基于醫院資源規劃系統實現醫用耗材全流程管理

山其君 王 海 周 君 周 力*

醫院資源規劃(hospital resource planning，HRP)系統是醫院融合現代化管理理念和流程，支持整體運營管理功能的統一高效和信息共享的醫院資源管理系統平臺[1-2]。HRP系統涵蓋人力、財務和物品管理三大業務類型，其中物品管理涉及各類設備、醫用耗材和試劑。基于HRP系統的醫用耗材管理模式，是推進醫院接軌國際管理水平的基礎，是醫院獲取運營數據的工具，也是實現管理科學化、規范化和精細化的支撐[3-5]；其規劃設計基于既往管理經驗總結和原有系統的基礎，實現醫用耗材物流供應管理全流程的數據采集和信息記錄，順應醫院精細化、科學化管理目標，為整體運營管理提供信息化保障，為進一步分析與管理決策提供重要數據基礎[6-8]。

1 醫用耗材全流程管理模式

醫用耗材管理由準入流程和日常采購流程兩部分組成。

(1)準入流程。包括準入、采購、錄入資質、資質審核和簽訂合同5個環節：①耗材經過采購管理委員會評定技術先進性、安全性和實用性，評議決定開展此技術，耗材獲準進入醫院使用；②采購環節是耗材通過招標形式確定耗材品牌型號和采購價格；③錄入資質環節為中標的供應商在合同系統中錄入相關資質；④資質審核是由采購管理委員會在準入和招標兩個環節審核資質，中標后，合同系統管理員對中標供應商資質進行審核；⑤審核通過的供應商在中標規格型號的耗材在合同系統中簽訂購銷合同。

(2)日常采購流程。使用科室依據需求提出訂單→器材處審核確認后向供應商訂貨→供應商接到訂單配貨并送至醫院一級庫房→一級庫房庫管員驗收耗材掃碼入庫→一級庫庫存耗材在一級庫房儲存，非一級庫庫存耗材直接配送至科室二級庫→科室二級庫房掃碼存放耗材→科室使用耗材時掃描耗材條碼→耗材信息關聯患者信息記賬收費→耗材使用信息匯總經過審核后結算→財務進行結賬匯款，其流程如圖1所示。

圖1 醫用耗材全流程管理流程圖

2 醫用耗材全流程管理系統設計與信息聯通

耗材全流程的信息化管理使訂單需求信息實現由科室至器材處、由醫院至供應商的高效傳遞。同時，實時信息化的記錄能夠準確追蹤訂單和耗材所在的各個環節，實現耗材供應鏈的物流過程動態監控，而且可視化動態呈現耗材的庫存數量、有效期等物品信息[9-10]。

2.1 醫用耗材管理系統設計

基于HRP系統的醫用耗材管理模式根據規劃設計，由采購管理系統和供應商平臺組成，醫院內使用科室、器材處采購員及庫房管理員等人員在HRP系統采購管理系統中進行操作，供應商在HRP系統供應商平臺中完成操作。需求訂單在采購系統中發起，審核后傳遞至供應商平臺，供應商在供應商平臺處理訂單，生成配送條碼，操作配送至醫院時，發貨耗材的信息傳遞至采購系統，庫房管理員在采購系統中操作驗收入庫或配送至科室，科室收到耗材在采購系統中掃碼入庫，使用時進行使用操作并記賬。采購管理系統和供應商平臺相互聯通，實現醫用耗材的全流程記錄與管理。

耗材的資質證件信息和供應商的資質證件信息由供應商在供應商平臺進行維護提交，器材處采購員在采購管理系統進行審核和實時調取查閱，實現資質信息電子化管理。耗材管理按照醫院要求，低值醫用耗材按照包裝單位進行管理，高值醫用耗材實現一物一碼管理。

2.2 醫用耗材管理系統信息聯通

HRP系統功能的完善，與采購管理系統、供應商平臺和醫院信息系統(hospital information system，HIS)的協同配合密切相關。科室使用耗材后掃描條碼減少庫存，并與醫囑信息相關聯，實現記賬收費。在使用環節，將耗材的名稱、型號和序列號等耗材信息、患者信息及生產商供貨商信息相互關聯，實現耗材雙向可追溯以及精細化管理的目標。耗材管理流程的操作環節與各信息系統的對應關系如圖2所示。

