍等。此外，在進行檔案管理時可以利用多媒體技術進行分類、整理和歸納，以便在使用的過程中可以迅速檢索、方便轉移等。人事檔案管理信息化不僅可以提高工作效率，還可以對學校未來人力資源需求提供預測和分析的資料，從而全面地了解學校工作人員和學生，將適合的人安排到合適的工作崗位上，發揮工作人員的才能，提高學校的工作水平和質量。人力檔案管理信息化，對學校學生未來的發展也至關重要，學生在畢業找工作時可以向企業提供相關的人事信息數據，企業通過查看人事信息數據了解學生在學校的具體表現，從而決定其是否適合相應的工作崗位。總而言之，為了更好地發揮人事檔案的重要作用和價值，學校在今后的人事檔案管理中應當加強信息化建設，提高人事檔案管理工作水平和效率。

(二)構建多元化的人事檔案。學校在對相關人員進行評價時主要以人事檔案作為參考依據，企業在選擇學校學生時也主要參考人事檔案，由此可見，人事檔案是人才能力的集中體現，所以在進行人事檔案管理時就不能單一化。學校的人事檔案主要收錄的是學生的履歷表、學歷、學位、自傳材料、團黨信息、科研以及獲獎情況等多方面的信息，如果學校在進行人事調動時僅參考這些信息，那么將不能滿足當前信息化時代崗位人才的需求。為此，學校要積極構建多元化的人事檔案管理，在編制人事檔案時不能一律采用統一的標準，需要根據不同的崗位、不同的專業編制人事檔案內容，使人事檔案能夠充分地展現不同崗位人員的實際能力。例如，學校在編制教務人員的人事檔案時除了要記錄學歷、學位、團黨信息、履歷等相關情況外，也要將教務人員的科研著作、論文成果、教學評級、實踐教學履歷等情況記錄到人事材料中，全面反映教務人員的教學能力和水平。這樣多元化的人事檔案編制不僅可以看出教務人員的專業理論能力，工作表現，還可以評價出教務人員的思想道德素質、實踐能力等，讓學校全面地了解教務人員，以便指導其今后的教學活動，提高教務人員的教學水平。

三、結語

人事檔案作為學校相關人員的信息載體，它反映著工作人員的業務能力，影響著學校人力資源管理，是人力資源的重要組成部分。通過查看人事檔案可以全面地了解學校干部的具體情況，可以據此制定相關的人事規章制度等，所以說人事檔案管理在學校人力資源管理中發揮著重要的作用和價值。人事檔案管理關乎著學校開發和利用人力資源，學校應當高度重視人事檔案管理，積極轉變人事檔案管理的觀念，擺脫傳統的管理方法，提高人事檔案管理的信息化，積極借助互聯網多媒體技術來提高人事檔案管理的工作效率。此外，還需要構建多元化的人事檔案，豐富人事檔案編制內容，盡可能地將工作人員的各方面能力展現在人事檔案中，進而發揮人力資源優勢，提高工作效率，滿足新時代工作崗位的需求，為學校的進一步發展助力。