淺析企業辦公自動化中的計算機技術應用

孫地立

摘 要： 隨著信息技術、互聯網的普及，企業在日常辦公中實現了計算機化、電子化，這些技術應用主要集中在工作數據處理、人事管理等方面。因此學好基礎計算機技術，有利于高中生在未來快速熟悉工作崗位和環境。本篇文章基于此，首先分析辦公自動化中應用計算機的優勢，然后提出優化此應用方式的措施。

關鍵詞： 辦公自動化；計算機技術；數據處理

前言：

隨著我國社會信息化進程加快，越來越多的企業將日常辦公搬到計算機平臺，并借助其技術的便捷，大大提高了應用效率和質量，同時解決工作上遇到的業務問題。

一、辦公自動化應用計算機技術的優勢

相比起企業傳統的辦公模式，應用計算機技術能夠讓各工作人員進行及時溝通，根據企業需要專門打造的辦公平臺，能夠有效優化整體辦公環境。計算機技術在信息傳遞方面的優勢，能夠讓企業員工進行跨部門、跨領域的合作、交流，拓展了辦公范圍。

此外，由于計算機技術目前來看算是新興技術，它在具體辦公操作上與常規方法又有所不同，在此環節會不斷刺激員工的思維，提升其創造力，并由此成為企業改革動力。

計算機辦公的特征是無紙化，以財務部門的辦公為例，若是按照傳統方法，那么需要耗費大量的紙張來打印財務報表，若是發現印好的資料需要修改，那么還需要重印。而對于計算機辦公環境下的企業來說，不太重要的財務資料不需要打印，只需要呈交給上級領導電子報表即可，若是發現錯誤則只需在電腦上簡單敲擊鍵盤，就完成修改操作，相當便捷。在這過程中，省去了大量紙張的使用量。基于這個觀點，還可在網絡上進行文件審批、信息交互等操作，如此也能大幅度減少紙張的使用量，降低辦公成本[1]。

二、計算機技術在辦公自動化的具體應用

（一）電子化文檔管理

對于一個企業來說，會在運營過程產生大量的文件，這些資料由于收集的工作人員和時間不同，因此在整理上具有一定的困難，因此部分企業嘗試在這方面借助計算機技術開發文檔自動化管理的應用。通過計算機技術在某些環節的優化效果，首先利用編程技術開發相應工具，如此工作人員能夠快速、有效地完成文檔管理，同時這一應用還可在文檔傳閱、文件批復、歸類等方面進行自動化操作。

例如，企業員工在接到工作文件后，首先在企業內部的辦公系統中進行記錄，并將文件中所需填寫的資料和數據補充后，再上傳給公文擬辦人，從而進行文件批復和審閱，然后將文件進行電子化轉換，完成歸檔工作。然后將電子文件進行妥善保存，為了提升其安全性還可按照錄入人員的操作，為其設置相應的權限和密碼，以此提高資料的安全性。企業人員可以根據辦公系統自行查閱和使用，已歸檔的電子文件。

（二）構建企業自有信息平臺

對于大型企業來說，特別是跨國企業，其子公司分布全國、全球各地區，出于經營和管理需要，有發布通知和信息的需求。如果依靠常規的通知手段（打電話、發傳真等），很難讓每一位員工都及時了解總部或通知方所發布信息，但是利用計算機技術則最大程度保證信息通知效果。

通過在企業內部建立自有信息平臺，能夠將各種類型的信息，發送至每位員工的辦公電腦。并且這一平臺還具有分權限、分對象發送的功能，例如對于某信息內容只向中層領導公開，或只對某部門公開等。此外，這一平臺還允許員工進行工作、業務上的交流，平臺采取實名制，對于有辦公需要的員工來說，只需要在此平臺上找到該部門的某位人員，進行工作交流即可完成。同時，還可借助這一平臺，采取匿名舉報或企業發展意見表達，利用內部設置的電子郵件，從而讓每位員工都可以充分地就某一企業問題發表看法[2]。

以企業各部門為單位進行劃分，讓企業某一部門內的員工也能夠使用某些功能，例如文件共享、信息傳輸、視頻會議等。充分利用平臺的信息傳輸便利，減少在這些方面的辦公時間，由此提升工作效率和質量。

（三）企業綜合管理

利用數據庫、DIV標簽+CSS擴展等技術，打造企業的綜合管理系統，實現以下幾個功能：第一、利用此辦公系統優化認識管理工作，從常規的人事資料保存和利用，并在一定周期內實時更新該員工的資料，以此充分挖掘企業的人力資源。對員工考勤情況進行記錄，然后根據工作表現等各方面，利用計算機技術進行分析、評估，得出較為準確的績效考核結果。第二，利用信息技術進行財務管理，根據財務人員的層級設置財務操作的權限，能夠更快地調取各種資料，并處理財務報表。第三，物品申領、手續報批等，企業有一些用品員工需要申請使用，這一過程需要經歷一定手續。應用計算機技術后這一環節的操作只需要在綜合管理系統完成即可，各審批人員只需要在此系統上點擊審批同意即可，省去了申請人跑上跑下花費的時間。同樣手續報批也可照此操作，如請假、離職等。

（四）文字處理

對于企業文秘部門來說，日常辦公涉及大量的文字處理工作。例如，對某文件進行排版、編輯，常用的軟件有WPS、Notepad等。隨著技術的成熟，在線網頁處理文本也成為一種新的辦公潮流，更加方便員工進行文字編輯和處理。對于有格式要求的公文來說，就需要利用計算機文字處理技術，對原始文字進行修改和處理。

結論：

綜合上述，辦公自動化應用計算機技術，極大程度降低辦公成本，刺激員工的創造力，創造有利辦公環境。本文介紹了電子化文檔管理、構建企業自有信息平臺、企業綜合管理、文字處理四個方面的應用探索，以此提高企業辦公自動化的質量。

參考文獻

[1]高愛輝.計算機信息數據傳輸技術在通信工程和辦公自動化中的應用解析[J].電子測試，2016（13）：93+86.

[2]馬樅.淺析計算機信息技術在現代辦公自動化中的應用[J].河北企業，2016（09）：184-185.