探究電子公文檔案管理系統安全機制

馬曉晨

摘要：由不斷發(fā)展的電子計算機技術催生出的電子公文檔案深受人們的喜愛。電子公文檔案已經基本被各個領域的人們應用，但是由于公文是信息資產載體的這種特殊性，電子公文檔案的安全問題一直令人擔憂，這也很大程度上影響了電子公文檔案管理系統的發(fā)展與應用。本文主要就如何提高電子公文檔案管理機制的問題進行探究，希望能對此領域的發(fā)展起到積極作用。

關鍵詞：電子公文檔案；管理系統；安全

引言

隨著科技的發(fā)展，計算機網絡技術被普遍應用，公文便與電子技術結合，電子公文油然而生，可是由于公文檔案的安全性，人們給電子公文檔案管理系統提出了更加嚴苛的要求。這使得專業(yè)人員在不斷提高電子公文檔案管理系統網絡化和智能化的前提上必須要保證電子公文檔案的安全。制定科學合理的管理制度，保障管理系統的安全穩(wěn)定，提高客戶體驗，促進該系統的發(fā)展。

1灌輸安全管理理念，制訂安全管理制度

1.1灌輸安全管理理念

所有人都知道，理念具有很好的推動作用，往往會起到事半功倍的效果。隨著互聯網的飛速發(fā)展，網絡安全問題變得越來越不容忽視，當然，電子公文檔案管理系統也很難逃出它的魔爪，導致電子公文檔案無法充分發(fā)揮它應有的優(yōu)勢。因此，對于電子公文檔案的管理人員來說，從戰(zhàn)略高度建立起對電子公文檔案管理安全的重視是非常有必要的，制定科學合理的安全管理的相關制度，安排專業(yè)領域的人員進行專業(yè)有效的管理。與此同時，加強對部門人員的培訓也是不可忽視的，這不僅有利于增強他們在管理安全方面的專業(yè)知識，也有利于把電子公文管理安全理念深深印入腦海。只有做到這些，才有說自己能夠確保電子公文檔案安全的底氣、信心，才能具備這樣的能力。

1.2制定安全管理制度

《國家行政機關公文處理辦法》對于紙質文檔的保密工作進行了規(guī)定。電子公文檔案和紙質檔案的保密性質應該是一樣的。而且電子公文檔案可以被無限制的復制，還能進行修改，所以電子公文檔案的保密工作應該更加重要，應該被給予更多的重視。

科學的安全管理制度能夠為電子公文檔案管理提供很好的保障。要對電子公文檔案進行規(guī)范有效的管理，確保電子公文檔案運行的環(huán)境規(guī)范是重要的前提。為使上述工作能夠完全展開，并且能夠保證工作質量，電子公文檔案的管理人員需要制定科學合理的制度，并且要求所有人員完全按照制度進行，是所有的工作都處于安全管理制度的監(jiān)督之下，保障工作的質量。例如，對于管理人員而言，我們必須嚴格限制管理人員的權限，防止出現亂登記電子公文檔案管理系統的現象，避免因為人為因素而造成的損害。除此之外，還要強化硬件系統，完善身份認證系統，對進入管理系統的人員進行嚴格認證，避免非管理人員進入。我們還要強化物理安全，有了物理安全措施，才能為電子公文檔案信息載體的安全和系統設備硬件的正常運行提供可靠的保障。如果有必要的話，還要建立專門的鑒察系統，保證安全制度的嚴格實施，避免安全制度名存實亡。

2完善安全管理系統、數據庫

對于電子公文檔案的安全管理來說，要想真正保障它的安全管理，就必須使各部門的工作人員做到完美的配合。對于某個單位來說，其電子公文檔案管理系統需要由專業(yè)的管理層以及管理人員來組成，但是對于整個檔案管理體系來說，我們需要保證所有參與安全管理工作的人員相互協調和配合，以免安全管理工作中出現漏洞。除此之外，我們還必須鍛煉各部門之間既屬于工作的協調性與配合性，避免安全處理出現“斷層”的現象，出現不必要的損失，在做到這些的前提下，我們才能夠充分的發(fā)揮安全管理系統的積極作用。

