淺析建立完善的醫學類科技查新檔案管理機制的意義

摘 要：醫學科技查新檔案作為醫學科技查新工作的重要產物，記載著醫學科研活動的信息資源，良好的醫學科技查新檔案的管理工作是醫學類科技查新工作中一個不可缺少的組成部分。本文就查新檔案管理的重要性和如何建立完善的檔案管理機制進行了初步的探討，并提出了建設性的意見。

關鍵詞：醫學類科技查新;檔案;管理機制

科技查新，簡稱查新，是指查新機構根據查新委托人提供的需要查證其新穎性的科學技術內容，按照《科技查新規范》操作，經過文獻檢索與對比分析，并作出結論， 形成查新報告。而醫學科技查新檔案作為醫學科技查新工作的重要產物，反映著醫學科研事業發展的歷史痕跡，記載著醫學科研活動的信息資源，所以良好的醫學科技查新檔案的管理工作是醫學類科技查新工作中一個不可缺少的組成部分。只有建立了完善的查新檔案管理機制，才能充分的利用科技查新檔案的上述特性，推動醫學醫療科研水平的創新和發展。

1 建立完善的醫學類科技查新檔案管理機制的意義

我國的醫學類科技查新工作起源于上個世紀80年代，隨著醫學科研活動的日益頻繁，醫學類科技查新工作也取得了較大的發展，為了規范科技查新工作，我國科學技術部于2000年頒布了《科技查新規范》，《規范》明確：“查新機構應做好查新檔案的管理工作”并對檔案管理工作的開展提出了詳細的指導意見。建立完善的醫學類科技查新檔案管理機制的意義如下：

1.1 記錄醫學科研活動的歷史進程

醫學科技查新檔案是醫學科研活動的真實記載，長時間如實的記錄了醫學查新機構在查新工作中的痕跡，歷年來查新委托人提交的查新項目均能真實的反映醫學科研活動的發展歷程，對后續的科研活動的開展有著重要的借鑒意義。

1.2 有助于避免課題和資源的重復浪費

查新機構經常會遇見不同委托人提起課題相同或者相近的查新委托，如果建立有規范的查新檔案系統，查新機構則可以利用過往的檔案進行查重工作，減少科研課題的重復立項和研究，杜絕給社會資源帶來的浪費，節省大量的人力、物力、財力。

1.3 對查新機構規范查新工作有著積極的作用

醫學科技查新檔案是整個科技查新工作過程中第一手、最原始的資料，查新機構通過對查新檔案定期的檢閱、組織工作人員參照檔案進行交流溝通，可以加強對科技查新工作質量的監督，找到存在的問題，進而根據實際情況制定切實有效的改進方法，推動醫學類科技查新工作更進一步的發展。

1.4 有利于醫學科研現狀的分析和科研方向的創新

醫學科研人員通過科技查新對其研究課題的重復性、前沿性進行檢索和審核，所以醫學類科技查新檔案最能真實有效的反映每一個學科科研領域的研究方向，前沿的科學技術。只有建立了完整的醫學科技查新檔案，才能對醫學科學研究的方向加以分析，并且有助于查新機構和科研人員建立長期穩定的合作關系進而開展一系列個性化的科研服務，為醫學科研的發展和創新起到積極的促進作用。同時，科研決策和管理機構也可以利用查新檔案為醫學科研明確新的發展方向。

1.5 有利于保證科技查新工作思路的一致性

醫學類科技查新檔案是眾多查新人員工作經驗、思路和技術的累積，我們可以把查新檔案理解成一個查新知識信息的倉庫，在查新過程中會因為查新工作人員技術水平的參差不齊導致檢索策略的不同，進而檢出的文獻差異較大，所以往往一份合格的查新報告，都需要經過反復推敲，多次檢索測試才能得到。這種資料及時歸檔后，將來再遇到類似的課題，查新人員可以從檔案中找到參考和借鑒，這樣可以確保查新工作開展的連貫性和一致性。

