檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

張晶

摘 要：本文從檔案管理的相關概念及特征出發，隨著市場經濟的深入發展，檔案管理工作的重要性也越來越凸顯。檔案是對已經發生過的歷史事件進行記錄。企業或者事業單位，在檔案管理工作中，首先就必須建立一支高質量的檔案管理隊伍以此來提升檔案管理的質量。本文主要內容是分析新形勢下高職院校檔案管理工作，并提出做好信息化檔案管理工作的有效措施。

關鍵詞：檔案信息化；新形勢；建設

引言

檔案信息化建設是現代化檔案管理工作的重要內容和形式，也是順應時代發展的一種現代化管理方式。傳統的檔案管理工作由于文本資料整理復雜，受到年限、環境等影響，容易造成丟失，嚴重影響檔案資源的有效利用。積極開展檔案信息化建設，能夠及時加強檔案信息資源的歸檔整理，便于進行分類查找，從而更好地加以利用。受到技術等方面的制約，檔案信息化建設在推進過程中整體進度較慢，效果也差強人意，需要引起高度重視。加強新形勢下檔案信息化建設和檔案管理思考研究，對不斷提升檔案管理質量和檔案資源最大化利用水平具有重要的推動意義。

1檔案信息化建設的主要特點

1.1檔案信息化建設的革新性

在以往的辦公室檔案管理工作當中，主要還是以比較傳統落后的紙質檔案為主，這種工作模式不僅工作效率低下而且還極容易造成失誤和過錯，例如檔案收集的遺漏，檔案保管的丟失損毀等等問題。新的信息化檔案管理就會在很大程度上改變這一現狀，在根本上改變傳統落后的檔案管理模式，以之中新的高效簡便的管理方法去彌補以往管理工作中的不足和缺失，提高管理效率和完善管理思維，這就是信息化檔案管理的主要特點和優勢之一。一般而言，新的形勢下和傳統的檔案管理模式相比，信息化檔案管理具有革新性的特點和優勢，主要表現在以下幾個方面：

第一，信息化的檔案管理模式可以改變以往的傳統模式，大大簡化檔案管理流程，提高管理檔案管理過程的信息收集的效率，以信息化的方式去減少檔案管理過程當中的錯誤和不必要的麻煩；

第二，構建起信息化檔案管理模式的主要目的主要是建設其檔案管理和建設的信息自動化處理，能夠自行的對檔案信息中的資料的真假進行自動的分辨，然后能夠對根據資料的類型和收集方式進行自動的分類，來盡可能的提高信息內容的可靠性。

1.2檔案信息化建設的時效性

就辦公室檔案管理工作而言，其本身就是一個十分復雜和綜合的管理工作。雖然其管理的信息內容十分的繁雜，但是檔案管理工作本身卻對檔案的信息的時效性具有較高的要求。由于檔案內容會隨著時間的推移發生時刻的變化，這就需要檔案管理人員進行實時的改變。在以往的傳統的管理工作當中，為了保持檔案的時效性是較為困難的，同時也需要大量的工作人員和工作時間但效果卻很低。在新的形勢下信息化的檔案管理模式就可以極大的改變這一現狀，最大程度的提高檔案管理的工作效率提高檔案信息的時效性。只有構建起信息化的檔案管理才能進一步的將檔案的內容進行更加深入的細化、分化、消化。需要指出的是，我們所謂的檔案信息化建設的時效性不僅僅是需要對檔案信息的實時更新和收集，同時還需要對檔案的時間觀念進行有效掌控。

2檔案信息化建設現況

2.1對檔案信息化建設的重要性認識有待提升

很多人對檔案信息化建設的重要性存在誤區，認為檔案信息化工作無關緊要，缺乏對檔案信息化建設重要性的充分認識。更有甚者，某些單位的檔案從業人員本身就對該項工作不夠重視，工作責任感匱乏，亦不具備的信息化管理理論知識和專業技能，更無法站在宏觀角度看待檔案信息化建設的社會意義和戰略作用。這種對檔案信息化工作淡漠的思想不利于檔案信息化建設工作的順利開展，進而會阻礙檔案信息化建設邁向大數據時代的步伐。

