國企基層辦公室人員會議紀要的撰寫技巧

【摘 要】 會議紀要是在會議記錄基礎上經過加工、整理出來的一種記敘性和介紹性的文件。包括會議的基本情況、主要精神及中心內容，便于向上級匯報或向有關人員傳達及分發。本文通過對比會議紀要與其它文體的區別，對會議紀要的寫作技巧進行了簡要探討。

【關鍵詞】 辦公室人員 會議紀要 技巧

作為記載和傳達會議內容的一種公文，會議紀要是對一場會議的高度概括和會議內容的凝練，是三重一大等重要決策性會議的指導性文件，通常，會議紀要會以紅頭文件的形式進行向上級抄送或是向下屬單位下發，同時也是年終審計等的重要參考性文件。因此會議紀要的編寫要言簡意賅、中心突出、語言練達、層次分明，而基層辦公室人員在會議紀要編寫時也應該精心、精準、精細、精密，全面、完整、準確地反映會議情況。

一、會議紀要與會議記錄的區別

1.性質不同

會議記錄是對會議詳細情況的記錄，不是正式的公文，是會議的原始材料，作為會議資料留存;會議紀要則是正式的公文，需要會簽、印制、下發、傳閱、執行。

2.對象不同

不論是一般性會議，常規會議還是重要會議，從資料留存的角度來講都需要有會議記錄，而會議紀要則是對三重一大型會議，如總經理辦公會、黨委會、職工代表大會等重大會議上的決策、決議、事項進行概括或通報。

3.寫法不同

會議記錄是對會議上的內容進行記錄，要求客觀、詳實、完整，而會議紀要則是對會議決策事項的高度凝練與概括，需要傳達會議精神、核心、實質，需要有選擇性、提煉性、高度概括性。

二、會議紀要的特點

1.真實有效

會議紀要通常是基于完備的會議記錄、會議資料的基礎上起草的，會議紀要需真實可靠，需經與會人批準，經相關園領導審核、會簽，經主要領導簽發，反復校對后方能印發。

2.要點突出

會議紀要要圍繞會議議題進行撰寫，經過分析、梳理，提煉出會議的精神、主要內容、主要觀點，經過刪繁提要，對每項議題進行高度凝練。

3.條理清晰

鑒于會議記錄和會議材料的復雜性，會議紀要起草前要對會議內容進行歸納分類，不能寫成一鍋“大雜燴”，要有條有理，有綱有目。

三、會議紀要的起草方法

1.做好會前準備

參會前，要對會議議程、會議議題、參會人員、匯報部門、會議材料有充分的認識，對照領導發言稿等，對會議可能討論的事項有科學的預判。

2.做好會議記錄

對會議過程中領導的總結性發言、會議討論的核心內容進行重點記錄;對匯報部門、牽頭部門所匯報的問題，提出的建議、解決法案，分管領導的態度進行有針對性記錄;對會議涉及到的人員安排、經費調配、工作部署以及會議主持人對某些舉措的贊成與反對意見進行詳細的記錄。

3.運用第三人稱寫法

由于會議紀要反映的是參會人集體的決策、意志，因此，會議紀要要以整個會議的名義來表述，并且一般采用第三人稱的寫法來寫，如“會議決定”“會議指出”“會議認為”“會議要求”“會議聽取了”“會議討論了”“會議通過了”等對會議代表的共同決定進行高度概括。

4.措辭精準，言語實用

用詞準確是起草會議紀要的關鍵。首先，用詞要準確，如，“第XX次總經理辦公會”和“第XX次總經理辦公（擴大）會”，多了擴大二字，參會人的范圍就會有極大的不同，再如，會議時間、會議地點、參會人、記錄人、主持人以及會議中涉及到的數字、金額等都需要準確、詳實。其次，用語要準確，會議紀要需要如實的反映會議內容，用語不能華麗、夸大，不能脫離實際再創作，不能增添個人主觀色彩。會議紀要作為貫徹執行性文件，語言要簡明扼要、清晰明了，對議題的目的、意義、結果等進行概述，不矯揉造作，不模棱兩可、含糊不清。最后，細節要準確，印發日期、份數、報送對象、抄送對象都要逐一完善，認真校對，標點符號、格式等也需要特別注意。如，XX字〔2020〕XX號，要與之前的文件相連貫;日期要寫XX年XX月XX日，或者大寫的二〇二〇年二月二日;會議紀要不需要加蓋公章等。

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作者簡介：郝超穎（1992年7月），女，漢，山西，工程師，碩士研究生，中國航天科技集團公司第一研究院航天幼兒園，研究方向企業管理、辦公室工作。