簡析做好企業人事檔案工作的實踐探索

摘 要：對于企業來說，要想獲得長遠的生存和發展，除了注重企業的對外經營貿易，還要關注企業內部員工的管理工作，才能保證企業在內部結構優化的條件下提高做事效率。人事檔案工作是企業內部調配人員、審核員工績效考評的重要前提，進行科學合理的人事檔案工作有利于凝聚企業內部的凝聚力，優化人力資源，提升企業經營發展效率。本文將闡述企業開展人事檔案工作的重要性，分析當前人事檔案工作存在的問題，并探索企業人事檔案工作的實踐策略。

關鍵詞：企業;人事檔案;管理工作;實踐

隨著社會發展，經濟投資市場門檻越來越高，許多企業在市場經濟中想要立于不敗之地必須努力提升企業的核心競爭力。而在當今社會，人才和科技便是提升企業核心競爭力的關鍵。對于企業內部而言，管理好企業人才能夠為企業運營創造無限價值。人事檔案工作作為企業日常運營的重要工作部分，采取的管理方法應當與時俱進，具有創新意識，才能帶領企業走向更美好的發展道路。不過，面對如今企業內部存在的人力資源管理問題，相關負責人也應當及時找出工作漏洞，利用現代化的技術手段協助人事檔案工作。

1 企業開展人事檔案工作的重要性

一般來說，大企業都會設立人力資源部，該部門的主要工作就是為企業吸納優秀的專業人才，并對企業在職員工進行績效考核和工作崗位調配等工作。可以說，企業的人事部門關乎整個企業內部經營的狀態，對企業未來發展有著至關重要的影響。由于企業內部職位分散，員工數量較多，人事檔案工作自然是人力資源部門的重要工作之一。而對員工進行人力資源評估，保證員工在在職崗位上能夠發揮自己所能也是人力資源的最終目標。如今，經濟市場越來越撲朔迷離，各家企業都在沉浮的市場經濟中不斷發展壯大自身，尋求優化轉型的方向，以防被時代所淘汰。所以企業在經營管理中需要時刻注意企業內部的運轉情況，對于員工的狀態和表現要予以關注，及時通過人事檔案管理對企業內的人力資源進行管理和調配，以達到企業發展的最優方案。此外，如果人事檔案工作能夠結合目前的新興技術，管理工作的流程得以簡化，工作效率大大提升，更有利于企業長遠發展[1]。

2 當前企業人事檔案工作存在的問題

2.1 檔案管理工作方法欠缺

由于我國經濟政策推動，企業在這幾年能夠取得較好的收益。但是企業在一味地尋求利潤擴張的同時，較少地關注到企業內部人事工作上存在的問題。對外而言，企業只需要進行尋找客戶合作、生產出售商品等經濟活動。長期的資本積累帶來的經濟誘惑使企業高管認為企業的經營管理主要體現在對外的經濟貿易，而忽視了企業內部的人事管理，這對于企業的長遠發展是極為不利的。企業缺少對人事檔案工作的重視度，勢必缺少專業的管理方法，導致企業在進行人事管理時采用過時的辦法，容易使源調配出現問題。許多企業在員工入職時沒有及時開展人事檔案工作，在管理期間又沒有專門的系統和制度進行管理和規范，導致人事資料混亂。此外，由于企業缺少專業的人事檔案管理辦法，對于檔案的內容不能及時進行錄入，許多檔案均為紙質材料，且工作人員保管能力欠缺，使得后期人事信息殘缺，無法真正發揮人力資源管理的真正影響力[2]。

