淺析單位檔案管理工作效率提升方法

劉國斌

摘 要：檔案管理一直是單位管理的重要部分，對企業及事業單位的各方面發展有著直接的影響。隨著信息時代的來臨，大部分企業及事業單位都對信息技術進行了合理的應用，有效提升了檔案管理的質量和效率。但是調查發現，很多企業及事業單位的檔案管理都存在一定的問題和不足，降低了檔案管理的工作效率，為此要從實際情況入手，對影響效率的因素進行深入分析，采取針對性的措施，才能提升檔案管理的工作效率，推動企業及事業單位的發展進步。

關鍵詞：企業及事業單位;檔案管理;工作效率;影響因素

隨著科技水平的提升，各種先進的技術及設備不斷涌現，為單位的檔案管理工作提供了巨大的幫助。通過合理的信息化建設，可以推動檔案管理工作的發展，為單位的運行發展奠定良好的基礎。檔案管理工作涉及到檔案的收集、管理、保存、整理等過程中，可以將單位發生的事情反映出來，可以理解為一個記錄的過程中。在這個過程中，對先進設備進行合理的應用，可以提升記錄保存的效率，為檔案的使用者提供便利。

1 影響單位檔案管理工作效率的因素

在管理過程中，一定要確保檔案的完整性，才能不影響檔案的價值。但是由于各方面愿意你的影響，例如制度、管理方式等方面，導致單位檔案管理工作效率相對較低，具體原因如下：

1.1 缺乏對檔案管理工作的認識

調查發現，企業及事業單位對于檔案管理的認識存在偏差，認為檔案管理是一份不重要的工作，無法為企業及事業單位帶來直接的經濟效益。由于這種不正確的認識，導致檔案管理存在很多的問題，很多管理人員都存在消極怠工的問題，并且檔案管理不夠完善，經常出現檔案丟失等問題，給單位帶來巨大的負面影響，造成不少的損失。部分管理人員的專業水平較低，甚至很多單位的檔案管理人員都是兼職，無法保證檔案管理的效率與質量。

1.2 管理制度不健全

單位的檔案管理工作，需要健全的管理制度作為支撐，但是調查發現，大部分的單位的檔案管理制度都存在著或多或少的問題。檔案管理制度主要包括檔案分類、保管期限、介質區分、收集機制、整理規范、查閱借閱規定等等，涵蓋檔案從新材料產生到生命周期結束的全過程。但是，部分單位的領導人員過于繁忙，對單位管理工作也不重視，沒有單獨建立管理檔案的資料室，沒有相關的檔案管理制度。因此，導致檔案管理人員懈怠了其工作，進而影響其對檔案的處理。

2 單位檔案管理工作的重要性

2.1 適應時代發展對單位工作的要求

實施單位檔案管理工作，主要目的是為了方便工作人員查詢信息，進而提高單位工作的效率。不斷完善檔案管理工作，提高單位工作的效率，以適應時代發展對單位工作的要求進而更好地為企業服務。

2.2 完善檔案管理工作可以促進檔案事業的可持續發展

檔案管理工作本身具有連續性、連貫性的特點，鑒于檔案管理工作的幾個特點，我們有必要重視檔案管理工作。此外，我們還要充分結合檔案管理工作的實際情況，然后采取針對性的應對措施，通過完善檔案管理工作來促進檔案管理的可持續發展。檔案管理是一份長期的工作，需要管理人員堅持不懈的努力，才能推動檔案管理事業的發展進步，要做對電子檔案的管理工作，可以為單位的發展運營奠定良好的基礎。

3 如何提升單位檔案管理的工作效率

3.1 改進檔案管理的思想觀念

首先，單位領導要認識到檔案管理的重要性，并且采取適合的管理措施，做好引導工作，讓全體員工都要意識到檔案管理的重要性。在管理過程中，可以采取分階段管理的方式，無論是在規劃階段，還是實施階段，都時刻銘記檔案管理的重要性。第二，要加強對檔案管理人員的管控，可以從獎罰制度、考核制度入手，激發員工的工作熱情，才能提升檔案管理的工作效率。第三，做好監督管理工作，如果發現消極怠工的員工，要進行合理的批評教育，對于工作熱情的員工，可以給與一定的獎勵。

3.2 培養檔案管理專業人才

當前，企業、單位中的檔案管理工作人員能力和素質不統一，互相之間缺乏良好的配合，團隊缺乏協作力，嚴重影響了工作效率。因此，第一要加強對高素質人才的引進和對專業人員的訓練，完善各單位檔案管理工作的人力資源力量。第二，定期開展檔案管理工作人員的教育培訓，通過參加國家檔案管理綜合管理部門的調訓，獲取檔案管理資格，提升自身的管理能力。

3.3 加強信息技術的應用

隨著信息時代的來臨，信息技術被大量應用到各行各業中，取得了不小的成效。將信息技術應用到檔案的管理工作中，不但可以提升檔案管理的效率，還可以實現無紙化辦公，將原有的紙質檔案全部轉化為電子檔案，可以節約紙張，為環保事業做出貢獻。傳統的紙質檔案缺陷較多，已經被時代所淘汰，電子檔案的應用，可以為檔案管理提供巨大的便利，提升管理的工作效率。在應用電子檔案后，還要加強對安全防護技術的應用，確保電子檔案的安全性，避免出現檔案泄露、人為破壞等問題，確保檔案的安全性和完整性。還要根據單位檔案管理的實際情況，合理引入檔案管理系統，可以更好的管理單位檔案，為事業及企業單位的重大決策提供完整的檔案資料。

3.4 完善單位檔案管理的制度

完善的制度是保證檔案管理工作質量的基礎，要從實際情況入手，對檔案的管理制度進行合理的完善和優化。要逐條制定檔案管理規定，并且做好監管工作，確保檔案管理制度的順利實行，可以有效提升檔案管理的工作效率。部分單位雖然已經制定了檔案管理制度，但是并沒有嚴格實行，針對這種情況，單位的領導者應該進行合理的重視，采取適合的監管措施，確保管理制度的正常實行。

4 結論

綜上所述，作為單位管理的重要部分，檔案管理的重要性不言而喻，對企業及事業單位今后的發展有著不小的影響。當時對單位運行及發展過程的記錄，可以為單位的其他工作提供憑證。管理人員必須要保證檔案的完整性，才能確保檔案的實際價值。首先，要合理重視單位的檔案管理工作，給與一定的資金和人力支持。其次，要做好人員的培訓，提升管理人員的各方面素質，才能更好參與檔案管理工作，最后，要加強信息技術的應用，實現無紙化管理，可以為環保事業做出貢獻。

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