文書檔案的現代化管理策略

張凱麗

摘要：隨著文化事業的快速發展，目前文書檔案在企業現代化管理中的重要性也逐漸凸顯出來。立足于現狀，文章首先介紹了文書檔案管理的原則與重要性，其次對文書檔案管理中存在的問題進行了解析，并提出了相應的優化解決方案，希望能夠有效提升文書檔案現代化管理水平，為企業順利開展各項工作提供良好的保障。

關鍵詞：文書檔案；現代化；管理途徑

文書檔案管理屬于一項復雜性較強的管理活動，其在企業管理中會影響到方方面面的內容，甚至對于企業的可持續發展也會產生一定的影響。為了進一步介紹文書檔案管理中存在的主要問題，現就其原則和重要性介紹如下。

一、文書檔案管理概述

1.文書檔案管理的原則

隨著經濟社會的快速發展，目前文書檔案在企業的生產經營中的重要性也在不斷提升。為了提升文書檔案管理的效果，就必須根據一定的規章制度與管理原則來開展各項工作：首先，文書檔案數量非常龐大，所以在管理過程中可靠性原則是最重要的，只有做好文書檔案的分類管理，提升管理的可靠性才能夠真正完成交付的管理任務；其次，文書檔案管理記錄的完備性也是一個重要的原則，如果記錄的內容不全面，有缺漏，那么會直接影響文書檔案管理的效果，甚至失去管理價值；最后，文書檔案管理受到多種因素影響，所以需要做到實事求是、因地制宜的開展管理工作，確保管理的實效性。

2.文書檔案管理的重要性

文書檔案管理工作對于企業發展具有重要的影響，其主要表現在以下三個方面：其一，文書檔案管理對于企業的經營管理具有一定的指導價值。許多文書檔案在整理歸納后可以得到一定的規律，從而為企業的決策者提供決策的科學依據，少走很多彎路；其二，文書檔案管理有助于提升企業的綜合行政效率。行政工作的內容多、流程復雜，許多環節都對于文書的準確性、完整性有較高的要求，只有做好文書檔案管理才能夠確保完成其工作；其三，作為企業反饋與發展的主要依據。文書檔案的管理周期很長，許多文件都可以保存幾十年甚至更久的時間，可以作為企業的資料、歷史或者宣傳材料等，是企業文化與發展歷程的象征。

二、文書檔案管理中存在的問題

1.管理制度不完善

文書檔案管理制度不完善是導致文書檔案管理工作效率無法提升的重要原因。許多企業在文書檔案管理的制度建設方面照抄了其他企業的模式，并沒有體現出本企業的特征，再加上監督環節缺乏有效的管理，從而導致管理人員的工作流于形式，實際的管理作用得不到真正的體現。

2.人員培訓體系不健全

人員培訓體系不健全的問題主要表現在現代化的管理人才儲備等方面。首先，企業在人才引入方面可能會將更多的精力集中到技術與市場等方面，對于文書檔案管理重視程度不高，導致許多文書檔案管理工作沒有專人負責，而是辦公室其他人員兼職負責，缺乏專業意識與工作經驗，其管理結果可想而知。除此之外，缺乏合理的發展規劃體系，培訓機制不暢通也導致許多人員意識與管理能力與需求脫節，無法順利完成管理工作。

3.技術落后

先進的文書檔案管理技術是提升管理效率的必要條件，但是受限制于人才素質、學習能力或者企業的重視程度等方面的因素，目前大多數單位都采用了較為傳統的管理模式，管理效果不容樂觀。

三、文書檔案現代化管理策略

1.建立完善的管理制度

完善的管理制度是提升文書檔案管理效率的制度化保障。從客觀上來看，文書檔案管理雖然難度不高，但是內容繁多，所以管理起來并不是十分簡單。要想獲得理想的管理效果，就必須在綜合日常管理經驗的前提下對制度進行優化，通過做到管理的規范化、制度化、流程化，來標準化實施管理體系，才能夠更好的完成文書檔案的管理任務。一方面，需要加強工作力度，提升檔案與文件管理的針對性，分門別類的進行管理的同時也需要做到與時共進；另外一方面，管理人員也需要明確管理任務，找到崗位責任，從而樹立良好的管理意識，端正管理態度，更好的完成管理任務。

2.加強管理人員培訓

文書檔案管理人員作為直接參與管理的主體，其專業技術水平也將直接關乎管理效果。結合目前單位管理人員的培訓現狀來看，除了做好專業技術與崗位職責培訓之外，還可以通過定期開展例會，邀請其他企業優秀文書檔案管理人員講解等方式來進行專業技能、崗位知識的普及。除此之外，還需要加強管理人員的培訓工作，有效提升管理效率與規范性。對于一些文書檔案管理任務較重的企業，還需要做好人才的招聘，通過更高的薪資待遇與培訓條件來吸引優秀的人才前來企業參與管理，以此來提升隊伍建設水平。另外，通過一定的考核評價機制來對人員進行懲戒、激勵，也可以實現提升工作積極性的效果。

3.采用現代化的管理技術

現代化的管理技術也是提升管理效率的重要途徑。首先，通過電子辦公的模式來加快檔案文書管理的效率，縮短管理周期，提升工作效率的同時也確保了整體的可靠性；其次，通過信息化、網絡化的操作方式來確保在安全范圍內完成文書檔案的管理工作，這個過程需要依靠安全網絡體系的構建，比如借助于權限設定以及防護體系設定等方式來避免泄露，從而提升技術的應用整體水平；最后，現代化管理技術需要綜合化運用，在推進過程中要與實際的需求相結合，避免出現管理錯亂的情況，同時也執行好各方面的任務，提升技術適應性，完善人員的技術水平與操作能力，更好的匹配日常管理需求。

總結

綜上所述，文書檔案的現代化管理不但需要做好制度方面的保障，同時還需要強化人員培訓體系建設，更好的完成人才培訓管理任務，從而在根本上提升人員的專業素質水平，更好的完成各項管理任務。值得注意的是，引入現代化的管理技術，精進管理模式，提升管理創新改革實踐性，才能夠最終提升文書檔案管理的整體水平，為行業的平穩快速發展創造條件。

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