歐陽小弟 冷水江市自然資源局

政府機構的大幅改革給檔案管理帶來了巨大的挑戰，不僅在原有的完整性、準確性上提出了更為嚴格的要求，更是要求檔案管理跟上信息化時代的腳步，為政府工作、人員流動以及群眾辦事提供便利。因此，研究信息化背景下檔案管理存在的問題及解決措施具有很強的現實意義，是中國社會正常發展的必需。

一、信息化背景下檔案管理工作中存在的問題

現代化的發展為人民生活帶來了便利，也為檔案管理工作提供了新的方式，辦公自動化、無紙化便是其中之一。這種變化為檔案的收集、整理與傳遞提供了很大的便利，但目前仍存在以下幾個主要問題，這些問題的出現極大阻礙了信息化時代檔案管理工作的發展。

(一)檔案管理軟件缺乏規范性

中國各個省市發展程度有所不同，信息化程度也有所區別。①管理軟件不統一。各個省份的檔案部門使用的計算機型號不統一，所開發使用的軟件也不盡相同，并且缺乏一個能完美統籌信息搜索與信息管理的軟件，使得在日常工作中，許多事項必須要求本人到檔案所在地辦理，無法遠程調取。并且信息管理工作無法全程用電腦完成，使工作進程較為緩慢。②檔案管理工作缺少標準化。由于歷史原因，檔案館館藏文件存在缺失的情況，對于缺失文件的記載或處理暫缺統一的標準，并且各類檔案的錄入細則在各個地區之間缺乏統一明細標準，再加上各個省份之間的交流密切程度不一樣，比如長株潭城市群、長三角城市群的城市群內部之間交流可能比較頻繁，這些城市之間的細則可能會相對一致。但是對于稍遠的城市，比如新疆等與其他省份之間的交流相對較少，在檔案整理方面與其他地區可能存在較大區別。這種情況加重了全國檔案管理無法統一協調的問題，制約了檔案信息電子化的進程。

(二)檔案管理人員缺乏專業性

檔案信息化要求信息化人才?，F在科學技術的發展，對檔案管理人員的專業水平提出了更高的要求。同時人民群眾對于檔案信息的多樣化需求也在日益增加，截至2018年底，中國網民規模達到了8.29億，互聯網普及率達到了59.6%，再加上《中華人民共和國政府信息公開條例》的頒布實施為人民群眾賦予了更多的知情權。這要求管理人員具有高知識層次與高技術，站在信息技術前沿，為公眾提供更好更專業的服務，而不能僅僅了解計算機基礎知識。

二、信息化背景下檔案管理對策建議

為了促進檔案管理規范化，提高工作效率，保證群眾辦事只跑一趟，針對上文分析的檔案管理存在的兩個主要問題，在信息化背景下可以從以下幾個方面對檔案管理工作做出改進。

(一)規范檔案管理細則

出臺全國統一規范，對于缺失檔案的處理與記載、檔案的歸類做出統一的規定，并定時組織各地檔案管理工作人員進行統一學習，在學習會上對于管理細則進行詳細解釋，保證工作人員對于管理細則有充分了解。同時鼓勵工作人員之間的交流學習，可以總結本省的工作經驗在學習會上報告，以供大家統一學習，并及時匯報工作中存在的問題，在學習會上集思廣益，爭取盡快解決問題，上級部門對于匯報上來的問題應及時做出答復，促進檔案管理的規范化，為檔案的全國統一管理奠定基礎。

(二)改進檔案保管方式

截止至2018年底，中國人口已接近14 億，其中廣東省與山東省的人口均已超過1 億，在人口如此龐大的國家要做好檔案管理是一項艱巨的任務，尤其是檔案保管方式有嚴格的要求。不僅要能有充分的空間保存所有實體形式保存的檔案，更要選擇一個能長久保存的地方，這就對檔案管理基礎設施提出了高要求。因此必須提高檔案管理基礎設施，由檔案工作主管部門帶頭，積極請示當地政府，請求經費支持用于檔案管理的工作環境與設備，確保辦公室、檔案室、接待室實現三分開[1]。同時要建立滿足信息化要求的環境，保證中國檔案管理的先進性與長久性，并能與國際化接軌。

(三)提升管理人員素質

做好崗前培訓，不僅要確保入職人員對于檔案管理工作流程的了解，保證工作的順利進行，更要確保新入職人員對于檔案管理工作的認同感、自豪感[2]，減少人員流失。堅持崗中培養，由于信息化技術一直在更新，因此要確保工作人員能及時了解新技術，必須定時組織技術學習活動。對于不太了解信息化技術的工作人員，要鼓勵同事之間的互相交流，同時采取激勵機制，對于主動學習的人員提供更多的學習機會。貫徹學習《檔案法》以及《檔案管理辦法》，讓檔案管理從業人員深刻認識到檔案管理的重要性，加強管理人員的職業道德修養。

(四)升級檔案管理軟件

各省市之間檔案不互通的很大一部分原因是他們所使用軟件之間的不兼容，因此必須開發出一個全國通用的檔案管理軟件，為檔案信息的全國互通提供基礎。同時對于檔案管理軟件本身也有要求，要做出一個集信息收集、信息處理、信息搜索與應用于一體的多功能軟件[3]。尤其是在互聯網與智能手機普及的現在，要讓檔案管理軟件與人民群眾的需求相結合，比如讓人民群眾在家就能做到信息的上傳與驗證，軟件后臺則能將人們上傳的信息進行分析處理以及儲存與歸類，方便后續的搜索與應用，讓政府、企業與個人在信息的使用上沒有障礙。

三、結論

本文針對信息化背景下檔案管理存在的主要問題提出對策建議，對于檔案管理體系健康發展與社會和諧進步具有促進作用。檔案管理系統是整個國家文獻信息系統的重要組成部分之一，是社會運行的基石，在信息化時代，檔案管理顯得更為重要。檔案伴隨著我們的一生，記錄了我們的一生，更記錄了社會發展。因此，加強檔案管理工作，提高檔案管理制度具有現實意義，也具有歷史意義。