2.2 人事檔案信息收集不完備

企業在員工入職期間就應當把員工的個人信息收集完備，才能在之后的崗位安排和工作內容安排中對應不同員工的特性，從而使每一位加入企業的員工都能夠發揮自身價值，為企業貢獻出一份力。一般來說，企業留存的檔案信息需要比較全面，才能觀察出應聘者的經驗和能力，比如人事檔案中一般需要有員工的基本信息、任職經歷、獲獎經歷、學歷證明、特長技能以及興趣愛好等等。然而，現實情況中大部分企業對于員工的人事檔案信息并不重視，在招聘初期并不是沒有把員工的人事檔案收集完備，導致之后的工作安排出現疏漏。此外，對于人事部門收集員工資料的流程也沒有相應的規定，容易導致人事工作出現隨意性。沒有制度和監管的約束，人事檔案內容也很容易被人為進行造假和修改，導致保管在人事部門的人事檔案真實性存在疑問[3]。

2.3 工作人員專業性程度不高

傳統企業人事部門對于人事檔案的重要度較低，因此在工作中態度不認識，做事也不細致，其人力資源管理的專業性也是不言而喻。隨著現代化技術系統的開發，人力資源管理逐漸向信息化管理靠近，通過數據輸入讓人事檔案能夠永久留存，并且可以隨時調動查看。在技術發展的同時，人事部門員工的職業能力卻無法及時跟上，大多數員工仍然遵循傳統的人事檔案管理方式，避免使用新興技術，不遠創新學習新的技能知識，導致人事檔案管理工作遲遲不能落實。

3 探索企業人事檔案工作的實踐策略

3.1 建立人事檔案技術系統

隨著現代信息化事業的不斷發展，我國企業在發展中也應當積極使用先進技術，借助技術系統管理提升企業的工作效率，轉化員工的職能。現代化的企業應當在人事檔案管理工作中加強硬件設備支持，引進專業的數據管理系統，對人事信息進行數字化的管理，能夠解決傳統人事檔案管理中的諸多弊端。利用技術系統，人事信息可以儲存在系統之中，不用擔心紙質人事檔案會遺漏丟失，也能有效防止人事信息被修改、造假。對于信息錄入的員工系統都會有相應的記錄，一旦出現人事檔案問題可以實行問責制度，以此來加強人事檔案管理。

3.2 制定合理的檔案管理制度

隨著企業向現代化管理模式靠近，人力資源管理運用技術化手段開展工作，大大提升了企業內部運營效率。但在新技術系統運用的同時，仍然要注重建立科學合理的檔案管理制度，用制度規范員工的人事行為。對于普通員工來說，檔案制度能夠保證員工上報信息的真實性和可靠性;對于管理檔案的工作人員來說，能夠規范其工作操作，對人事檔案管理加以重視，對待工作更加嚴謹認真。

3.3 提升工作人員水平

人事檔案管理工作的質量取決于工作人員的工作水平，只有安排具有專業能力的人力資源主管才能將人事檔案工作落到實處。企業應當定期對人事部門的員工進行專業培訓，培養員工重視人事檔案的建立和保管，學會運用人事檔案對企業員工工作進行合理安排。此外，人事部門的員工還要提升自身專業技能，積極學習使用現代化的管理系統，運用技術提升工作效率，為企業創造更多價值[4]。

4 結束語

隨著現代化社會不斷發展，企業在市場中也正不斷改變自身經營模式，探索做好企業人事檔案工作的有效實踐。面對復雜多變的市場經營，企業在管理中應當從內部著手，合理調配人力資源，讓有限的人力創造出無限的價值。而企業內部的人事檔案工作正是企業經營發展的重要因素之一，企業利用新興技術加強人力管理工作，有利于提升管理效率，形成企業對外的競爭力。

參考文獻

[1]周喜強.加強干部人事檔案管理工作的實踐與探索[J].山東檔案（6）：50-51.

[2]郭大偉.人事檔案管理優化配置的實踐探索[J].江蘇商論（02）：60-61.

[3]陸江.退休干部人事檔案管理探索實踐分析[J].人力資源管理（2）.

[4]張武昌.分析企業人力資源管理對人事檔案管理工作的新要求[J].勞動保障世界，534（14）：10+14.

作者簡介

孫卉（1976-），女，漢族，江蘇漣水人，館員，大學。