1.6 有助于避免查新機構和委托用戶的各種糾紛，維護雙方的合法權益

醫學科技查新檔案是查新工作最真實原始的資料，當查新機構和委托用戶發生糾紛時，查新檔案憑借其原始的記錄性和法律意義上的證據作用，可以迅速化解矛盾，維護雙方的合法權益。

2 如何建立完善的醫學科技查新檔案管理機制

2.1 專人負責醫學科技查新檔案的管理

由于醫學類科技查新檔案管理工作的特殊性和保密性，查新機構應明確專職的檔案保管人員，并且定期開展職業培訓，確保檔案保管人員熟悉檔案管理工作的具體規定、檔案管理的相關法律法規。并嚴格要求檔案保管人員認真履職，嚴格遵守《檔案法》和《保密法》的相關規定，對提出了保密要求的科技查新檔案，應嚴格防止泄密，維護科技查新工作的嚴肅性。

2.2 規范檔案移交的工作流程

查新員應負責收集整理自己負責的查新項目的相關資料，待查新工作完成后，應及時將項目相關的材料移交檔案管理人員，檔案管理人員在收到材料后，對材料的完整性和真實性進行認真梳理檢查，并經查新員和檔案管理員共同簽字后登記造冊存檔。這種專人負責，查新員協助的檔案移交流程使整個檔案管理體系權責清晰。

2.3 醫學類科技查新檔案的日常整理

對于移交后的科技查新檔案，我們應該實行一個課題一份檔案歸于一個檔案盒內的原則，切忌檔案混淆存放，在檔案盒側面應標注科研項目編號，要做好檔案標引，標引應該注明：“檔案號、項目名稱、委托人、委托人電話、委托人單位、查新員、審核員、完成日期”等信息以方便快速的查詢和統計。

2.4 應定期開展查新檔案的鑒定、檢查、篩選工作

為了提高查新檔案庫的庫藏質量，保證科技查新檔案的高標準高質量，對于已歸檔保存的科技查新檔案，應該定期開展科技查新檔案的鑒定、檢查、篩選工作，對于部分已失去保存價值并且超過保管期限的項目檔案，應報請主管領導審批進行銷毀，并對銷毀的檔案登記造冊。

2.5 查新檔案的紙質和電子化管理

按照《科技查新規范》的工作要求：“應當使用計算機進行檔案管理，每個項目的《科技查新報告》應當登錄到國家查新工作數據庫。”在完成上述工作的同時，為確保科技查新檔案保管的可靠性和容錯性，對每一個查新項目相關資料應該進行紙質和電子化兩種方式的存檔。對電子化的檔案，應做好數據的備份工作。

另外，應加大科技查新工作的網絡平臺的開發工作，檔案管理人員應及時將查新項目的信息資料錄入到網絡平臺中，以便對科技查新檔案的查找和管理。

3 結語

醫學類科技查新檔案管理工作是整個科技查新工作中最重要的組成部分，建立和完善相關的管理機制是一個長期的過程，需要各查新機構和查新工作人員充分引起重視，認真摸索工作方法，加強交流工作經驗，不斷提出創新的工作機制，長此以往醫學類科技查新檔案管理工作才能邁上一個新的臺階。

參考文獻

[1]科技查新規范[OL].

[2]唐春霞，劉愛中，史艷莉.醫學科技查新檔案管理與信息資源利用[C]//中華醫院信息網絡大會.2014.

[3]趙芳.建立健全醫學科技項目查新咨詢檔案的意義及作用[J].職業衛生與病傷，2008（3）：192-192.

[4]黃春曉，袁玉花.科技查新檔案管理的初探[J].農業圖書情報學刊，2010（07）：110-111+120.

[5]袁玉花.科技查新咨詢檔案歸檔中存在的問題及對策[J].甘肅科技，2011，27（1）：93-94.

作者簡介

汪莉莉（1983-），女，漢，貴州省遵義市人，館員，本科，研究方向：圖書館信息服務與咨詢及查新檔案。