事業單位檔案管理工作中存在的問題與解決措施

張博文

摘 要：事業單位需要充分考慮檔案管理問題，通過科學有效的對應方法，提高檔案管理的整體效率與水平。就現狀來說，我國事業單位在管理檔案時沒能切實地落實制度，開展管理工作時無憑無據，不利于事業單位的可持續發展。因此，本文提出了事業單位在檔案管理工作中的問題，希望通過相應的解決辦法，推動事業單位順利開展檔案管理工作。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;問題;解決措施

基金項目：黑龍江省教育廳基本科研業務費基礎研究項目（項目編號：2018—KYYWF—0990）。

1 前言

我國經濟發展得很快，改革開放也在持續深入，事業單位發展有了一些成績，同時也暴露出檔案管理時的不少問題。盡管我國現在是信息化時代，但信息化技術仍然沒有受到足夠的重視與普及應用，要想提高工作效率，一定要有關人員明確自身的權責一致，正確認知檔案管理工作，全面結合新時代的發展腳步，針對檔案管理手段進行有效創新，在單位內部實現和諧運營，從而實現檔案管理的統一規范化管理，讓事業單位的檔案管理發揮出其最大的功能作用。

2 事業單位檔案管理工作的問題分析

1）管理制度不完善。就現狀來說，我國事業單位在管理檔案時沒能切實地落實制度，開展管理工作時無憑無據。檔案卷宗標題和標號十分不規范，這還是因為事業單位沒有健全檔案管理制度導致的。當然還有其他很多問題，比如管理人員工作態度不端正等，都造成了檔案管理工作缺乏規范性。

2）管理人員素質較低。事業單位的管理人員在進行自己的本職工作時，其業務水平對管理工作的效率有著直接影響。現在，我國事業單位檔案管理工作沒有受到相應的重視，管理人員工作態度不端正，造成了檔案管理工作缺乏規范性，同時缺乏與崗位相匹配的責任心，無法切實開展檔案管理工作。有時候管理檔案過程中明明已經發現了問題，管理人員卻沒有及時采取對應舉措，也說明了管理人員的工作態度不端正[1]。單位管理工作十分系統復雜，包含其不同部門的所有信息資源，因此檔案管理工作的建設需要檔案管理工作人員的親自操作，同時細心計劃，避免原始數據發生錯誤，有效防止了資源文件的泄漏，讓事業單位承受不必要的經濟損失。我國不少事業單位的檔案管理人員是兼職的，或從其他部門調來的，沒有相關的管理經驗，也不熟悉相關的業務操作，導致管理水平差距較大。上述現象極大阻礙了檔案管理的可持續發展，也無法有效地收集檔案資料。

3）信息化水平不高。盡管我國現在是信息化時代，但信息化技術仍然沒有受到足夠的重視與普及應用，不少管理人員沒有全面掌握該項技術。現在，事業單位的檔案管理工作大部分還是依賴人工操作，盡管資源開發的空間較大，但信息化技術也沒有受到足夠的重視。信息化檔案管理主要通過計算機技術，要求更有效率及更快的檢索，盡管有些單位引進了信息化技術，但相關人員還沒有熟練操作，不能熟練通過信息化技術進行檔案管理。信息技術也開始應用于社會中各個行業，但有些先進技術手段還沒有被開發出來，有些事業單位還是采用人工方式把個人信息和檔案目錄輸入計算機。此外，無紙化閱讀也極大阻礙了檔案管理工作的有序進行，不利于事業單位有效地保管和存儲檔案。

4）人員流動性管理較差。事業單位管理檔案時，人員的流動性較大，總是出現人員離職或退休等問題，不利于檔案管理工作的有序進行。但事業單位發現上述問題時，沒有及時填補人員，退崗與換崗人員沒有很好地交接工作。事業單位也沒有很好地管理人員流動性，管理手段相對落后，也沒有科學利用信息，造成不少檔案管理資源浪費。

