優化交通部門辦公室檔案管理工作的方法探究

羅詠吟

摘 要：在各行業領域都快速發展的現今時代，交通部門也進入了新的發展階段，其中的檔案管理工作任務也在逐漸增多，也對相關管理環節提出了更高的標準，需要給予高度重視。因為開展檔案管理工作具有不可替代的現實意義，其中不僅記載著交通部門的發展歷程，也存儲著交通事故所產生的信息數據，這些數據能夠為其它交通事件提供證明和參考。在本文中，就重點對交通部門的檔案管理過程做出明確和探討，并給出優化檔案管理的措施，以供相關人員參考。

關鍵詞：優化 交通部門 檔案管理 方法

引 言

在交通部門逐漸向更高層次發展過程中，其中內勤工作的項目也在逐漸增多，對于一些辦公用材料也加大了運用量，為檔案管理帶來很大難度。檔案管理工作內容主要是對交通部門的平時發展情況、交通事故等信息進行記錄、歸檔和管理，此項工作對于交通部門持續穩定發展能夠起到無可替代的現實作用。其中資料不只是記載著部門發展歷程，還能夠為交通事故的處理儲備參考信息和數據，為相關工作高效開展創造條件。

1交通部門辦公室檔案管理工作的內容

1.1檔案的收集工作

交通單位內勤工作環節多，所產生的信息數據也會非常多，并且這些信息數據都具有非常重要的現實作用，因此，就需要加大對信息數據記錄、收集、管理的重視程度。內勤檔案的收集是保證相關管理環節高效開展的先決條件。隨著社會的發展和文字資料記載形式的更新和變化，現在越來越多的檔案文獻資料不僅僅局限于紙質的文檔記錄形式，呈現出記錄形式多樣化的特征。隨著互聯網和計算機技術的發展，交通部門檔案的記錄形式開始以影像作品、圖片資料、文字文檔等方式記錄，這在一定程度上增加了辦公室檔案收集管理的難度。檔案要以各種形式存儲在計算機上，形成機讀檔案數據庫，保證檔案資料的完整性，這些都是檔案的收集工作。

1.2檔案的整理工作

交通單位的內勤工作會涉及到各部門的業務，所以其中項目也會非常繁雜。在這樣的條件下，其中的檔案資料也非常多，那么檔案的整理過程也必然會涉及到繁雜的細節，不同形式的資料都會相互摻雜，應該做出高效的的整理。也就說結合相關標準對這些散放的資料做出類別的劃分，之后再做出裝訂和歸檔，以此將原本散亂的資料整理為具有重要價值的檔案。在信息技術被廣泛運用的現今時期，通常都會利用智能終端設備對資料進行類別劃分、并結合信息產生時間、重要等級等進行歸檔和存儲。

1.3檔案的鑒定工作

交通部門包含諸多工作組，各工作組的業務項目也非常繁雜，所以其中內勤工作組的檔案資料也會非常多，這些檔案的類別和重要等級也具有明顯差異。那么在具體管理過程中，就可以在信息記錄、裝訂、歸檔等環節，結合其重要等級做出劃分和管理，要想保證其等級劃分的科學性，就需要由相關專業人員做出全面的鑒定，之后再對各等級檔案確定出管理時間。對檔案重要等級進行鑒定，不僅能夠促進管理過程的條理化，還能夠為后續的信息調取提供便利。

1.4檔案的保管工作

在檔案管理工作進行中，其管理質量會關系到檔案資料的完善性和紙張良好狀態的保持，結合相關標準對檔案劃分出重要等級，能夠延緩檔案資料的使用期限，促進檔案管理工作持續穩定發展。開展檔案管理工作是保證相關資料完善、完整的最佳方法，能夠充分強化檔案資料的運用程度和能力。

2優化交通部門辦公室檔案管理工作的方法

2.1強化檔案管理人員專業素養，提高職能作用

在信息化環境中，檔案資料存儲的方式和管理模式也在逐步創新和優化，很多現代設備和技術都被引入到相關工作環節中，如電腦、網絡技術等就是最具代表性的現代新型元素，在使相關工作變得快捷的同時，也可能會面臨諸多新的困難。在這樣的條件下，要想保證檔案管理的高效化和規范化，就應該先強化相關人員職責意識和專業素養。那么在具體行動中，就應該先確立人才準入標準，優先選用具備專業管理技能的人員，從根本上強化檔案管理組織成員的核心素養，以促進這方面工作職能作用的發揮。不僅如此，對于新進人員來說，需要在適當時間組織其開展專業的培訓活動，以借此使其對檔案管理內容進行了解，并促進其能夠充分遵守本職工作的規定和守則，并與部門其他人員良好溝通、在促進其專業技能強化的同時，也強化其團體合作意識，以此強化檔案管理職能作用。除此之外，還應該通過科學、專業的培訓來增進其法律意識和管理技能，以期最大化的強化相關工作時效。

2.2籌建檔案管理制度，實現工作規范化

在各行業領域向更高發展過程中，對于檔案管理也提出了更高的標準，這就需要采取有效措施促進檔案管理工作的現代化和標準化。要想實現這樣的目標，就應該制定相應、完善的管理制度，這也正切合于現代社會的發展需求。從交通單位的內勤工作組來說，要想保證檔案管理環節的穩定進行，就應該對相關工作所存在的問題和不足做出改善，并根據本身客觀條件、遵照相關法律法規，建立健全“三合一”制度，還應該對相關考核制度做出完善。

2.3完善檔案管理硬件建設，推進檔案管理電子化

在新時代背景下，要想保證檔案管理工作的良好開展，交通單位就應該引入現代的設備，并結合現代內勤管理發展需求，增設專項的檔案存儲實體空間、查閱室、內勤人員工作區域等。與此同時，還應該在所增設的空間內配備滅火器、溫度計、防潮設備等，從而完備檔案管理的硬件條件，促進這方面的工作穩定可靠發展。在信息化環境中，電子內務也處在快速發展中，檔案管理環節也應該與時俱進，積極引進現代智能終端設備和信息技術，保證檔案管理也與現代社會同步發展。

結 語

在信息化環境中，各地區交通單位也應該以與時俱進的思想，來對檔案管理模式做出創新，結合檔案管理的項目和流程，對其進行整體上的創新，以強化這方面管理的時效和水平，為交通單位的長遠良好發展創造條件。本文就重點對交通單位的檔案管理過程做出了闡述。可以說檔案管理具有無可替代的現實意義，如果將現代的信息技術運用到檔案管理過程中，能夠促進交通單位檔案管理工作質量和水平的增強。

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