圖2 醫用耗材全流程管理操作系統示意圖

3 基于HRP系統的醫用耗材全流程管理系統應用

基于HRP系統的耗材管理實現了耗材從需求訂單到使用的全流程閉環式管理，提升管理精細化水平，保障醫療安全。

3.1 耗材物流供應全流程管理

基于HRP系統的耗材全流程管理實現了耗材物流供應的全流程信息記錄。物流供應流程包括耗材的需求訂單提出、訂單下達、訂單配貨、訂單配送、驗收入庫及使用計費，覆蓋了耗材從院外物流至院內供應的物流供應全流程的每個環節。HRP系統記錄物流供應流程中的操作時間、操作用戶和操作內容。

3.2 耗材精細化管理

HRP系統中耗材信息以主數據形式進行管理，每條耗材主數據字典有51項字段內容，記錄耗材名稱、生產商、規格型號、單位及收費代碼等信息，并關聯其資質信息和供應商資質信息，實現信息聯動與資質文件動態管理。HRP系統在既往系統的基礎上，提升管理精細化程度，是醫院運營管理水平的集中體現，目前已有15746種耗材在采購管理系統中管理，并有623家耗材供應商納入供應商平臺管理。

3.3 耗材全流程管理保障醫療安全

基于HRP系統的耗材全流程管理實現耗材雙向可追溯閉環管理，保障醫療安全。醫療行為中的醫用耗材連接患者、供應商與耗材本身三方信息，HRP系統中耗材數據實現的雙向可追溯機制，是保障高值耗材使用安全與管理質量的重要基礎。當耗材發生不良事件時，雙向可追溯機制能夠通過不良事件的耗材信息追溯到同批次的耗材庫存，不僅能夠找到現有庫存的耗材，同時能夠查找到已經使用耗材的所有患者，這將為不良事件的處理提供基礎信息。

HRP系統記錄耗材失效日期，能夠控制過期耗材的使用，保障醫療安全。同時，醫用耗材信息關聯其資質信息和供應商資質信息，能夠實現信息聯動與資質文件動態管理。采購員可實時查看供應商資質文件，并對文件效期進行動態監管，降低資質過期產生的管理風險，保障醫療安全。

4 醫用耗材全流程管理系統應用效果

(1)有效提高工作效率。HRP系統應用后，采購員通過系統操作處理訂單僅需要審核數量，系統自動關聯供應商，每個訂單處理時間僅需1 min。此前的信息系統，采購員收到審批通過的訂單后，首先需要人工對應確定供應商，之后線下向供應商發送訂單中的耗材規格型號和數量，最后提醒供應商查收訂單信息，若通過郵件下單和電話提醒方式通知，每個訂單處理時間至少需要3 min。因此，HRP系統應用減少用時66%，下單后供應商收到平臺推送的郵件，訂單信息準確無誤并無需采購員電話提醒，極大提升了信息傳遞效率和工作效率。此前，系統平均每日訂單83單，完成計算需要4.15 h，而采用HRP系統上線后，采購員僅需1.5 h即可完成下單工作，按照平均每月1826筆訂單計算，根據測算節約3693 min，折合7.69個工作日，極大地提高了工作效率。

(2)利于運營管理。HRP系統在耗材物流供應全流程中采集的數據和記錄的信息，是進行耗材成本管理與運營管理分析的數據基礎。HRP系統不僅記錄二級庫房的出庫入庫數量，而且能夠實時顯示二級庫房耗材的庫存量，是二級庫房庫存管理的依據，降低庫存數量的數據基礎，為運營管理提供支持保障。HRP系統的上線提升庫房工作效率，使庫房配送資源的調配有的放矢，庫房能夠根據訂單中耗材的數量和體積，調整庫房配送為供應商直送，降低庫房配送工作強度，提高效率。

(3)合理利用醫療資源。HRP系統應用前的信息系統尚未實現訂單需求和到貨環節的聯動，驗收環節滯后，存在差錯風險。HRP系統上線后，庫房驗收環節依據需求訂單驗收型號數量，同時耗材采用條碼管理，驗收掃碼環節將耗材信息記錄到系統中，實現信息聯動，減少錄入工作量，降低人工管理誤差，提高工作效率。同時，HRP系統的采購管理系統與供應商平臺數據在全流程的不同環節進行交互，保證數據在不同系統中同源，減少數據反復錄入可能產生的差錯，降低信息錄入和耗材效期人工管理的人力成本，實現醫療資源合理利用。

5 結語

HRP系統實現了耗材全流程閉環管理，為醫院耗材管理精細化奠定了基礎，為科學化管理提供了數據支持，彌補了此前信息系統不能覆蓋全部流程環節的不足，降低管理風險，保障醫療安全，并在原有功能基礎上提升信息傳遞速度，提高工作效率，為運營管理分析，合理利用醫院資源提供基礎數據。