5）對人事檔案管理工作的認知有誤差。我國不少事業單位和工作人員對人事檔案管理工作的重要性認識不到位，總是覺得人事檔案管理沒什么需要重視的，導致人事檔案管理工作總是處于被動情況，降低了工作質量，事業單位在發展中也不能發揮其最大的功能作用。

6）檔案資料利用率較低。檔案管理人員不但需要重視收集和整理檔案，也應該學會鑒別檔案內容，樹立“為人民服務”的工作思維，深入提高檔案管理工作水平[2]。事業單位在進行人事檔案管理工作時總是更傾向于保密、不注重利用，檔案服務意識與開發意識都很欠缺。檔案的利用區域很小，人事檔案的利用水平也不高，手段單一，所以管理工作一直在很被動地進行。

3 事業單位做好檔案管理工作的解決辦法

1）完善管理機制。事業單位在管理檔案時，首先應該完善管理機制，約束管理人員的不良行為。有時候管理檔案過程中明明已經發現了問題，管理人員卻沒有及時采取對應舉措，也說明了管理人員的工作態度不端正。因此，需要事業單位健全管理規章制度，并以此為基礎，加強檔案管理，提升事業單位的檔案管理水平。事業單位需要科學完善的檔案管理機制，否則無法順利開展檔案管理工作，也不能推動部門之間和諧交流，因此如果要確保檔案管理的可持續發展，需要明確檔案管理人員的具體職責。健全科學完善的檔案管理機制，不但可以符合事業單位的發展要求，還能給檔案管理工作提供長遠健康的發展平臺。

2）提高管理人員的綜合素質。事業單位需要組織相關人員定期參加培訓，不但可以提升他們的業務水平，也需要提高他們的檔案管理思想意識。因為現在社會信息化正高速發展，需要檔案管理人員利用信息化管理的優勢，提高自身的檔案管理水平。此外，事業單位為切實提高管理人員的專業素質，還需要經常組織工作人員的技能培訓，利用考核等方式，提高檔案管理的工作效率。同時，事業單位還應該確保工作人員的獎勵空間，是他們可以自發投入學習，持續提升自我。

3）推動信息化建設。因為我國科學技術的飛速進步，人事檔案管理也需要加強信息技術的應用，信息化檔案管理主要通過計算機技術，要求更有效率及更快的檢索。因此，要求人事檔案管理工作符合社會的多元化發展，并充分考慮自身的現實發展狀況，盡快修正工作中的漏洞，及時傳達人事信息，確保有效的人事信息管理。同時，通過信息技術，有效整合檔案的基礎管理工作，把文字、圖片等資料變成數據資料，讓紙質和數據格式一起存在，從而能夠滿足不同的查找需求。此外，充分利用計算機網絡技術創新人事檔案管理內容，對無需保密的檔案，實現共享，有利于向社會輸入高質量人才[3]。同時，做好檔案資料的防盜防潮工作，確保事業單位檔案管理充分安全。事業單位應該與時俱進，加強信息化建設，健全進信息化檔案管理機制，并充分結合自身的發展現狀建立科學的信息化操作體系。

4）掌握流動性管理方式。事業單位在調動人員時，應該根據管理制度合理安排人員，確保所有的檔案管理人員都可以明確權責內容。管理人員在離職或退休時，應該很好地交接手頭工作，確保全面地管理檔案，讓事業單位的檔案管理工作更加高效。

5）意識到檔案管理工作的重要性并加以規范。單位領導人員需要意識到人事檔案管理工作的重要性，并及時納入議事日程，同時定期督促和檢查檔案管理進度，一旦出現問題必須及時處理，推動人事檔案管理工作更加規范發展。

4 結束語

人事檔案管理工作應符合社會的多元化發展，并充分考慮自身的現實發展狀況，為提升檔案管理的工作質量，事業單位需要充分考慮檔案管理問題，通過科學有效的對應方法，提高檔案管理的整體效率與水平。

參考文獻

[1]章研.淺談事業單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施[J].經營管理者，2018（12）：350.

[2]周麗娟.事業單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施[J].中外企業家，2017（06）：242.

[3]劉志春.事業單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施[J].辦公室業務，2018（05）：104.