機關事業單位檔案管理的重要性及創新途徑

□樸順花

提高機關事業單位的工作效率需要考慮到各方面的工作，不斷地優化現有的管理手段才能夠提升整體的效率水平。其中有一項非常重要的內容就是對檔案利用科學的手段進行管理，保障分工明確，協調有序，使信息的收集、整理、歸納形成完整的系統工作。想要將復雜的工作簡單化，就需要創新現有的管理措施。在新時代下有新要求，推進機關單位檔案管理改革的工作勢在必行。

一、提高機關事業單位檔案管理信息化的重要性

(一)檔案存放載體越來越便捷。現階段大部分的事業單位需要資料的保存形式仍然是以紙質為主，那么就會形成非常多的檔案信息，需要整理出專用的地點進行存儲，為了便于查閱一般會將檔案室就設置于機關大樓當中。由于工作不斷的開展，勢必每天就會產生新的檔案，檔案的存放空間是有限的，若再加上檔案的轉移運輸等，非常容易導致檔案信息丟失或者損毀，會給單位帶來很大的損失，由此可見，這樣的保存方式顯然存在諸多弊端。隨著科技技術的發展網絡時代的到來，有部分的機關單位開始利用電子文件的方式進行資源的存儲，利用光盤、U盤等將檔案轉化為電子資料，不僅操作方面、分類簡單，而且保管時間也長。

(二)提高了檔案資源信息的利用率。紙質的單位堆積起來不僅工作量非常大，而且在查閱的過程當中需要花費大量的時間。因此，借助現代信息手段，對檔案進行分門別類，利用編碼等手段，可以讓查閱資料變得更加迅速。建立起信息化的管理模式，整合不同部門的檔案信息，統一管理，從而實現資源共享，開發新的檔案查詢系統，授權不同的用戶可以隨時隨地查閱到自己所需要的資料，不僅節約了時間，同時也保證了檔案信息的完整度。

二、事業單位檔案管理現狀

(一)檔案管理體系不完善。檔案管理體系的不完善是當前所面臨的一個非常重要的困境，體系的建立對于整個管理模式的優化有著舉足輕重的作用，可以使得各部門分工協作、互相監督。但是由于體系的缺失導致在大部分的機關單位當中檔案管理沒有得到應有的重視，利用程度非常低。再加上檔案管理工作沒人監督，相關管理人員不重視，日常管理工作散漫，除應對上級檢查之外，一般檔案日常維護都是能省則省、能免則免。除此之外，許多單位都出現檔案管理人員冗員的情況，這和低效率的工作形成明顯的對比，內部分工不明，無實用的管理體系作為參考，直接導致了檔案管理工作的失效，也在某種程度上拉低了機關單位的整體工作效率，沒有做到真正的物盡其用，也在一定程度上反映出人員隊伍的分配不科學。

(二)檔案管理人員的工作能力不高。檔案管理人員是各個機關單位、各個部門都會配備的人員，是檔案管理工作的落實者。檔案管理工作相比較其他專業性較強的工作來說，由于其所面對的巨大的工作量，再加上需要做到精準的清查、審核、分類及保管工作，對于檔案當中與實際情況出入較大或者存在明顯錯誤的地方，要及時對接其他部門進行更正。所以對于職業素養的要求還是非常高的。但是在傳統的檔案管理模式下，僅僅要求檔案管理人員對檔案進行簡單的分類、粗糙的保管，那么往往大部分的部門都會讓其他專業的人員兼職此項工作，由于相關人員并非專業專職人員，甚至是專業的培訓都沒有接受過，由此必然會導致相關人員的理論知識匱乏，實際操作能力不足，所處理的檔案不可避免的就會出現失誤的地方，再等到查閱的時候再發現錯誤的話，往往費時費力，檔案失真就是一個非常典型的浪費資源的行為，檔案的管理質量得不到保障，和檔案人員的職業素養有著很深的連接，所以管理者必須重視對檔案管理人員的培養工作。

三、新時期事業單位檔案管理的創新

(一)加強檔案管理重視程度。從思想上來說，相關單位的領導就必須要提起足夠的重視，正確認識到檔案管理工作的重要性。必須要求相關部門結合單位的實際情況，為本單位的檔案管理工作制定相適應的制度、目標和任務，并且納入職工對應的績效考核，還可以在日常的檢查工作當中增加對檔案管理工作的檢查力度，要求必須各部門的檔案必須定期完成整理收納工作，同時要給予檔案管理人員一定的權益，由此可以最大程度地激發起其管理的熱情和積極性。與此同時，還可以組織專業的檔案管理機構對單位的工作進行評價和建議，撥出專款用于檔案的管理工作，例如修建或者維護檔案管理場所，由于檔案具備一定的保密性所以必須開辟專門的場所進行保管。對于管理人員來說，自己思想上一定要重視該項工作，認識到該項工作的重要性，嚴格要求自己，對于收集上來的檔案要及時的整理，外出時要鎖好門窗，對于來訪查閱的人員要做好登記工作，定時檢查是否有損毀或者遺失的情況。

(二)明確檔案管理人員職責。檔案工作的重要性不言而喻，其管理任務責任重大，這就要求相關單位必須加強對相關人員的業務能力培養。檔案管理人員必須自己清楚的認識到自己工作職責，自覺提升自我工作效率水平。單位要定期組織相關人員進行培訓，培訓內容包括分別不同部門和不同性質的文件，學習科學合理的分類方式，保障日后的檔案查閱工作能夠有條不紊的開展，各個單位之間也可以定期互相交流經驗，經濟借鑒其他單位在檔案管理當中的新措施、新思路，提升自身檔案管理人員的職業素養，強化職業技能，只有這樣才能夠保證在新時代下，利用新的檔案管理模式，實現檔案的科學化管理，促進單位的管理水平的進一步提升和發展，推動我國行政機關單位的改革和優化，也是促進我國社會、經濟的不斷進步發展。

(三)推動檔案信息現代化。隨著時代的不斷發展，現階段人們都開始步入了信息化時代，在這樣的時代背景下，檔案管理工作也應當注入新的血液。利用計算機網絡計算實現科學化、數字化、系統化的管理，實現檔案的現代化管理模式的發展。比方說，在傳統的檔案管理模式下，一般只是采取手工抄錄的方式進行歸檔，不管是前期的整理工作還是后期的查閱工作都需要付出大量的人力、物力和時間，可以有效地利用聲象技術、光盤技術等進行檔案歸檔處理，以便于歸檔、查閱工作更加快捷有效，只需要輸入特定的編碼信息就可以獲取需要的資料，使得檔案能夠充分發揮作用。同時互聯網技術在檔案保密性、安全性方面也有很大的幫助，可以利用互聯網技術對機密文件進行加密，有利于后期的維護工作，信息化的處理也可以為日后跨時間、跨區域的查閱、調檔工作提供了可能。

四、結語

綜上所述，不難發現，當面我國的機關單位在檔案管理這一項工作當中還存在諸多的不足之處，在新的時代要求下檔案管理工作應該不斷的改革和創新，革新現有的管理理念，配合時代的網絡信息技術，提升檔案管理人員的職業素養，建立完善的管理機制，只有這樣，才能夠保證檔案管理工作能夠契合時代的發展，才能夠進一步推動我國機關單位的工作效率水平提升。