物業管理企業財務內部控制分析

賈麗

【摘 要】 財務管理是企業發展的關鍵業務，直接影響著企業的效益，對于物業管理企業更是如此，物業管理作為我國新興的綜合性服務行業，在近十年以來取得了迅猛的發展，其質與量獲得了翻天覆地的變化，但發展的同時也暴露出了很多急需解決的財務管理問題。本文通過對A物業管理公司的案例分析，指出物業管理公司的財務管理現狀，分析其存在的一些問題并找出解決這些問題的方法，同時提出了進一步完善內部控制體系的有效對策，有助于A物業管理公司提高其生存和發展能力。

【關鍵詞】 物業管理企業 財務內部控制 問題 對策

隨著人們生活水平和生活質量的提高，物業管理已成為我國服務業中很重要的板塊，它的良好運轉對城市發展和社會和諧有著極大的影響作用。依附于大型房地產商的物業管理公司己在尋求上市了，而中小型物業管理公司還在努力的謀求發展，提高生存和競爭能力。物業管理水平是物業管理公司生存的關鍵，物業公司的管理內部控制會保證物業管理水平的高低，而物業管理公司的財務內部控制又是公司管理內部控制的重中之重。

1相關概念闡述

1.1物業管理

物業是物業管理活動的物質載體，也是物業管理相關法律主體間聯結的介質，只有先有物業才會有物業管理。狹義的“物業”是指具有特定價值和使用價值的建筑物及其附屬設施設備和場地。物業管理，是業主選聘物業服務企業，物業服務企業按照物業服務合同約定，維護物業管理區域內的環境衛生和相關秩序，并對房屋及配套設施設備和相關場地進行維修、養護和管理的活動。實際上物業管理是房地產業派生出來的，是延續與完善房地產業的綜合開發，是其產業鏈中的消費環節，是生活服務業。

1.2內部控制

所謂內部控制是為了提高財務信息質量，保護企業資產的安全和完整性，同時確保相關法律法規的執行，在企業內部制定和實施的一系列控制方法和措施。在企業中為了進一步完善法人治理結構和公司治理而建立了內部控制。內部控制具有四方面的意義，內部流程管理和職能管理的強化，企業行為和企業規章制度的整合，風險減少、支持企業戰略和發展。

1.3物業管理企業的基本特征

1.3.1在安全生產方面的風險

物業管理公司首先要負責自身企業的安全生產，同時還要負責本小區業主和各個商業業主的財產安全，因此在物業管理公司中安全生產具有舉足輕重的地位，物業公司要把安全風險問題放在管理工作的首位。物業管理公司的管理涉及居民小區、商業辦公樓或購物中心等維護與修理，這些人群密集集中的場所，一旦出現任何安全隱患，會帶來嚴重的后果。

1.3.2在信息溝通方面的障礙

物業管理公司要重視內外的信息與溝通，即公司的內部溝通和外部的業主的溝通。物業管理公司對外與業主溝通的效果會直接影響和業主的關系，而物業公司與業主的關系又影響著物業公司收取物業管理費的難易，最終影響公司經營業績。物業公司若不能很好的與業主交流溝通也會給自身工作造成不必要的麻煩，影響物業管理工作的開展。如有部分業主認為只要交了物業管理服務費，那么小區里不管是公共部位還是自用部位所有的修理、修配等都由物業公司承擔下來，物業公司的任何工作都不應該再單獨收費，其實這就是物業管理公司和業主信息溝通不到位造成的。

1.3.3在資產管理方面的風險

業主大部分的固定資產實際上是由物業管理公司管理負責的，存在著極大的資產管理風險。物業管理公司一定要重視固定資產管理的風險，在制度的制定和執行過程中要準確和完整的核算小區的固定資產。同時要關注意外事件發生對這些資產的損耗，物業管理公司要及早為這些資產上保險，要把強化財產保險落實到內部控制制度中，這樣一旦出現意外事件，可以保證把企業的損失降低到最小。

2物業管理企業財務內部控制存在的問題

2.1A物業管理企業基本情況

成立于2008年的A物業管理有限公司，是某地產集團有限公司的控股子公司，注冊資金3000萬元。經過多年發展，A物業管理公司除了設在上海的總部外，另在南京、無錫、鎮江等地開了5家分公司，有超過千人的員工，A物業管理有限公司己通過了ISO9001等三大管理體系認證。到目前為止，A物業管理有限公司的管理面積約200余萬平方米，經營寫字樓、中高層住宅、城市綜合體、別墅區等多個范圍，項目也輻射到北京、石家莊、邯鄲、鄭州、武漢、南京等地區，擁有20多個項目。

