提高企業檔案服務能力的對策思考

□李 丹

大數據時代中企業檔案走向信息化發展道路，檔案管理在企業管理中所占的地位越來越重，由于檔案管理數量急劇增加，傳統紙質檔案管理模式不利于當下檔案管理發展勢態，為滿足檔案的信息化發展下用戶對檔案信息的需求，需要合理利用企業館藏資源，將企業豐富的館藏信息應用到企業發展中，發揮企業檔案價值的同時，解決檔案服務和利用需求之間的矛盾。為提升企業檔案服務水平，要依據用戶對檔案信息需求，健全檔案服務體系，從影響檔案服務水平提升的因素入手，尋求切實可行的解決方案，積極利用現代信息技術和互聯網平臺，努力提升企業檔案管理的素質和服務水平。

一、企業檔案服務能力現狀分析

(一)企業檔案人員缺乏檔案服務意識。目前，多數企業檔案管理人員都缺乏服務意識，檔案管理人員將工作重心放在了檔案信息管理中，忽略了檔案信息的利用，沒有配合企業管理整理和運用檔案信息，導致檔案信息價值無法發揮，檔案管理也成為企業管理的“雞肋”——不能不進行檔案管理，但管理價值又太低。加之，企業檔案管理人員多數以兼任為主，缺乏全職檔案管理人員，兼任人員缺乏專業檔案管理服務意識，只會一味地進行檔案信息輸入和整理，簡單地進行檔案信息的保存，對檔案管理工作缺乏創新性和積極性，僅履行系統化的工作，進行簡單的檔案歸納整理，企業檔案管理程序化明顯，難以為企業發展提供有效信息服務。

(二)檔案服務基礎設備匱乏。目前在企業檔案信息管理中，很多企業都沒有專門的檔案管理部門，都是各個部門管理自身的檔案，檔案信息分散，缺乏統一的管理標準。獨立管理檔案難以快速尋找和檢索檔案信息，檔案的調取也需要得到相關部門的理解，檔案室和檔案儲存庫房的缺失，使很多檔案都在用完后丟棄，不少檔案信息就此流失。為滿足企業決策需求，檔案信息需要統一管理和整合。改變檔案服務形式，實現檔案服務的多樣化和多元化，是企業檔案服務能力提升的必然要求。企業在檔案管理和檔案服務方面存在的問題，必須要解決，配置完善的企業檔案管理基礎設備和建立主動的檔案服務體系，勢在必行。

(三)服務缺乏統一標準，檔案信息化程度低。企業檔案管理工作受限于傳統中管理輕服務的思想，企業檔案服務體系缺乏系統的服務規劃和統一的服務標準，企業缺乏檔案服務意識，難以滿足用戶對檔案信息的需求，供需關系嚴重失衡。加之，多年來企業很少對檔案管理人員進行系統性培訓，檔案管理人員服務隨意，有檔案信息服務需求時，缺乏主動性，導致檔案信息調用過程繁瑣，嚴重阻礙了檔案利用，降低了檔案服務效果，傳統檔案管理思想阻礙了企業檔案服務水平提升。且企業檔案信息化程度低下，大數據時代中，企業檔案信息化發展是必然趨勢，但以往檔案管理對企業檔案信息化建設不利，各種現代技術在檔案信息化管理中應用不足，還未有統一的檔案信息管理平臺，缺乏實質性檔案服務系統，不利于企業進行檔案調動和檔案信息服務。

二、提高企業檔案服務能力的對策

(一)根據用戶需求，提供針對性服務。只有精準把握用戶需求，才能為用戶提供針對性強且滿足其需要的服務。電力企業檔案部門的用戶是工作在不同部門的廣大員工，他們對檔案的需求是不一樣的，例如生產技術部門通常對科技檔案服務有需求，而財務部門主要對會計檔案有需求，而且這些部門對每一類檔案的具體要求在不同階段也有差別，所以檔案部門應根據不同用戶的需求提供服務，這樣才能做到有的放矢。

(二)提高企業檔案服務意識。觀念是行動的先導，要提升企業檔案服務水平，需要在企業中樹立檔案服務觀念，用正確的服務觀念，主動為企業發展和管理服務。第一，要轉變以往的檔案管理模式，糾正重管理輕服務的思想，改變以往的檔案管理理念，采用科學性的檔案管理服務觀念，引領檔案管理工作。第二，要從企業生產、經營和管理各方面對企業檔案管理服務需求入手，規劃企業檔案管理服務計劃，主動為用戶提供相應的檔案服務，采用主動出擊的方式，整理好各部門每年、每月的檔案信息，便于部門進行年終總結和部門業務核對。第三，為保證檔案服務水平，還需要積極完善檔案服務的培訓體系，針對檔案服務開展檔案人員培訓，通過對檔案人員服務能力和服務態度、管理能力的培養，樹立以用戶為核心的服務理念，建立檔案主動服務體系，從而提升檔案服務水平，滿足用戶對企業檔案的服務需求。

(三)加強專業培訓，提高服務能力。正所謂“業由才興，才由業聚；才聚業興，才散業衰”，檔案管理工作者是檔案工作中最積極、最能動的因素，要提高電力企業檔案服務水平，必須建設一支優秀的檔案人才隊伍。為此，可通過以下途徑提升檔案隊伍素質：一是引進人才，尤其是既熟悉檔案管理，又精通信息化技術的復合型人才。二是加強檔案人才培養。電力企業應結合自身特點及電力檔案特性，培養一批兼備信息管理、數據管理、系統管理的專業人才。三是完善人才激勵機制，以績效考核機制優化檔案人員工作的積極性和主動性，適當引入競爭機制，對表現突出的管理人員提供相應的薪資和晉升鼓勵，在適度競爭氛圍中，激發檔案人員工作的創新意識和樹立優良的工作態度。

(四)規范檔案服務流程。為提高檔案服務水平，企業要從檔案服務需求入手，按照供給側改革理念，針對用戶對檔案信息的要求入手，簡化傳統服務程序，構建便捷、快速和規范的檔案服務流程，確保用戶能在最短時間內檢索到自己所需的信息。企業要依據檔案服務標準，遵從企業檔案保密性原則，為不同等級的員工設置不同的查閱和管理權限，并對檔案進行分類管理，對能開放的檔案實現信息共享，簡化檔案信息獲取流程，但對不能對外開放的檔案，要進行封存管理，僅對有權限的人員開放。檔案服務應積極利用各種傳播手段和方法，實現企業檔案的優質化管理和宣傳，便于展開檔案主動性服務，便于企業進行檔案調動和享受信息服務，發揮企業檔案應有的價值。

三、結語

在當前信息化時代，企業檔案工作發生了較大變化，檔案利用率也不斷提高，這有效地確保了企業檔案作用的發揮。在這種新形勢下，傳統的檔案服務已越來越無法與當前對檔案的需求相適應，因此加快推動檔案管理工作創新，為企業帶來更優質的服務，確保企業經濟效益的提升。