公共資源交易項(xiàng)目檔案管理模式構(gòu)建分析

齊健

摘 要：隨著我國(guó)公共資源交易項(xiàng)目的增多，項(xiàng)目檔案數(shù)量也隨之增加，這使得項(xiàng)目檔案管理在公共資源交易項(xiàng)目管理中的作用和價(jià)值逐步凸顯。公共資源交易中心必須加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理工作，創(chuàng)新項(xiàng)目檔案管理模式，以保證檔案資料的完整性、安全性和利用價(jià)值。本文從概述公共資源交易項(xiàng)目檔案入手，論述了公共資源交易項(xiàng)目檔案管理模式的構(gòu)建策略，期望對(duì)提高項(xiàng)目檔案管理水平有所幫助。

關(guān)鍵詞：公共資源交易中心 項(xiàng)目檔案管理 電子化檔案

在我國(guó)深入推進(jìn)公共資源交易市場(chǎng)化改革的背景下，逐步建立起了集成各種公共資源交易活動(dòng)的交易平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)公共資源交易項(xiàng)目的統(tǒng)一化、規(guī)范化管理。在此形勢(shì)下，各地區(qū)公共資源交易中心要加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理工作，使項(xiàng)目檔案資料能夠如實(shí)反映交易項(xiàng)目的完整過(guò)程，為監(jiān)督和調(diào)研公共資源交易項(xiàng)目的實(shí)施提供可靠依據(jù)，以確保項(xiàng)目檔案管理適應(yīng)公共資源交易平臺(tái)的建設(shè)與發(fā)展需要。

一、公共資源交易項(xiàng)目檔案概述

公共資源交易項(xiàng)目檔案是指在工程建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)投標(biāo)、政府采購(gòu)、建設(shè)用地使用權(quán)和礦業(yè)權(quán)出讓、國(guó)有產(chǎn)權(quán)交易等公共資源交易活動(dòng)中形成的多種形式的資料。在項(xiàng)目檔案管理中，嚴(yán)格遵循“一事一卷”原則，按照公共資源交易活動(dòng)發(fā)生地以及交易活動(dòng)發(fā)生的先后順序，由各地區(qū)的公共資源交易中心進(jìn)行歸檔處理，檔案資料包括紙質(zhì)文件、設(shè)計(jì)圖、音視頻、U盤(pán)、電子光盤(pán)等多種形式。一般情況下，公共資源交易項(xiàng)目檔案的保管期限必須在15年以上，同時(shí)還要按照相關(guān)法律法規(guī)細(xì)化項(xiàng)目檔案資料的不同類別和不同的保管期限，如開(kāi)標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)的音視頻材料保管不得少于8個(gè)月，參與投標(biāo)的未中標(biāo)人文件資料保管期限不得少于1年。公共資源交易中心擁有項(xiàng)目檔案立檔權(quán)，中介代理機(jī)構(gòu)可以輔助公共資源交易中心完成交易項(xiàng)目文件的收集、整理和立卷工作，并將全部的檔案資料移交給公共資源交易中心，嚴(yán)禁中介代理機(jī)構(gòu)擅自復(fù)制或留存資料，以保證項(xiàng)目檔案資料的安全性。

二、公共資源交易項(xiàng)目檔案管理模式的構(gòu)建策略

（一）構(gòu)建項(xiàng)目檔案精細(xì)化管理模式

公共資源交易中心要積極引入精細(xì)化管理理念，彌補(bǔ)以往項(xiàng)目檔案管理中的不足，通過(guò)構(gòu)建起精細(xì)化的項(xiàng)目檔案管理模式，不斷提高項(xiàng)目檔案管理的專業(yè)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平。項(xiàng)目檔案精細(xì)化管理模式的構(gòu)建策略如下。

1.規(guī)范檔案整理工作。公共資源交易中心在項(xiàng)目檔案管理中要強(qiáng)化檔案資料的收集整理工作，夯實(shí)項(xiàng)目檔案管理基礎(chǔ)。具體做法如下：檔案工作人員要及時(shí)收集與項(xiàng)目有關(guān)的資料，如圖紙、紙質(zhì)和電子文件等，并對(duì)這些資料進(jìn)行整理，按順序依次排列，編寫(xiě)頁(yè)碼。在對(duì)案卷的頁(yè)碼進(jìn)行編寫(xiě)時(shí)，要保證字跡清晰，易于識(shí)別，單獨(dú)組卷的封面無(wú)須重新編寫(xiě)頁(yè)碼;檔案工作人員要正確填寫(xiě)案卷的檔案號(hào)、保管期限、秘密等級(jí)等信息，采用三孔一線的方法，對(duì)案卷進(jìn)行裝訂;檔案管理人員要將封條粘貼在案卷的脊背中段，并保證封條的大小適宜，不得遮蓋字跡;在組卷時(shí)，如果資料的厚度過(guò)大，可采用單獨(dú)組卷的方法，另加封面和封條進(jìn)行裝訂，不需要額外增加卷內(nèi)目錄，當(dāng)完整的項(xiàng)目組成一卷時(shí)，只要有一個(gè)封面和目錄即可。