2.2財務內部控制存在的問題

2.2.1財務內控環境不扎實

未建立完善的企業內部文化。首先，A物業管理公司是大型房地產集團公司的子公司，它在一定程度上受益于母公司的貼補，雖然時常虧損，但是仍能存活下去，長此以往會導致公司管理層的不作為，使公司逐漸缺乏競爭力。其次，A物業管理公司沒有確立明確的管理規范和獎懲制度，對于員工行為好與壞沒有好的獎勵和約束機制。第三，A物業管理公司沒有樹立能夠代表企業形象和文化的核心人物。第四，A物業管理公司的文化娛樂、表彰活動等形式都比較簡單，沒有較完善的文化儀式，對于公司價值觀的宣傳不到位。

管理層的管理理念落后。作為某房地產集團的子公司，A物業管理公司一直依賴于母公司，高層管理者一貫是保守運作，只是被動從房地產集團的開發項目中接手物業管理服務，而從未主動出擊，自己去尋找項目，對于物業服務品質的提升也不夠重視，企業存在領導的“家長制”作風，又缺少市場化競爭意識。所以，公司長期以來不能改變虧損的局面，發展緩慢。

缺少內部審計人員。A物業管理公司本部設有財務管理部，由總會計師領導，財務管理部共有4名員工，一人擔當財務經理;一人負責其他四個子公司的會計核算和報表編制;一人負責本部和另外一個分公司的會計核算和報表編制和上年度預算工作另外一人負責出納、稅務等方面的工作。A物業管理公司沒有設立內部審計部門，也沒有安排內部審計人員，這使公司內部控制缺少一道監督屏障，企業的內部控制環境減弱。

2.2.2風險評估環境較為薄弱

缺乏人力資源的風險。人力資源缺乏直接影響到企業經營的效率，企業難以實現既定的目標和發展戰略。A物業管理公司在不斷發展，新項目不斷增多、簽約合同額不斷加大、工作量也在增大，A物業管理公司現有的員工數量己不能滿足公司發展的需要，即將出現人力資源缺乏的局面，而A物業管理公司人力資源開發機制不健全，在聘用新員工上的風險評估很薄弱。

安全生產不到位的風險。安全生產不到位，會引發安全事故的風險。A物業管理公司在進行的一次安全生產大檢查中，發現了72處安全隱患。這些隱患若未被發現，那么極可能在今后產生安全事故。這次檢查也反映出A物業管理公司平時在安全生產風險方面評估薄弱，不能及時發現隱患并且整改，將來一旦出現重大事就會造成極其重大的后果。

信息系統新應用的風險。目前A物業管理公司采用用友U8軟件作為賬務處理系統，用久其報表軟件進行報表編制，不同的軟件系統給財務工作帶來了諸多不便。因此，A物業管理公司計劃采用能夠自動生成報表的用友新賬務處理系統，同時，公司還計劃用新的ERP系統。這些都是新系統，公司在使用前應該全面評估應用風險。但是，A物業管理公司卻不重視這項工作，沒有全面預測ERP信息系統的風險，該信息系統能否幫助公司實現有效內部控制是個未知數。

2.2.3內部控制活動缺乏力度

不能嚴格管控資金活動。業主繳納的物業費是物業管理收入的主要來源。A物業管理公司存在規模不同的分公司，各個分公司的財務人員數量和專業素質不同，在資金管控方面會出現各種問題。如物業費沒有及時送存銀行，分公司中收費員沒有及時登記臺賬，還有財務人員登記的臺賬記載了應收已收的物業費，但卻忽略掉應收未收的物業費的記載，這樣會出現月末根據應收且己收到的物業費確認當月收入，反映當期的收入與實際不符。

不能嚴格管控資產管理活動。A物業管理公司也有著數量不少的固定資產，其種類主要是辦公家具，一些小電器和辦公設備等。因為這些固定資產種類比較少，過去財務人員忽略了對這些固定資產的管理，只是做了簡單的固定資產臺賬，從未和綜合管理部做定期的固定資產臺賬核對。

沒能完全分離不相容的職務。因為A物業管理公司本部的財務部只有四名員，雖設置了出納人員負責貨幣資金。但是，分公司較多，有的分公司又沒有專門的財務人員處理賬務，這些賬務就由本部的財務部負責處理，這加大了財務人員的工作量。因此公司讓出納在原工作基礎上又負責B分公司總分類賬的登記工作和非貨幣資金賬戶的記賬工作，以及該分公司賬戶與銀行的對賬工作，這么做違背了不相容職務分離的要求。

2.2.4信息溝通不到位

A物業管理公司還沒有形成內部信息傳遞常態化，不能及時將經營快報等內部報告進行傳遞以形成指標體系。本部和項目上的人員多數是在遇到問題時才進行電話溝通，而不能采取定期的電話視頻會議進行有效溝通，這就妨礙了本部人員與項目人員的及時準確溝通，造成部分信息缺失遺漏，影響了企業的經營發展。

