淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設

遲曉霞

摘 要：隨著信息技術的廣泛應用，我國的信息化建設也隨之迅速發(fā)展。尤其在事業(yè)單位檔案管理中，信息化技術也逐漸普及，為事業(yè)單位檔案管理帶來了一些優(yōu)勢。但不可避免的，在事業(yè)單位檔案管理信息化建設過程中，由于各方面存在一定的原因，給信息化建設工作造成了一定的阻礙，本文就事業(yè)單位檔案管理信息化建設過程展開探討。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設

在事業(yè)單位中，檔案管理是必不可少的一項工作。針對事業(yè)單位的人員檔案、機密檔案等都需要進行妥善的處理和保存。隨著時間的推移，檔案的內容越來越復雜，且數(shù)量越來越龐大，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足當前事業(yè)單位檔案管理的需要，而信息化技術又處于飛速發(fā)展期間，將信息化建設與事業(yè)單位檔案管理相結合，推動檔案管理實現(xiàn)信息化，促進單位檔案管理的發(fā)展。

1 推動檔案管理實現(xiàn)信息化的重要意義

1.1 改善檔案管理途徑

在傳統(tǒng)的檔案模式下，檔案管理途徑主要以人工錄入為主，不僅費時費力，而且極容易出錯。推動方案管理實現(xiàn)信息化，建立以網(wǎng)絡平臺和信息技術為媒介的智能化管理模式，改善檔案管理途徑，拓寬信息保存以及信息收集的方式，提高檔案服務質量，從而提高檔案的利用效率。

1.2 方便開展檔案管理

推動檔案信息實現(xiàn)信息化，將紙質檔案轉為電子檔案，不僅利于檔案的保存，而且可以節(jié)省空間，有利于檔案管理工作朝著規(guī)范化的方向前進。同時在提供檔案服務時，將智能檢索替代人工查詢服務，短時間內即可獲取相應的檔案資源，不受地域和時間的限制。且電子檔案更容易保存，出現(xiàn)遺失和損壞的現(xiàn)象極少，能確保檔案保存處于安全的環(huán)境中。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設過程中存在的不足

2.1 缺乏專業(yè)的工作人員

縱觀我國大部分的事業(yè)單位，在推進檔案管理朝著信息化方向發(fā)展的過程中，仍然存在部分缺陷，比如在錄入檔案時，會出現(xiàn)標題欠缺、目錄不全等現(xiàn)象，出現(xiàn)這些現(xiàn)象的原因，除了事業(yè)單位內部缺乏嚴格的管理制度以及管理標準之外，另一大主要原因就是工作人員的專業(yè)素質不夠。大多數(shù)單位認為檔案管理部門只是輔助部門，并沒有起到太大的作用，所以在安排檔案管理工作的人員時，一般都排后安排，可能是退休老員工進行監(jiān)管，也可能是兼職人員進行監(jiān)管，總之，基本不是專業(yè)人員。非檔案管理專業(yè)人員，缺少專業(yè)的檔案管理知識，且對于如今的信息化技術接收程度緩慢，無法合理的將檔案管理與信息化建設結合起來，嚴重阻滯了檔案管理工作的進行。

2.2 信息化建設進程緩慢，檔案服務率低

雖然當前在大多數(shù)的檔案管理工作中，已經(jīng)有了信息化建設的意識，但在實際應用中，并沒有將信息化建設與檔案管理做到完美融合。目前檔案服務的方式主要是通過人工或者計算機，檔案服務率低，若想提高檔案服務效率，必須引入現(xiàn)代信息化技術工具，加快檢索效率，為用戶提供更好的服務質量。且工作人員的素質方面也是一大問題，其沒有相應的專業(yè)知識，不足以支撐檔案管理工作的進行。不僅如此，管理人員的管理觀念仍然沿用傳統(tǒng)理念，談不上創(chuàng)新，也就無從改變。

2.3 缺乏資金支持

事業(yè)單位在開展資金配置時，因為對檔案管理缺乏相應的重視，所以對檔案管理工作的資金支持力度不夠。檔案管理想要實現(xiàn)信息化，不可避免的需要大量的資金投入去建設基礎設施，從而為信息化建設提供必要基礎。然而現(xiàn)在檔案管理工作得不到相應的資金投入，單位的基礎設施建設不完整，缺乏先進的技術與設備，無法開展信息化建設，嚴重滯后了檔案管理工作的發(fā)展。

3 如何促進檔案管理信息化建設

3.1 提高工作人員的綜合素質，打造專業(yè)人才隊伍

檔案管理需要專業(yè)的工作人員來操作，工作人員的素質高低直接影響著檔案管理水平的高低。首先單位應加強對檔案管理信息化建設的重視程度，為檔案管理信息化建設提供良好的發(fā)展氛圍。其次在單位內部組織相應的培訓活動，內容涉及設備操作、信息安全等各類知識，為檔案管理人員提供再學習的機會，提高檔案管理工作人員的綜合素質。最后，為了提高檔案管理水平，單位要引入相應的新鮮專業(yè)人才，可以與當?shù)氐母咝Ｏ嗪献鳎瑑?yōu)先錄用相關專業(yè)人才，為檔案管理工作提供人才支持，促進檔案管理朝著信息化的方向發(fā)展。

3.2 完善事業(yè)單位檔案管理制度

為了提高檔案服務效率，促進檔案管理工作的進行，最大程度發(fā)揮大信息的價值，就必須完成事業(yè)單位檔案管理制度。檔案管理制度必須合乎我國相關法律法規(guī)的要求，不得出現(xiàn)與法律相悖的現(xiàn)象，另外在制定之后不能隨意修改。完善的事業(yè)單位檔案管理制度可以為開展檔案管理工作提供方向，提供依據(jù)，是下一步的信息化建設的重要環(huán)節(jié)。

3.3 重視檔案管理安全問題

加強檔案管理信息化建設就必須要考慮其安全問題。因為在事業(yè)單位內部，許多檔案都具備機密性，一旦泄露，后果不堪設想。在信息技術廣泛應用的今天，信息資源的安全問題一直是眾人焦點。在事業(yè)檔案管理過程中，管理人員應提高檔案安全意識，加強網(wǎng)絡信息安全防護建設，比如防火墻等，為檔案信息安全加設保障。另外為信息設立權限和身份驗證，多方面加強安全防護，保證信息檔案的安全性。

3.4 加大資金投入

為了更好地加快信息化建設的進程，事業(yè)單位要加大對檔案管理部門的人力、物力、資金投入，完善檔案管理部門的基礎設施，提高對檔案信息化的重視程度，以上帶下，帶動廣大工作人員相應的加強對檔案信息化的責任心。在信息化建設過程中，需要多種信息化設備，比如計算機、掃描儀、投影儀等各類設備，需要大量的資金投入，在添置完設備以后，需要專業(yè)的工作人員合理利用，做到人盡其才，物盡其用，促進檔案管理信息化建設的進展。

4 小結

如今，信息化技術已經(jīng)運用到了各行各業(yè)中，且取得了顯著的成效。在事業(yè)單位檔案管理中運用信息化技術，通過完善相應的管理制度，購置完善的基礎設施，提高工作人員的綜合素質，做好網(wǎng)絡安全防控，為檔案管理信息化建設保駕護航。

參考文獻

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