中小學電子學籍檔案的規范化管理探析

龐雪

摘 要：目前，學籍檔案管理工作是學校的一項重要工作，詳細真實地記錄了學生在校期間的各種社會活動，是檔案管理必不可少的內容。隨著社會教育事業的發展，在信息技術的推動下，電子學籍開始廣泛應用于各個學校，電子學籍檔案規范化管理成為學籍檔案管理工作的發展趨勢。本文將就電子學籍檔案規范化管理進行探析。

關鍵詞：電子學籍檔案 規范化管理

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2019）02-00-01

學籍檔案是學生品德、學業成績和健康狀況的真實記錄。這是一項長期的服務工作，管理內容多，備案業務量大。它涉及強有力的原則和政策，關系到每個學生的切身利益。加強學籍檔案的管理，促進學籍檔案管理的標準化、科學化、規范化，對提高教育教學質量，建設學校良好的學風以及形成良好的校風具有重要的意義。在深化有中國特色社會主義教育改革的新形勢下，學校檔案的規范化管理，賦予了各級學校更多的新內容，提出了更詳細的要求。面對形勢帶來的變化，有必要開發學生狀態信息管理系統，以提高學生管理的效率。因此，利用先進的信息科學技術，建立一套完整、規范化的學生狀態信息管理系統，以便快速錄入、統計、查詢和檢索學生們的各類信息，實現電子學籍管理的規范化和科學化。

一、學籍檔案管理的突出特點

學校檔案管理的一項基礎性工作就是學籍檔案的管理。既然是學校，就必須有學生，學生的存在，就產生了學生身份檔案。學籍檔案主要記錄和展示了學生這一時期思想品德、行為表現、學業成績等一系列教學活動中直接形成的具有保存和利用價值的資料。是證明學生教育背景、品德、知識和能力的原始證據；是用人單位考察、選拔使用員工的重要依據；是做好學生教育管理工作的基礎資料。主要包括新生入學備案登記表、學生學籍卡片、學生考試成績卡、學生學籍變更（休學、復學、轉學等）、學生獎懲、畢業生匯總表等材料。學籍檔案管理工作直接關系著學校的教學質量和社會聲望，做好中小學電子學籍檔案管理工作，提高學籍管理現代化水平，也是學籍檔案管理工作者們共同探討的問題。

二、學籍檔案形成過程中的問題

目前，對于學籍檔案的管理，許多學校仍然采用傳統的手工操作方式，還沒有上升到“電子化”的高度。學籍管理的日常工作，如新生學籍打印、教學計劃管理、畢業名冊打印等有關校籍檔案的管理，雖然部分使用計算機，但只有單機操作，計算機的價值也只是打印工具而已。但隨著國家“二胎”政策的開放，學生入學人數的日益增多，傳統的學籍管理方式已無法保證工作的順利進行。形勢的改變，迫使我們學籍管理工作者也要進行思考，在工作實踐中不斷總結摸索，提出好點子，研究好方法。為此，學校的學籍管理不僅使用計算機進行簡單的操作管理，還要依靠校園網，甚至更大的網絡領域，建立學籍管理系統，將科學的信息管理技術引入工作中，將學生在校期間的各項信息匯集在一起，建立學籍管理數據庫，可通過網絡直接查詢和調用學生信息，實現資源共享，從而提高學籍管理水平，使電子學籍的管理進一步走向科學化、規范化是當務之急。

三、實現電子學籍規范化管理的方法措施

一是強化電子學籍檔案管理的重要性。學籍檔案是反映每個學生在學校期間學習、生活的主要依據；是學校教育和管理的重要組成部分；是學校有效控制學生輟學的重要措施；也是高校錄取、培養學生的第一參考材料；同時還是國家和社會的重要人事檔案形成的基礎。因此，對此項工作學校領導要給予高度重視。由于學校學籍管理工作政策性很強，牽涉到學生的切身利益，學校應選派責任心強，業務好的教師擔任，具體負責學籍管理和傳送電子學籍的人員應相對固定，以保證電子學籍管理工作的準確無誤。

二是建立檔案制度，切實嚴格學籍歸檔。全面不斷地收集新的學籍管理數據，不斷充實檔案材料內容。在日常工作中，應隨時了解掌握和收集學籍在各項工作中的獎懲情況，各類新知識、新技能、新理論的培訓情況等，及時補充到檔案中，為信息利用增添新鮮內容，這是學校學籍檔案信息管理的基礎工作。

三是促進學生電子檔案的統一格式。雖然每所學校都有自己的特點，但很難做到統一，但也有共性，而且共性大于個性。這一共性為建立統一的電子檔案格式奠定了基礎。通過實施統一的檔案管理軟件，可以實現學生電子檔案的統一。從某種程度上講，統一的檔案管理軟件為學生電子檔案管理提供了一個標準，大大簡化了學生檔案管理的程序，也避免了每套檔案帶來的不必要的消耗。

四是搞好學校電子學籍管理隊伍建設。學籍檔案管理是一項復雜的系統工程，要求管理人員具有較強的計劃性、準確性和原則性。然而，許多地方學校普遍忽視了學籍管理隊伍的建設，學籍管理隊伍整體素質偏低，專業結構和年齡結構不合理。隨著學分制的實施，加強和改進學籍管理隊伍建設勢在必行。學校必須密切關注當前時代的新要求，將科學、先進、高效的管理理念引入電子檔案管理領域。學校還必須要加強學生身份管理隊伍的培養和教育，充分認識學生身份電子檔案管理的性質和重要性，自覺認真地學習業務，學習新知識，提高工作能力。

五是做好檔案部門對電子學籍的全程管理。對電子學籍進行檔案化管理，還要強調全程管理。電子學籍很容易變化，其從電子學籍形成到歸檔，中間經過很多環節，哪個環節稍有不慎，都可能造成對電子學籍的原始性、真實性的危害，所以要強調“全程管理”。全程管理應涵蓋電子學籍管理的整個生命周期，包括電子學籍形成、歸檔、管理、利用，保存和銷毀等全過程。檔案部門應全程實時監控系統記錄和保存電子學籍整個生命周期全過程的背景信息以及其形成處理過程有關的信息，從而對電子學籍的真實性、完整性、可靠性進行鑒定，并對其進行確認。

總之，學籍檔案是學校檔案的重要組成部分，不僅對學校教育教學工作的開展具有非常重要的意義，對于學生個人而言，更意義重大。

伴隨著科學技術的發展，計算機的廣泛應用，電子學籍檔案管理已經成為了當前檔案管理發展的必然趨勢。因此，從事學籍檔案管理的人員，不僅應具備廣博的科學文化知識和系統的專業知識，還要在工作中不斷積累經驗、創新方法、探尋規律，加強對電子學籍檔案管理方面的積極探索和實踐，使中小學電子學籍檔案管理更加科學規范化，發揮其重要作用。

參考文獻

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