醫用耗材精細化管理信息平臺的建立與應用

周麗，陳蘇

江蘇省腫瘤醫院 江蘇省腫瘤防治研究所 醫學裝備部，江蘇 南京 210009

引言

隨著醫療技術的迅速發展, 醫用耗材的品種不斷增加，加強醫用耗材的精細化管理及質量控制已成為醫院管理的重點之一。精細化管理是建立在常規管理的基礎之上，最大限度降低管理成本，提高管理效益。醫用耗材管理屬于流程化管理，每個環節相互緊扣，涉及面廣，影響因素多，信息化建設和精細化管理能夠保障物流管理和醫療業務的開展更具有效率[1]。本文分析了我院醫用耗材精細化管理信息平臺的建立及應用情況，為醫院系統實現醫用耗材的科學化管理提供參照。

1 醫用耗材精細化管理信息平臺的建立

在實際工作中，完善的耗材管理平臺應該有如下特征：一是“易用性”，操作簡單易懂；二是“健壯性”，強大的功能支撐大量的數據；三是“安全性”，保護各種數據的安全可靠[2]。為加快建設一流的三甲醫院，我院決定在醫用耗材領域先行先試，率先推行精細化管理模式，從采購、供應、使用、監管4個方面統籌管理[3]，為全院在信息化背景下實現科學化、規范化管理開展探索和實踐（圖1）。

圖1 信息化管理流程圖

2 醫用耗材精細化管理信息平臺的物流功能

2.1 耗材資質檔案實行高效動態管理

耗材的資質檔案具有種類多、更新快、查閱頻繁等特點[4]，歷來是管理過程中的重點和難點環節。我院實施以電子檔案為主，紙質檔案為輔的檔案存檔方式[5]。建立資質管理平臺，實行“一商一檔”的管理模式，以每個供應商代理的所有產品為一個檔案。由醫院提供統一網絡平臺，為在用產品供應商提供賬號及專用界面，供應商錄入公司、產品資質資料，各項授權文件，設置效期警示；同時上傳文件的原件掃描件，以便實時查閱。所有數據先存儲至醫院內網服務器上，通過防火墻等硬件安全設備及增加中間數據轉換服務,將數據由外網連接到內網資質管理平臺，經過管理人員審核通過后，和在用產品目錄相關聯，形成完整基礎目錄庫，進而控制其他子系統（科室領用、在線學習、不良事件上報等系統）的耗材目錄。如供應商變更，將審核過的新供應商產品資質和在用產品目錄重新關聯，同時停用舊供應商及其產品，舊供應商在網絡平臺的賬號即時失效，新舊供應商的替換只在產品數據庫中形成一個時間節點，不影響基礎數據和產品使用的連續性。因為有專業的網絡安全保障，醫院數據不會暴露給第三方，提高安全性；而供應商作為錄入主體，由被動管理者變為主動參與者，極大地提高證件到期更新的速度，實現醫院對供應商資質的有效管理（圖2）。

圖2 供應商資質管理平臺

2.2 科室計劃自動生成模板

傳統的采購計劃是采購人員根據近幾個月的領用數量以及庫存數量制定下個月的采購計劃[6]，這種人為估算，以經驗補充庫存的方法，容易造成積壓或短缺。醫用耗材精細化管理信息平臺則按照各科室耗材的實際六個月平均使用量自動生成月計劃模板，采購部門統一匯總，較精準地產生下個月的采購計劃。

2.3 醫用耗材在線采購

醫用耗材精細化管理信息平臺根據基礎庫的“一商一檔”原則，建立供應商采購模板，每個供應商有自己的產品目錄。月計劃生成后自動導入供應商采購模板。為減輕庫房儲存壓力，部分產品分成幾批采購入庫。庫管員在供應商采購模板中，對這些產品的月計劃數量進行拆分，分批生成采購單，通過網絡平臺由短信、郵箱形式通知供應商送貨。供應商收到訂單通知，登陸供應商平臺，填寫耗材信息后，平臺生成帶有二維碼的采購物流單（圖3）。

