數字化時代高校檔案管理的創新與優化模式分析

榮朝艷

（齊魯師范學院圖書館 山東濟南 250013）

近年來，我國各省市縣下的檔案網站建設、檔案產品企業及民生專題檔案系統開始普及，各高校檔案網站體系已經初步確立。學者王嘉毅及國家檔案局副局長王紹忠指出，要適應新時代的任務要求，在習近平新時期中國特色社會主義思想下進行檔案工作的有序建設[1]。基于此，以數字化時代的視角，探究高校檔案管理工作的創新模式，為建設“智慧城市”的建設及雙創精神的弘揚助力。

一、數字化時代檔案管理概述

（一）數字化檔案管理發展脈絡。自2000年初，計算機系統不斷完善，數字檔案管理已經開始應用在各企業、政府機關及高等學校中。2008年《高等學校檔案管理辦法》已經提出“高等學校應當將電子檔案與紙質檔案同步歸檔”的要求，并將《電子文件歸檔與管理規范》作為高校數字檔案建設的標準依據，是高校檔案管理創新的里程碑。2017年《文化部“十三五”時期公共數字文化建設規劃》提出“數字文化服務體系”的概念，豐富了高校數字檔案管理的特性，推進數字檔案建設的“服務性”及“用戶需求”。2018年國家檔案局《機關檔案管理規定》中的第五章節專項闡述“信息化建設”的要求要點，為高校數字檔案建設的完善發展提供范例參考。2018年國家檔案局《企業數字檔案館（室）建設指南》重點提出檔案建設數字化的要求。基于此，鑒于高校學生身份的特殊性，以張斌、李和謀為主的學者提出高校與企業檔案信息管理的聯合性與互通性，并提出借鑒《企業數字檔案館（室）建設指南》完善高校數字檔案管理的觀點。由此可見，在政府扶持、企業認可的大環境下，高校數字檔案建設的發展是必然趨勢，高校數字檔案建設也在政策支持下不斷創新系統、優化管理模式。

（二）數字化檔案管理應用價值。

1.信息整合視角下數據集成價值。數字化時代，高校檔案管理通過多個數據庫的數據元素整合，圖表、報告、音頻等內容元素整合，以及不同資源流通過程的過程整合這三個方式，進行校內外信息整合。基于數據整合、內容整合及過程整合的信息整合視角下，高校檔案管理具有信息集中、文檔集成及資源整合這三類不同層次的數據集成價值[2]。在“微校園”“手機教學”等新型教學模式試行下，高校的檔案集成不僅能夠記錄學生的基礎信息，還能直接從學生的“線上痕跡”進行信息的直接集成抽取。以2018年國家圖書館的“互聯網信息戰略保存項目”為例，截至2018年底，國家圖書館保存微博全站博文2000余億條。高校數字化檔案管理在此范例下，對學生在校園網及個人社交媒體上的檔案信息也予以集成關注，促進高校檔案集成完善化。

2.師生使用視角下流動便捷價值。相較于紙質檔案需登記、查找等繁瑣步驟，數字時代下高校電子檔案的普及，能夠方便師生實時進行信息存儲及檢索，并具有流動性的分享功能。一方面，學者聶建云指出，信息檢索在教育中具有重要作用。面對大基數的學生信息檔案及歷史性的校史檔案，實時線上的信息檢索、人人都可編輯的存儲功能，能夠促進信息的更新流通，便于師生查找資料、提高檔案的使用價值。例如“中國檔案網”“中國檔案開放共享平臺”“學信檔案網”等檢索平臺。另一方面，在2017年國務院《政務信息系統整合共享實施方案》影響下，高校、企業等各階層皆致力于實現信息的高度共享化，以此推進信息的標準化建設。數字時代下，高校檔案管理的電子化創新，能夠最大限度的提升現有信息共享力度，提高檔案信息自身的存在價值。