2.2.5未能建立完善的內部監督

A物業管理公司還沒有設置獨立的內部審計機構和專門的內部審計人員，這說明公司管理層對內部審計工作不重視，無法發揮內部審計的作用，也違反了國家有關的規定。缺乏有效的內部監督，A物業管理公司就不能及時發現存在的問題，及時對問題進行有效的解決，這也給公司的經營帶來了損失。

3完善物業管理企業財務內部控制的策略

3.1改善內部控制環境

3.1.1注重企業文化建設

企業的核心價值觀是改善內部控制環境的首要因素，因此A物業管理公司要確立明確的核心價值觀，同時還要在企業內部樹立先進模范人物并加強企業文化儀式。

3.1.2加強高層管理內部控制

在A物業管理公司的管理層中要轉變原來求穩、保守運作的管理方式，形成內部控制的管理理念，不能只被動地等待集團的項目，還要主動尋求商機，不斷開拓更廣闊的市場，并嚴格實施和執行己設立的內部控制管理體系，不斷提高自身的服務質量，力求打造品牌效應。

3.1.3安排專門審計人員

設置內部審計人員，在日常工作中強化內部控制、改善風險管理，審計部門有助于公司完善組織治理結構和促進組織目標實現。

3.2優化風險評估機制

3.2.1強化新員工風險評估

A物業管理公司在招聘人才方面應及時做好風險評估，提前充實企業人才庫，做好人力資源引進與開發計劃準備。公司還可以與各大高校簽訂就業合作協議，給畢業生提供實習基地，對于優秀的學生可以提前儲備進人才庫。同時通過內部選拔、公開招聘等多種方式進行招聘。選聘人員要經過試用期和崗前培訓，在落實崗位時要嚴格實行崗位回避制，以確保公司經營活動的合規、有效進行。

3.2.2強化安全生產風險評估

A物業管理公司要進行定期和不定期檢查，做到定期評估安全生產風險，做到防患于未然，形成有序的安全生產管理體系，規范各項操作細節，準備多種應急預案，切實建立并實施安全生產的責任追究制度，及時追加存在安全隱患項目負責人的責任。

3.2.3注重新信息系統應用風險

A物業管理公司應該對ERP新信息系統進行全面的風險評估，評估人員應為專業機構的工作人員，同時指定專業機構做歸口管理。前期要加強跟蹤管理，主動溝通和協調工作，積極檢查驗收系統軟件，組織有效運行工作。后期驗收，要單獨安排另外的機構做驗收測試，確保驗收結果的真實性。同時培訓相關人員，為上線做好工作準備。在使用中，建立相關制度，保證系統工作安全有序。

3.3提升內部控制執行力

3.3.1加強資金管控力度

A物業管理公司在資金管控方面要加強管理，嚴禁資金使用散亂，總公司還要加強監控分公司及各項目的現金流出。公司通過購買專業的物業管理軟件，來加強對所有項目的監管，各項目的收費員要利用好該軟件進行物業費的收繳，同時做好物業費臺賬的登記工作。

3.3.2完善固定資產管理

A物業管理公司要對固定資產加強管理，制作詳盡的固定資產目錄和固定資產卡片，財務人員要定期核對記錄的固定資產臺賬和綜合管理部的固定資產臺賬，以便及時發現問題，查出原因，盡快解決。

3.3.3確保不相容職務分離

A物業管理公司必須要堅決做到不相容職務的分離，保證出納人員只負責貨幣資金的收付及保管，不可再讓其負責總分類賬的登記工作和非貨幣資金賬戶的記賬工作等。

3.4加強信息溝通與交流

公司內的溝通在內部控制管理中顯得至關重要，在日常工作中要做到全方位深入地溝通，因此A物業管理公司要把信息傳遞與溝通作為常態化工作去開展，建立定期的信息溝通制度;公司還要增加召開電話視頻會議的次數，這樣可以達到“群策群力”橫向溝通的效果，在公司內部逐漸形成面對面平等交流與溝通的文化，而不再是盲目服從安排，每位員工都能積極主動地投入到工作中。

3.5加大內部監督力度

A物業管理公司要設置內部審計機構以加大內部監督力度，設置有獨立性的專門內部審計人員。審計人員要站在客觀公正的立場上，發現問題不遮掩不修飾，及時上報且督促整改。內部審計人員要從業務入手，發現公司物業管理工作是否存在問題，做到防患于未然。

4結束語

通過對A物業管理公司的案例分析，可以看到在物業管理企業的財務內部控制管理過程中，還存在財務內控環境不扎實，風險評估環境較為薄弱，內部控制活動缺乏力度，信息溝通不到位等現象。針對這些現象，提出了完善物業管理企業財務內部控制的有效策略。但依目前物業管理企業財務管理現狀，仍需要較長的時間進行改進和完善。物業管理企業作為勞動密集型和管理密集型企業，只有重視財務內部控制，才能實現內部控制的現實意義，完善法人治理結構和公司治理，不斷對企業行為和企業規章制度進行整合，減少風險，支持企業戰略，促進企業發展。

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