2.2檔案信息化專業技術人員嚴重匱乏

檔案信息化的實現，首先要以檔案信息化專業技術人員為依托。檔案信息化工作的先進技術水平和專業技術人員較高的知識素養，是確保檔案信息化工作順利開展的關鍵。目前，檔案部門的現代化高技術人才，特別是檔案、信息處理復合型人才匱乏的現象尤為突出，相當一部分檔案人員信息化技術水平不高。現代化設備的利用既不充分也不高效，有的設備甚至淪為擺設。想要檔案管理工作長期健康發展，人才積累是其核心競爭力所在。另外，由于檔案管理單位多為事業單位，待遇不高，很難吸引優秀的技術人員，這也是檔案信息化專業技術人員匱乏的主要原因。

2.3檔案的信息化管理水平有限

信息化時代，各種現代化的信息技術已經廣泛應用在了檔案管理工作中。檔案的存儲保管由傳統的單一紙質文本發展到了現在的紙質、影像、電子集成等多種存儲資料共存的新階段。在管理和使用檔案的過程中，很多檔案管理軟件兼容性差，甚至部分檢索工作仍舊采用傳統的手工操作來完成，信息化管理水平仍需提升。

3加強檔案信息化建設和檔案管理具體方法探析

為了進一步提高檔案信息化建設水平，更好地發揮好檔案應有的價值，建議從以下幾個方面進行積極探索：

3.1加強檔案電子資料管理。在對基礎文本資料進行整

理的基礎上，要提高對電子文件管理重要性認識，充分利用計算機網絡技術和軟件，對檔案文件進行電子化管理，運用電子文件的形式進行存儲，分類整理，從而便于集中管理和應用。在具體開展過程中，要建立專門的服務管理部門開展檔案信息化建設，加強技術資源配置，同時要加強對電子文件處理管理，對電子檔案保存形式，接收方式，處理和格式等制定明確統一的規范，在保存方面要結合不同的檔案資料的重要程度設置具體的權限和保存周期，對于需要長期保存的重要資料還要做好備份管理，從而避免出現丟失或者損壞等情形。

3.2檔案資源信息化管理

在如今，我們需要對檔案的信息的資源的管理和錄入進行信息化管理，摒棄以往傳統的單純靠紙質檔案錄入的管理方式，采用全新的信息錄入和管理方式。信息化的檔案資源管理模式我們需要盡最大可能來利用智能化設備來對檔案信息精心管理，這種信息化的檔案資源管理模式具有較大的優勢，主要表現為極大的提高工作效率，同時也能夠確保信息錄入的準確性，減少信息錄入的遺漏和丟失等錯誤的發生概率。

3.3加強信息化專業人才隊伍建設

為解決檔案信息化建設人才缺失問題，適應信息化時代檔案管理的新形勢，應從加強培訓和引進人才兩方面入手，通過政策引導，強化專業隊伍，吸引高素質人才，以此來提高信息化管理的專業水平。一方面相關部門要加大對檔案信息化建設資金的投入，并建立相應的鼓勵引導高素質專業人才從事現代化檔案信息化建設工作的政策規章，提高薪資待遇、社會地位及認可度，吸引人才；一方面從組織內部入手，建立內部激勵機制，樹立工作責任感，掌握現代化檔案工作技能，從而全面提升檔案提升信息化建設水平。

結語：

在檔案管理工作過程中，檔案利用服務一直都是十分重要的一項內容，也是實現檔案信息價值的重要途徑及措施，因而較好開展檔案利用服務也就十分必要。在當前電子政務背景下，相關工作人員應當結合電子政務環境特點，選擇并運用符合實際情況的檔案利用服務模式，從而確保檔案利用服務能夠得以更好開展，使檔案利用服務質量及水平能夠得以有效提升，更好滿足人們實際需求及要求。

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