圖3 耗材采購流程圖

2.4 入庫及出庫管理

2.4.1 庫房驗收掃碼流程化入庫

貨物掃碼入庫：庫管員核對實物和物流單、檢測報告、發票等信息，無誤后，只需掃描物流單上的二維碼，信息無須手工錄入，減少錯誤發生。

發票掃碼驗證：掃描發票上的二維碼核查信息，確認后自動生成入庫單，通過兩次掃碼完成入庫程序；如同一供應商一次配送的耗材提供了2張或以上的發票，按照一張發票一張入庫單的原則，可以將耗材信息一起錄入，平臺會根據發票號碼的不同，自動拆分為多張入庫單。

2.4.2 庫房存儲具有效期報警及低量報警功能

醫用耗材精細化管理信息平臺設定效期報警，及時更換或報廢到期的耗材，確保使用安全；設置低量報警，根據交貨時間（L）、保險儲備量（B）、平均日需求量（D），計算再訂貨點數量（R），低量報警的計算公式：R＝L×D+B[7]。設置低量報警，既能夠將庫存量控制在合理狀態，又能保障醫院正常需求。（圖4）。

圖4 低量報警圖

2.4.3 出庫配送無紙化

耗材出庫時，平臺可將同一科室不同時間的請領單合并為一張單據，一并出庫。出庫單審核通過后，數據依次傳輸到庫房的平板電腦和配送人員的PDA（手持終端）上，庫房發貨、物流配送，耗材實現無紙化出庫，最終由領用科室在電腦或PDA上確認，在線配送流程完成。整個配送過程在平臺上進行實時查詢，流程中的每個環節用不同顏色的進度條顯示，配送到哪個環節一目了然，實現在線核對確認信息（圖5）。

2.4.4 查詢功能強大

傳統的查詢功能、報表格式都是固定的，無法拆分或增減，平臺為了滿足實際需要，實現靈活多樣性，每個查詢項目、每張統計報表都考慮到各種數據的組合，加入了可選的統計字段，查詢人員根據需要勾選對應的字段，獲取準確的數據。

圖5 耗材配送實時查詢圖

3 醫用耗材精細化管理信息平臺的質量管理功能

3.1 加強操作規范培訓

醫用耗材專科特色強，臨床結合緊密，對使用者的操作技能有一定要求，必須在使用前進行相關培訓，獲得相關操作資質的醫護人員才能在臨床上使用[8]。為此，平臺設置操作培訓、技術學習平臺，由供應商提供產品說明，使用方法、操作規范的教程和課件，和科室電腦的耗材產品目錄進行系統關聯，該耗材就能在線學習，為醫護人員提供即時了解、學習的渠道，使其掌握操作規程和注意事項[9]，解決了醫護人員難以集中統一培訓的問題。

3.2 質控巡查整改

醫用耗材的質量管控全流程越來越依賴信息化的工具，醫用耗材精細化管理信息平臺專設質量控制與安全巡查平臺，分庫房巡檢和部門巡檢兩部分，發現存在問題，在線提出整改方案，檢查整改結果。

3.3 不良事件監測

醫院是醫用耗材不良事件發生的主要場所，也應該是監督和報告的主體。質量控制管理人員負責在線對醫務人員進行不良事件的知識、政策的培訓與宣傳[10]，并通過平臺的不良事件上報流程進行記錄、分析和總結，落實解決方案。

4 醫用耗材精細化管理信息平臺的成效

在平臺實際應用的兩年多時間里，我們借助信息化手段，不斷地對平臺進行改進和完善，實現了物流的全流程精細化在線管理，從而有效地降低了醫療成本，控制了醫療風險，切實保障醫療安全[11]（表1）。

表1 精細化管理平臺的實施效果

5 總結與展望

醫用耗材精細化管理信息平臺的使用，將耗材從資質、計劃、采購、存儲、領用、質量控制形成一個閉環管理模式，進行系統記錄和追蹤[13]，不僅能提高管理部門的工作效率，而且有利于防范醫療風險、提高醫療質量[14]。我們需要充分運用信息和網絡技術手段，促進醫用耗材質量管理流程的規范化，提升醫用耗材質量控制效果，達到科學管理、服務臨床、確保安全和提高效益的目標。目前，我們管理平臺還將進一步優化升級：將與醫院信息管理系統（HIS系統）及OA系統進行整合對接；與電子病歷進行關聯，方便信息共享與應用[15]；強化對醫用耗材的多方位精準溯源、臨床的合理化使用和醫用耗材效益分析等系統功能。我們將結合信息技術的發展和實際工作需要，不斷進行信息挖掘和管理優化，全面提升醫院管理的信息化水平[16]。