2.加強(qiáng)檔案資料審核。公共資源交易中心項(xiàng)目檔案室要做好檔案資料真實(shí)性、完整性、有效性的審核工作，辦理好檔案資料接收手續(xù)，避免在項(xiàng)目檔案管理中出現(xiàn)違法亂紀(jì)行為，為交易項(xiàng)目審查提供重要證據(jù)。具體的審核內(nèi)容如下：項(xiàng)目檔案室要對(duì)項(xiàng)目開(kāi)標(biāo)過(guò)程中各項(xiàng)資料原件的有效性進(jìn)行審核，包括招標(biāo)代理合同、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書(shū)等;項(xiàng)目檔案室要對(duì)項(xiàng)目檔案資料的完整性進(jìn)行審核，包括簽字蓋章、填寫(xiě)日期的位置、字跡、圖樣等;項(xiàng)目檔案室要對(duì)項(xiàng)目檔案中交易信息的真實(shí)性進(jìn)行審核，看招標(biāo)、中標(biāo)等信息是否依法在指定的媒體上公開(kāi);項(xiàng)目檔案室要對(duì)項(xiàng)目檔案的歸檔情況進(jìn)行檢查，看有無(wú)修改、偽造和拒不歸檔等情況;項(xiàng)目檔案室要對(duì)卷內(nèi)招標(biāo)資料進(jìn)行審核，看資料是否齊全完整，確認(rèn)真實(shí)有效后，審核人應(yīng)當(dāng)簽字，并按照相關(guān)程序辦理檔案接收手續(xù)，完成檔案接收。

3.規(guī)范檔案保管期限。公共資源交易中心要按照《招投標(biāo)法》《招標(biāo)投標(biāo)法實(shí)施條例》以及《政府采購(gòu)法》等相關(guān)法律法規(guī)做好項(xiàng)目檔案保管工作，針對(duì)不同的項(xiàng)目類型細(xì)化規(guī)定項(xiàng)目檔案的保管期限。具體如下：可將政府采購(gòu)類大于等于100萬(wàn)元、建設(shè)工程類大于等于200萬(wàn)元和國(guó)有建設(shè)用地使用權(quán)、礦產(chǎn)權(quán)出讓以及國(guó)有產(chǎn)權(quán)交易等項(xiàng)目的檔案資料，歸入到永久保管之列;可將政府采購(gòu)類10～100萬(wàn)元和建設(shè)工程類20～200萬(wàn)元項(xiàng)目的檔案資料，歸入到30年保管期限之列;可將政府采購(gòu)類10萬(wàn)元以下、建設(shè)工程類20萬(wàn)元以下項(xiàng)目的檔案資料，歸入到15年保管期限之列。通過(guò)對(duì)不同類型檔案保管期限的規(guī)范，能夠提高檔案管理的工作效率。

4.加強(qiáng)檔案保密工作。公共資源交易中心要建立起項(xiàng)目檔案保密制度體系，避免項(xiàng)目檔案資料出現(xiàn)丟失、損毀等問(wèn)題。具體做法如下：公共資源交易中心要與檔案工作人員簽訂安全保密協(xié)議，增強(qiáng)檔案工作人員的安全意識(shí);項(xiàng)目檔案室要執(zhí)行檔案資料調(diào)閱利用審批制度，對(duì)檔案資料的調(diào)閱進(jìn)行登記記錄，及時(shí)收回逾期調(diào)閱的資料;項(xiàng)目檔案室要在檔案庫(kù)房安裝防火防盜報(bào)警裝置、溫控濕控系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)等，完善技防基礎(chǔ)設(shè)施，形成人防、物防和技防于一體的安全防護(hù)體系。

（二）構(gòu)建項(xiàng)目檔案電子化管理模式

在全國(guó)深化公共資源交易平臺(tái)整合共享的背景下，電子化招標(biāo)形式得以普及應(yīng)用，這給項(xiàng)目檔案管理帶來(lái)了新的考驗(yàn)，要求各地區(qū)公共資源交易中心積極推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+”項(xiàng)目檔案管理模式建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案無(wú)紙化管理。項(xiàng)目檔案電子化管理模式構(gòu)建策略如下。

1.完善電子化管理的基礎(chǔ)設(shè)施。公共資源交易中心要統(tǒng)籌規(guī)劃各項(xiàng)資源，建立起項(xiàng)目檔案管理信息系統(tǒng)，主動(dòng)接受同級(jí)檔案行政管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，順利完成紙質(zhì)化檔案管理向電子化檔案管理的過(guò)渡。中心應(yīng)加大對(duì)項(xiàng)目檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的資金投入，購(gòu)置電腦、掃描儀、刻錄機(jī)等硬件設(shè)備，開(kāi)發(fā)建設(shè)適用于項(xiàng)目檔案管理的專用軟件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案資料的電子化處理。