二、數字化時代高校檔案管理的模式探析

（一）數字化歸檔及價值鑒定。高校的數字檔案建設是高校運作及檔案事業可持續發展的雙重戰略目標，面對大基數的檔案數據，檔案價值鑒定是保障檔案管理創新優化的關鍵。目前，高校對于數字檔案的價值鑒定存在視角狹隘、系統繁瑣這兩大主要困境[3]。一方面，據學者黃寶春調查，高校檔案價值鑒定工作具有“傳統經驗性及單一操作性”。經驗主義下的檔案甄別及去留選擇，不完全符合檔案鑒定中兼具全面性、歷史性及發展性的原則。部分民族區域及偏遠地區的高校管理人員，以地域性、民族性的視角鑒定校史檔案的價值，忽略全局觀；管理人員多重視檔案對當地工作的保存意義，忽略其對國家及社會的歷史存在價值。另一方面，在卡林斯基“職能鑒定論”的指導下，高校檔案管理人員在檔案的使用價值與存在價值的二者關系中進行衡量，保障檔案去留的科學性。但高校檔案鑒別管理系統冗雜繁瑣，在數字信息整合背景下，仍需人工復檢進行鑒定操作。以華中地區各個大學為例，其檔案鑒定多要經過檔案鑒定委員會、校園審計會、檔案鑒定最終裁決機構等至少三層組織進行篩選。鑒于卡林斯基的檔案鑒別理論是對邁斯奈爾觀點的發展，多重檔案鑒定機構不僅符合邁斯奈爾的“年齡鑒定論”，其嚴謹的鑒定過程也保障了“高齡檔案”的價值效益。但在此情況下檔案鑒定的效率跟不上檔案存儲及收集的效率，檔案系統的創新管理受阻。

（二）檔案數據信息安全探析。數字時代下高校檔案管理中檔案的數據信息安全，也是檔案管理創新優化的保障，也是推進檔案數字化可持續發展的重要因素。目前高校檔案數據信息的基礎數據安全系統及防火墻設置基本完善，但針對信息泄露的后備措施還存在管理失調、以及只能抵御中低層級病毒的防護問題。首先，不同于企業檔案管理的專項針對性，高校作為教書育人的場所，其檔案管理只具有防御性、不具有主動追溯性及攻擊性[4]。面對強制訪問內部校園網的用戶IP群體，高校檔案管理的IDS及IPS系統僅能做到防御與阻擋，而無法追溯其最終路徑，在信息安全問題日益頻繁的當下，高校檔案數據管理模式處于被動情況。其次，高校對于惡意代碼及資源泄露或失控后的處理力度不足。以2018 常州大學懷德學院的學生信息泄露事件為例，截止2018年九月中旬，學校已有近3000余人信息被泄露，學校對于信息安全失衡后的處理時間及方式并不完善，學生信息在被泄露后仍流通于各企業之中。學者史明忠提出，數字時代下必須解決高校檔案管理信息安全的困境，才能有效優化檔案管理的系統設計，保障高校檔案管理的健康發展。

（三）管理人員獎懲制度探析。《高等學校檔案管理辦法》第二章指出，專門針對高校檔案管理的機構設置及人員配備提出數條要求，其中《辦法》對于管理人員具有“組織管理能力”及“開拓性的創新精神”提出重點要求。在高校檔案數字化的過程中，檔案管理人員不僅要掌握基礎的檔案組織及管理能力，還應當具備一定程度的計算機技術及創新能力。數字時代轉型背景下，高校的檔案管理人員獎懲制度仍按照以往標準進行制定，對于消極怠工、毫無創新精神和電子數據操作能力的員工予以寬容處理，不利于檔案管理系統的優化升級[5]。基于此，清華大學、華中科技大學等部分高等院校，已經將電子檔案管理的創新性列入人員考核標準，將“現代化管理技能”作為評價員工的主要指標。除此之外，部分高校試行模仿美國卡內基梅隆大學及麻省理工大學，以人工智能機器人取代真人進行檔案管理。基于我國AI技術尚在發展階段，以完全AI模式進行檔案管理的創新，不利于檔案管理的可持續發展，對于檔案分類、去留處理等含有人文性因素的工作，人工智能無法完全掌握。

