信息時代中小型高校檔案建設與發(fā)展對策研究

□林建國 任菲菲 艾 旭

一、中小型高校在新時期下加快檔案建設的必要性

(一)高校檔案信息化建設是當今發(fā)展的整體要求。隨著計算機使用的普及，電子技術應用到檔案管理中已經是時代的必然要求。2000年國家檔案局、中央檔案館印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》，把“加快檔案信息化建設”、“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進程”列入其中。2010年12月，國家檔案局局長楊冬權在全國檔案局長館長會議上指出：“要加快傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化步伐”，“各級國家檔案館要爭取在‘十二五’期間把館藏重要檔案基本數(shù)字化，建立數(shù)字檔案館”?？梢妵覍n案的數(shù)字化、信息化是何等的重視。

(二)提高檔案管理服務工作是高校辦學和管理水平的體現(xiàn)。檔案的數(shù)字化、信息化建設不僅體現(xiàn)了高校的管理現(xiàn)代化水平，同時也展現(xiàn)了辦學實力和教學水平。檔案的信息化充分解決了檔案的海量儲存問題，給檔案的查詢提供了便捷。通過計算機進行信息化檢索和管理，大大提高了檔案查閱和利用效率。特別是本科教學評估中對材料的收集、整理工作非常大，為便于評估專家全面準確地了解學校辦學過程和情況，工作人員可以充分利用檔案信息化技術對各類檔案進行數(shù)字轉化，通過網絡就能讓專家們查閱到教學相關材料并了解整個教學運行全過程。所以檔案的數(shù)字化、信息化建設和運用體現(xiàn)了一所高校辦學和管理水平。

(三)檔案信息管理有效降低了失誤率，達到了現(xiàn)實意義的開放。傳統(tǒng)的檔案管理基本靠手工，由于工作人員對檔案庫存的熟悉度不夠，時常出現(xiàn)找不到利用者所需要的資料。

通過檔案數(shù)字化、信息化管理后，工作人員運用軟件進行檢索安全高效地查找檔案，減輕工作量的同時提高了準確度，有效降低了失誤率。檔案的信息化建設和管理真正實現(xiàn)了檔案查閱開放。用戶使用身份驗證和鑰匙密碼可以根據(jù)自己的需要，通過校內檔案網平臺借助網站提供多種檢索查閱功能，就能查詢到設定不同層次的開放檔案，進行不同層面的開放利用。數(shù)字化網絡的利用，解決了檔案信息資料利用的多樣性，隨時可以通過網站查詢到大量的檔案信息，很大程度地開放和利用了檔案信息資源。

二、中小型高校檔案信息化建設的現(xiàn)狀和問題

(一)學校對檔案工作人員的培養(yǎng)不夠重視，經費支持更是不足。由于對檔案建設的認識不足，造成重視程度還不夠，資金的投入上也比較薄弱。許多高校忽略了檔案信息化建設，沒有充分認識到檔案信息化的重要性和緊迫性，也很少安排工作人員外出參加檔案信息化、數(shù)字化方面的業(yè)務學習和相關學術會議的交流。檔案信息化建設要將原有的庫存檔案全面數(shù)字化，這項工作量非常大，檔案管理人員也有畏懼心理。近十五年全國高校發(fā)展都比較快，規(guī)模都有所擴大。在發(fā)展過程中形成大量的各類檔案材料，如果仍然用老的收集利用方法，工作量會非常之大。另外，很多高校沒有重視對管理人員的培養(yǎng)。檔案的信息數(shù)字化建設是一個系統(tǒng)的工程，把紙質文件資料轉化為數(shù)字資源，建立數(shù)據(jù)庫鏈接到檔案信息網站。這樣就需要一批懂專業(yè)懂技術的工作人員來完成，所以對人員培養(yǎng)是非常重要的。現(xiàn)在很多高校在硬件配備上只有少量的幾臺電腦和一般的檔案管理系統(tǒng)，根本達不到信息化數(shù)字化建設的要求。

(二)高水平檔案管理人員非常缺乏，人員年齡結構不合理。很多高校檔案管理人員學歷低、專業(yè)能力差，在檔案人員配置上不夠重視，檔案專業(yè)畢業(yè)的人才少，本專業(yè)的人員專業(yè)技能不足。后期對人員的相關技能培訓又比較缺乏。這些老同志又是在檔案管理崗位上工作時間比較長，很難接受新的技術和管理模式，短時間內對于信息化、數(shù)字化檔案管理模式很難轉變觀念。他們習慣于傳統(tǒng)手工作業(yè)，憑多年經驗工作，安于現(xiàn)狀，不愿意放棄已有的習慣，不愿意在技術上進行提高學習，改變原來的方式。老的檔案員的這種管理理念，對年輕人有不自覺的影響。有的高校甚至于沒有專職檔案管理人員，極大阻礙了高校檔案信息化建設的發(fā)展。

