如何提高基建工程檔案歸檔的完整性和規(guī)范性

陳洲

海口市城建檔案館 海南 海口 570208

基建工程檔案即以各種各樣形式保存的關(guān)于工程項目各個環(huán)節(jié)的文件資料，是工程建設(shè)中一項必不可少的工作。工程檔案具有真實性、客觀性，涉及工程的各個方面，是整體工程活動的直接反映。完整規(guī)范的工程檔案是提升工程質(zhì)量的直接實現(xiàn)途徑，有利于促進企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。但在一些具體的工程項目中，企業(yè)往往會忽視工程檔案的重要性，而注重工程切實實施進度，從而導(dǎo)致工程檔案歸檔工作的滯后。

1 基建工程檔案的完整性

1.1 成立專業(yè)基建工程檔案材料部門

要提高工程檔案的完整性，首先要設(shè)立專業(yè)的檔案材料收集部門。檔案材料收集部門通常在工程項目申報初始階段成立，為申報工程項目等后續(xù)工作做準備。成立專業(yè)檔案材料收集部門，招收專業(yè)工作人員為部門支柱力量，同時制定相關(guān)的部門管理機制與員工激勵制度，從而為部門工作提供制度保障。在基建工程項目申報至完工過程中，部門對工程有效材料進行跟蹤收集，統(tǒng)一進行整理歸類，不斷完善工程檔案系統(tǒng)，為工程檔案歸檔提供材料。

檔案工作人員是檔案建設(shè)工作的核心靈魂，對檔案建設(shè)工作具有重要影響。因而在成立專業(yè)檔案材料收集部門時，應(yīng)嚴格篩選部門工作人員，進行擇優(yōu)錄用。工程項目從申報至完工，整個過程環(huán)環(huán)相扣， 信息復(fù)雜多樣，因此工作人員的能力素養(yǎng)在很大程度上決定了材料的質(zhì)量。非專業(yè)工作人員在檔案材料的收集與整理方面能力欠缺，不僅會導(dǎo)致材料整理不當，還會造成檔案建設(shè)工作效率低下。檔案材料涉及工程項目的方方面面，是由多個部門信息整合而成，不僅在設(shè)計部門有材料，在管理部門也有材料，因此基建工程檔案材料具有分散性、復(fù)雜性，這也是檔案建設(shè)工作內(nèi)容繁多的原因之一。因此要確保檔案材料的完整性，成立專業(yè)的檔案材料收集部門是必不可少的。

1.2 建立完備的檔案分發(fā)監(jiān)管機制

工程項目正式進入施工環(huán)節(jié)后，由于工程建設(shè)過程復(fù)雜，相關(guān)管理部門職能任務(wù)繁重，日常需要處理很多工程事項。工程管理部門既要關(guān)注施工過程的各個重點環(huán)節(jié)，又要兼任材料的分發(fā)任務(wù)，因而任務(wù)繁多，當各項任務(wù)集合在一起時容易導(dǎo)致工作失誤的可能性升高。根據(jù)施工實際情況，在管理部門進行材料分發(fā)時，應(yīng)建立相應(yīng)的監(jiān)管機制，通過監(jiān)控系統(tǒng)對分發(fā)過程進行有效監(jiān)督以防出現(xiàn)工作差錯，從而提升檔案材料的完整性。

1.3 提高施工人員的歸檔意識

工程項目的每一個體對檔案歸檔的完整性都具有直接影響作用，因此提高施工人員的歸檔意識對檔案建設(shè)工作有極大的促進作用。在選用檔案建設(shè)工作人員時，應(yīng)選用專業(yè)性的素質(zhì)人才，從而從源頭確保建設(shè)工作人員團體的工作能力。除此之外，在正式啟動實施工程項目之前，應(yīng)對施工人員進行專門培訓(xùn)，通過活動、講座等形式為施工人員宣傳歸檔建設(shè)工作的必要性，在宣傳過程中提高施工人員的歸檔意識，培養(yǎng)每個人的歸檔責(zé)任感。而有些單位卻忽視了正式施工前培訓(xùn)活動的重要性，這對保障檔案的完整性是不利的。