三、數字化時代高校檔案管理的創新路徑

（一）智能鑒定全宗群內檔案。學者周文弘提出數字化時代檔案鑒定不僅應當作為甄別檔案去留、查找檔案價值的標準，還應變被動為主動，成為革新檔案管理的重要手段。基于此，以檔案鑒定理論作為切入點，以智能鑒定系統作為革新模式，推動各宗群檔案鑒定的質量和效率。首先，根據謝倫伯格《現代檔案——原則與技術》中的“文件雙重價值論”，設置高校檔案價值鑒定的層級標準[6]。將以往特殊檔案的總體存儲系統，分類為“第一價值檔案存儲系統”及“第二價值檔案存儲系統”，細化不同宗群檔案的價值類別體系。將此標準植入智能鑒別系統中，省去大量人工篩選的過程，僅以人工二次復檢作為人工鑒定的模式，在提升智能檢測效率的同時，以人文性檢驗保障鑒定結果的精確度。其次，對于館藏檔案及時間較長的特殊校史及以往學生檔案，按照邁斯奈爾的“年齡鑒定論”，將高齡文獻檔案先進行智能AI 修復，再結合當時的社會歷史進行檔案價值鑒定。以全局觀的視角，不漏查任何一宗高齡檔案，推進校內檔案歷史的完善性。最后，基于布姆斯的“社會分析與職能鑒定論”，將現行的檔案結合智能網絡進行部分信息的共享流通，提升已留存檔案的現代價值，保障檔案價值在時代流變中的穩定性。

（二）校企三方監察審核。自2017年《網絡安全法》實施以來，高校檔案的信息安全得以依據法律有所提升，但學生信息泄露的問題仍然層出不窮。在“誰管理誰負責”的基本原則下，高校管理部門多以“無專職人員”“無核心技術人員”等理由混淆責任。鑒于高校信息安全的核心技術人員確實有所缺失的事實，以校企三方監察審核機構接入高校信息安全保障防護體系，利用企業的專業技術維護人員，保障校內信息安全流通的同時，促進校企合作平臺的發展。一方面，企業給予高校一定的資金支持及專業技術人員，用于專門維護高校的信息安全，修復高校檔案管理中的數據漏洞。高校為企業提供人才信息、共享校內各活動信息，方便企業能夠在高校挖掘人才、舉辦活動等。另一方面，在校企合作下，為保障企業及高校的檔案安全，防止企業中有內部人員進行校園檔案泄露的情況，政府以第三方監察機構介入，主管及協調高校與企業之間的信息安全矛盾或共享問題。基于此，企業為高校提供信息安全保障，政府為高校提供企業安全保障，而高校又為企業和政府提供人才支持及文化弘揚平臺，高校、企業及政府機構三方得以在良性循環下有序發展，推進檔案管理模式的優化[7]。

（三）管理人員納入標準轉型。基于現階段高校檔案管理人員能力滯后的情況，部分高校開始采取“AI+真人”的組合型檔案管理模式，彌補現行管理人員無法解決的電子數據信息處理問題。但基于AI技術的不確定性及資金納入的補充力度不足，大部分高校始終以優化管理人員能力作為創新數字化時代檔案管理系統的主要手段。一方面，將未聘用的管理人員的納入標準進行門檻提升，從以往的基礎能力轉型為計算機技術、創新管理技術、檔案全局鑒別技術等具有數字時代下現代適應性能力的考察。除《基礎理論知識》和《檔案工作實務》的基礎能力進行閉卷考核外，對工作人員的實踐能力及創新思維進行開卷考核。另一方面，將已經納入管理人員工作的現有人員進行培訓升級。作為檔案工作者，檔案的數字化建設是其能力提升的主要推動力，為促進檔案管理人員的能力多元升級，高校也許對現行管理人員進行考察，以柔性激勵機制及獎懲手段促進管理人員進行學習轉型[8]。除基本需要掌握的電子數據存儲、管理及發布的能力外，管理人員需對于不同高校的校內黨史或學生資料的實際情況，具有進行創新分類設計的能力，而非按照國家統一檔案標準進行單一管理、固化分類。

四、結語

數字化時代高校檔案管理得以在現代信息技術的應用中不斷優化。現如今，智能管理系統及檔案多重價值鑒定已經成為數字檔案創新的多元路徑。然而，無論是智能科技還是層級安全系統的高校檔案管理模式，都必須在新時期中國特色社會主義及核心價值觀的指導下進行創造性發展。基于此，數字化時代高校檔案管理在人文性、科技化的路徑下可持續發展。