(三)檔案資源分散、管理模式落后。很多高校在日常工作活動中產生大量的電子文檔和紙質文檔，由于生成部門不同，文檔的特性也有所不同。這些文檔都沒及時、準確、完整地集中統(tǒng)一管理。各種門類的檔案分別保存在各個部門，各部門都想著自己方便利用，對學校來說就無法形成一個完整的全宗。這樣的管理也對高校的檔案建設非常的不利。檔案是高?；顒拥挠涗浻涊d，檔案信息化管理是高校數(shù)字化建設的重要組成，檔案管理功能不健全，歸檔范圍和要求也不夠詳細。實施高校檔案管理規(guī)范化，在檔案管理中要提倡檔案管理的各項要求，明確制度和責任。高校檔案管理工作與學校各項工作息息相關，要加快高校檔案管理工作體制的改革，加快檔案信息化建設進程。

三、中小型高校檔案建設與發(fā)展對策

(一)加強檔案信息化建設的認識，加大各項投入完善基礎建設。檔案管理的質量是衡量高校辦學水平的重要指標。提高認識加大檔案信息化的宣傳，從檔案管理思想、手段、方法上入手，查找存在的問題。用新的理念和技術取代傳統(tǒng)的管理觀念和手工操作。只有加大投入資金的力度，才能為高校檔案信息化建設打好堅實的基礎。讓校領導層充分認識檔案數(shù)字化、信息化建設的重要性和必要性，對促進檔案的共享和提高檔案的利用價值有著重要的意義。從而爭得學校領導的支持，將檔案管理數(shù)字化、信息化建設納入學校的整體發(fā)展規(guī)劃中。這樣才能促進高校檔案的數(shù)字化、信息化建設正常發(fā)展。

(二)培養(yǎng)檔案工作者專業(yè)素養(yǎng)，引進專業(yè)的信息技術人員，提高管理理念。檔案管理工作是需要具備較高的專業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)水平的工作人員來開展的。在檔案信息化建設中，必須重視高素質復合型信息技術人才的培養(yǎng)和引進。對檔案人員的任用要嚴格，要建立健全在崗人員的培訓制度，加強各高校檔案工作人員的溝通交流，借助其它學校的經驗來推進本校的檔案信息化建設。另外，還需要通過面向校內外招聘專業(yè)的信息技術人員和高素質的管理人才，新的管理人才會有新的管理理念，這樣就能提高整個檔案管理隊伍的水準。

(三)注重信息網站建設，規(guī)范管理系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的標準化、兼容性。院校檔案網站的建設在信息技術飛速發(fā)展的當下顯得更加迫切。學校更應該納入總體規(guī)劃，加大投入。在網站的設計上，需要多考慮到校內外使用人群的需求，多方征求用戶群體的意見。大量組織各類數(shù)據(jù)信息，建立在校學生檔案庫、畢業(yè)生數(shù)據(jù)庫、校史校友數(shù)據(jù)庫、學校檔案數(shù)據(jù)庫、論文數(shù)據(jù)庫、校內科研數(shù)據(jù)庫等，增強網站的吸引力和實用性，這樣就能提高網站的關注度，對檔案有效利用起到了積極的作用，對檔案工作的發(fā)展有著重要的意義。檔案信息化系統(tǒng)、數(shù)據(jù)的統(tǒng)一是有效降低建設成本數(shù)據(jù)信息共享的關鍵，應在高校間統(tǒng)一數(shù)據(jù)，避免重復開發(fā)造成資金的浪費，規(guī)范各種數(shù)據(jù)的標準，提高高校間系統(tǒng)的兼容性，加強校際間的交流合作，提升檔案信息共享，促進信息的利用。

四、結語

中小型高校檔案信息化建設越來越受到高校的重視，也是各高校發(fā)展建設中的重要組成部分，檔案信息化建設也體現(xiàn)了一所高校的辦學水平和管理水平。本文針對高校檔案信息化建設面臨的問題進行了探索，并提出了相應的解決對策。為高校更好、更快地推進檔案信息化建設起到了促進作用。