新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式的改革探討

摘 要：為適應新時期檔案管理的需求，當前事業單位在檔案管理工作上需做出適當的創新，不斷加強對信息化技術、智能化技術的應用，以達到提高管理效率，提升服務質量的目的。基于此，本文對新形勢下事業單位檔案管理工作的現狀進行了分析，結合大數據和信息化的時代特點，提出了事業單位檔案管理和服務模式改革策略。

關鍵詞：新形勢 事業單位 檔案管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2019）02-00-01

在我國事業單位管理體系中檔案管理起著關鍵價值，其主要功能是對事業單位的發展歷程、智能演變、向關聯信息資料等進行真實且全面的記錄。基于此，檔案管理對于事業單位來說是一種無形的資產[1]。然而，在互聯網時代部分事業單位并未跟上時代發展的步伐，其檔案管理體系依就比較落后，主要表現在事業單位在管理方面欠缺管理優勢，這就嚴重影響自身的良好發展。對于這一現象，事業單位必須積極創新與改革事業單位管理體系，以此來確保自身的良好發展。

一、新形勢下檔案管理的狀況

1.人才的流動比較頻繁

通過分析新形勢下的事業單位的管理現狀可以發現：其人才的流動非常的頻繁，經常發生新老員工的上崗離職情況，甚至存在一個情況，即有的基層事業單位人少事多，大部分時間里單位中一個人要承擔多份工作，這就說明事業單位較為欠缺人才。同時，事業單位負責檔案管理工作的人員并沒有穩定的工作狀態，有的檔案整理人員僅是兼職這份工作，且市場上這類型人才比較少；在新形勢背景下，基層開始漸漸普及了檔案管理新技術，且事業單位并不注重新知識、新理論、新技術的培訓，導致大部分基層事業單位管理人員并不具備新檔案管理的技能。從而可知，造成事業單位檔案管理工作效率低、質量差的主要原因是單位留不住人才、整個檔案管理人才隊伍的素質較差。面對這一情況，事業單位必須積極采取相關措施，有效提升自己的檔案管理水平，讓自身能夠更加迅速的順應新形勢的發展[2]。

2.檔案使用的多樣化

事業單位之所以要進行檔案管理，主要目的在于：為人事考核的崗位測評、公務員培訓、在崗培訓等提供支持。面對新形勢這一背景，事業單位的戰略重點是“以人為本”，關鍵要求是積極改進檔案資源，從而對民眾的檔案資源管理機制進行健全。當前，大部分的事業單位涵蓋了民眾的檔案管理，從而推動社會以及經濟的發展，且國家基本檔案目錄中納入了一些方案。然而，依就存在部分事業單位欠缺一套相對完整的檔案資源管理的體系，這就使得其無法向民眾提供完善的檔案服務或是一些其他工作。同時，事業單位檔案管理存在一個十分嚴重的問題，即這項工作現階段依然處于對原始資料的提供利用，這是一種落后的管理模式，同新形勢下社會檔案資料的開發具有極大的差異，且其沒有完善的檔案管理制度，甚至在人才方面未進行充分的投放，這就造成檔案利用的延誤，這些情況都會制約事業單位檔案管理工作的有效開展，因此，需要相關的事業單位在以上各方面做出相對應的改革和創新。

3.大數據時代的來臨

我們已進入到信息時代，這個時代中最為重要的社會資源就是信息，近幾年來事業單位存在的很多的紙質和電子文件，相較于先前一些用筆記錄的傳統文件，目前這些快速增長的電子文件大大增加了其歸檔和管理的難度。從目前來看，大多數事業單位的管理人員往往選擇在單位的電腦和數據庫中保存相應的電子文件，而這種保存方式并不符合《電子文件歸檔與管理規范》的相關標準，這就使得大部分電子文件存在長期不歸檔的情況，還會接連致使國家的部分重要的檔案資源缺失，以上種種情況對提升事業單位的工作效率也是極其不利的。因此，在新形勢下，事業單位的檔案管理必須強化信息化建設，積極運用信息技術來提升檔案管理的實效性，并為民眾提供更好的服務模式。

二、新形勢下關于檔案管理的新思路

1.借助信息管理手段，豐富服務內容

現如今，我們正處于信息化時代，事業單位要想長遠發展，必須根據時代的需求，通過有效運用信息化的管理手段來完善信息化管理，具體包括：

1.1以宏觀的角度依照目前事業單位的基本情況，甚至是單位需要的服務模式來制定一個明確的發展規劃，將檔案管理規劃出各個不同的階段，并明確每個階段的具體實施方案，根據方案整理出大概的方向，實際的實施內容應當根據具體的情況進行；

1.2應當設立一個和事業單位檔案管理相關的專門的網站，并且要對群眾開放，以開放的形式為群眾提供相應的服務，這樣讓群眾在填報、調取相關資料或者查詢檔案資料方面會更方便、更迅速，從而可以更加高效的對社會進行服務，同時還有效的實現了檔案資源的共享；

1.3構建有針對性的、同檔案相關的數字化網絡，即借助在電子室建立內網來對電子文件歸檔管理的前端加以監管，從而在電子文件收集、整理上達到信息的存儲和共享的目的，這也是創新檔案管理的一種形式。

2.健全檔案管理體系，強化信息的利用率

在完善檔案管理的各項制度方面，應當對事業單位的長期持續發展和員工的利益進行有效的維護，關于每一項制度都必須嚴格落實科學發展觀，同時轉變一些傳統的觀念，并制定出能夠更好順應新形勢背景的檔案管理制度。除此之外，還應當在對檔案信息的應用上不斷加強，通過在其中引入信息技術、大數據技術，讓相關信息的作用能夠最大程度的發揮出來，從而提升檔案管理的價值和意義。

3.提升管理人員的綜合素質，強化服務水平

在整個管理體系中檔案管理人員起到關鍵作用，其綜合素質的高低直接影響到改革和創新是否能夠有效開展。事業單位必須重視檔案管理人員綜合素質的提升，應積極向社會聘用具備較強業務能力、專業能力的專業檔案管理人才，并做好對應的培訓教育工作，對檔案管理隊伍的結構加以優化，從而大大提升檔案管理隊伍人員整體素質，進而提升檔案管理的實效性。

三、結語

在新形勢背景下，向事業單位的檔案管理工作提出了新的要求與挑戰。基于這一現象，事業單位必須立足于自身實際，找到問題所在，不斷改革自身的管理模式與服務模式，使之與現階段社會發展的趨勢相一致，從而提升自己的檔案管理實效性，更好的為人民群眾提供服務，確保自身的良好發展。

參考文獻

[1] 王玲玲.新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式的改革研究[J].辦公室業務，2015（12）：74-75.

[2] 王若琳.新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式的改革研究[J].人間，2016，224（29）.

作者簡介：魏欣然（1992.2-），女，湖南省永州人，碩士研究生，專業：中國現當代文學，從事工作：檔案管理、黨建工作。