2 基建工程檔案的規(guī)范性

2.1 工程檔案的規(guī)范性對工程建設(shè)的作用性

除了檔案的完整性，還有規(guī)范性也對工程建設(shè)有重要作用。在工程完工后的運行與維護過程中，規(guī)范性的地位逐漸凸顯并成為重要影響因素。工程檔案是否規(guī)范決定著檔案資源的質(zhì)量，檔案資源為后續(xù)工程投入運行與維護提供數(shù)據(jù)參考，有利于提高后續(xù)工程運行與維護的工作效率，促進工程利用資源優(yōu)化。因而在工程檔案歸檔工作中，建立相應(yīng)的管理與監(jiān)督機制，對工作人員與工作過程進行有效監(jiān)管，輔之以激勵制度，提高工作人員的歸檔責(zé)任意識，以負責(zé)熱情的態(tài)度投入歸檔工作，從而提高工程檔案建設(shè)工作的規(guī)范性。

2.2 提高檔案資料的有效性措施

首先對檔案建設(shè)工作進行全面規(guī)劃，對檔案材料的采集、整理、歸檔制定時間計劃安排表，根據(jù)計劃表嚴格開展歸檔工作，以確保工作效率。在采集、整理、歸檔的各個環(huán)節(jié)進行細分，一步一步落實每一個過程。最后歸檔時，對檔案材料進行分門別類、組裝成卷，并且通過電子標簽進行基本信息標注，以便于后續(xù)工作的查找與翻閱。紙質(zhì)存檔的同時進行電子存檔，確保雙重保障，對檔案進行有效保護，防止檔案丟失。除此之外，在檔案借用方面也要嚴格把關(guān)，對借用人員信息、借用時間、借用檔案進行明確記錄，從而達到提高檔案規(guī)范性的效果。

3 開展基建檔案工作的基本要求

在檔案建設(shè)工作中，需要把握工作重點，遵循步步落實的原則。其中有效提高與保障檔案的完整性與有效性是重中之重，對于促進檔案建設(shè)工作以及工程建設(shè)有重要意義。

3.1 嚴格遵循檔案建設(shè)工作基本原則

工程項目主體應(yīng)嚴格遵循檔案建設(shè)工作的基本原則，首先要建立健全的檔案建設(shè)管理與監(jiān)督機制，為工作的順利展開提供制度依據(jù)與保障，在檔案建設(shè)工作中發(fā)揮監(jiān)督執(zhí)行力。實行確切的獎懲制度，對出現(xiàn)失誤的對象進行懲罰，對積極認真的對象進行獎勵，通過獎懲有效激勵工作人員的積極性與務(wù)實性。其次應(yīng)與實際情況相結(jié)合，做到實事求是以確保檔案資料的真實性、客觀性，嚴厲禁止虛報行為。在施工人員當中宣傳歸檔責(zé)任精神，人人樹立良好的歸檔意識，激勵大家共同參與為歸檔工作獻出自己的力量。施工操作人員對每天的數(shù)據(jù)與資料進行及時記錄后上報管理部門，檔案建設(shè)部門及時收集，在整理環(huán)節(jié)時仔細檢查并且查缺補漏，確保檔案資料的完整性。另外，應(yīng)選用專業(yè)人才為歸檔工作提供基礎(chǔ)動力，歸檔工作人員應(yīng)具備過硬的自身條件與良好的思想認識，在工程檔案建設(shè)工作中秉持認真負責(zé)的歸檔職業(yè)精神。

結(jié) 語：

檔案建設(shè)對于基建工程具有重要作用，有利于促進基建工程發(fā)展的穩(wěn)定性，也為后續(xù)評估提供了數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。而檔案建設(shè)工作的重點在于有效把握歸檔資料的完整性與規(guī)范性，工程主體應(yīng)嚴格遵循歸檔原則，通過建立管理與監(jiān)督機制、提高施工人員的歸檔意識等措施有效提高歸檔資料完整性與規(guī)范性。