2.實(shí)施紙質(zhì)與電子并軌管理。公共資源交易項(xiàng)目檔案管理應(yīng)實(shí)施紙質(zhì)檔案與電子檔案并軌管理模式，充分發(fā)揮出兩者的優(yōu)勢(shì)，彌補(bǔ)兩者的不足。在紙質(zhì)檔案管理中，要嚴(yán)格遵循精細(xì)化管理的要求開(kāi)展工作，保證紙質(zhì)檔案資料的安全完整;在電子檔案管理中，檔案工作人員要對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行掃描存檔，同時(shí)還可以借助互聯(lián)網(wǎng)在檔案管理信息系統(tǒng)上開(kāi)展檔案工作，及時(shí)辦理檔案業(yè)務(wù)，降低檔案管理成本，為檔案資料使用者提供便捷的資料查詢服務(wù)。

3.加強(qiáng)電子檔案?jìng)浞莨芾?。在?xiàng)目檔案電子化管理模式下，要將電子檔案?jìng)浞莨芾碜鳛楣芾碇攸c(diǎn)，以保證電子檔案信息安全。具體管理方法如下：項(xiàng)目檔案部要對(duì)歸檔的存儲(chǔ)載體進(jìn)行妥善保管，確保存儲(chǔ)介質(zhì)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源的區(qū)域，并將存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行獨(dú)立存放，控制好存儲(chǔ)空間的環(huán)境溫度和濕度;項(xiàng)目檔案部要根據(jù)電子檔案的重要性進(jìn)行分級(jí)管理，對(duì)于普通級(jí)的電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)，要采用一式三份的管理方式，分別用于日常查閱、封存保管和異地保存。對(duì)于重要級(jí)的電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)，要采用一式四份的管理方式，保證其中兩份用于日常查閱，以滿足檔案資料頻繁調(diào)閱的使用需求。

4.加強(qiáng)系統(tǒng)安全管理。公共資源交易中心要加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)的安全防范，在計(jì)算機(jī)設(shè)備上安裝防火墻，并采用入侵檢測(cè)技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)等技術(shù)，防范非法用戶入侵系統(tǒng)。同時(shí)，項(xiàng)目檔案室還要每?jī)赡陮?duì)電子檔案的有效性進(jìn)行全面檢查，如果發(fā)現(xiàn)電子檔案存在安全性隱患，則要立即進(jìn)行處理。

（三）建設(shè)高素質(zhì)項(xiàng)目檔案工作隊(duì)伍

在項(xiàng)目檔案管理中，要組建一支責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)水平高的高素質(zhì)檔案工作隊(duì)伍，為提高公共資源交易中心的項(xiàng)目檔案管理水平提供堅(jiān)實(shí)的人力保障。具體措施如下：其一，實(shí)施檔案人員委派制度。公共資源交易中心要在招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)中下派一名檔案人員，由該名檔案人員負(fù)責(zé)收集整理招投標(biāo)過(guò)程中生成的檔案資料，并負(fù)責(zé)與項(xiàng)目檔案室進(jìn)行溝通聯(lián)系，按照項(xiàng)目檔案室的指示開(kāi)展工作。下派的檔案人員要盡量穩(wěn)定本職崗位，減少崗位輪換，以免因頻繁的崗位交接影響項(xiàng)目檔案資料的完整性。其二，加強(qiáng)培訓(xùn)。公共資源交易中心要定期安排檔案工作人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使檔案工作人員掌握有關(guān)公共資源交易的最新法律法規(guī)，豐富檔案工作人員的專業(yè)理論知識(shí)，不斷提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力和實(shí)踐能力。其三，強(qiáng)化交流學(xué)習(xí)。項(xiàng)目檔案室要建立起檔案管理交流溝通平臺(tái)，如利用互聯(lián)網(wǎng)社交工具建立QQ群、微信群等，方便項(xiàng)目檔案室工作人員交流工作心得和工作經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)，項(xiàng)目檔案室還要加強(qiáng)與其他地區(qū)公共資源交易項(xiàng)目檔案室的交流，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)成果，提升本地區(qū)公共資源交易項(xiàng)目檔案管理水平。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，項(xiàng)目檔案管理是公共資源交易中心的一項(xiàng)重要工作，公共資源交易中心要結(jié)合實(shí)際工作需要，構(gòu)建起精細(xì)化、電子化的項(xiàng)目檔案管理模式，推進(jìn)項(xiàng)目檔案管理模式創(chuàng)新發(fā)展。在項(xiàng)目檔案管理中，公共資源交易中心要投入充足資源，完善項(xiàng)目檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、管理制度建設(shè)以及人才隊(duì)伍建設(shè)，從而實(shí)現(xiàn)公共資源交易項(xiàng)目檔案的最大化利用價(jià)值。

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