所謂數據庫的安全就是指我們必須要保證我們數據庫中的內容不會遭到非法的下載與使用，不會遭到非法入侵，不會隨便被人更改。目前國際上比較認可的較為成熟的數據庫管理系統是非關系全文檢索數據庫Trip。它的安全機制是對于訪問人的權限進行嚴格的控制，對權限進行分級，每一級能夠訪問的內容及操作有嚴格的劃分與控制，就比如他們對訪問數據庫的權限分為三級：數據庫級，記錄級，字段級。當數據庫受到非法破壞時，可以根據相關的日志文件對原因進行查找，并及時進行恢復，而且即使對漏洞進行修補。與此同時，還可以對數據庫進行備份，方便相關人員對其數據的恢復。這種數據庫分為四層的用戶權限。第一層是用戶權限最高的系統管理員。其次是文件管理員與用戶管理員，文件管理員與用戶管理員的生成需要經過系統管理員的首肯，只有系統管理員通過了才能對電子公文檔案進行有效的管理。在沒有經過系統管理員授權的情況下，任何人都不能進入電子公文檔案的管理系統，只有這樣，才能保障電子公文檔案始終處于安全的運行環(huán)境之下。

3深化應用程序安全管理，加強數據庫的安全建設

大部分人都承認電子公文檔案管理系統的安全核心是應用程序。只有從源頭上杜絕安全隱患的出現，才能從根本上解決電子公文檔案管理系統的安全問題。我認為，不同的電子公文檔案管理單位可使用相同的電子公文檔案管理系統，這樣并不會影響電子公文檔案管理系統的安全性。但是我們需要注意的是不同的部門之間需要建立起獨立的數據庫系統，并且對數據庫的使用權限進行嚴格控制。避免由于數據庫的混亂而造成損失，為了能夠保證系統的安全，我們必須要做到定期或者是不定期對數據庫進行備份和歸檔處理。備份是為了當數據庫出現不可避免的損失的時候，管理員可以方便及時對數據庫里的內容進行有效的恢復。當資料被歸檔后它就被刻入了不可能被刪除的光盤之中，光盤被放在光盤庫中，與此同時，夫妻硬盤中已經歸檔的文件將會被全部清除。這有效地保障了資料的完整性和安全，避免了數據丟失以及泄露的風險，而且方便了管理人員日后對數據的查看。除此之外，為了對安全系統的運行提供保障，電子公文檔案管理部門還必須采用安全設計技術。系統可以自動的詳細記錄任何用戶對系統進行的任何操作和修改，并形成日志，有利于系統的管理人員及時發(fā)現可能出現的安全隱患，并進行制止或者彌補，減少損失的可能性。

如果真正想保障電子公文檔案的安全，對電子公文檔案進行優(yōu)秀的管理，除了完好無缺地做好日常的必須工作以外，我們還必須對安全管理內容進行拓展，從而為加強電子公文檔案管理系統的安全穿上保護衣。為了更好地完成上述目標，安全管理部門必須加強硬件設施建設、軟件設施建設、技術安全建設。只有做到這些，我們才能更好的保護好電子公文檔案管理系統的安全。這要求各個部門相互協調，做好自己該做的事，加強溝通與交流，及時對可能出現的安全隱患進行排查，彌補及修護。尤其需要重視在數據安全管理的方面，管理者需要在優(yōu)盤，光盤，云儲存中同時進行備份。

結語

通過上文的介紹，我們知道了電子公文檔案管理系統與紙質公文檔案管理系統已經構成了我國重要的檔案管理體系。為保障公文檔案的安全，我們必須全方位的提高以及保障各種公文檔案保存形式的安全。特別是隨著技術的發(fā)展，電子公文檔案的應用越來越普遍。保障電子公文檔案管理系統安全的任務越來越艱巨。我們要重視并且提高電子公文檔案管理技術，保障電子公文檔案管理系統正常運行。

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