疾控儀器設備采購合同管理

程鵠穎

（南京市疾病預防控制中心，江蘇南京 210007）

0 引言

采購合同管理已成為疾控中心一項重要工作，為確保疾控中心能夠采購到高質量、高服務、高效率的儀器設備，應積極地完善合同管理制度，規范設備采購合同簽訂中的每一過程，最大程度地降低合同簽訂中的風險，促進合同雙方全面履行約定的義務，最終圓滿地完成設備采購任務。

1 儀器設備采購合同管理的必要性

儀器設備采購合同管理，是指對儀器設備采購過程中所涉及的采購合同的簽訂、履行、變更、索賠、解除、終止，以及審查、監督、控制等全過程的管理。對采購合同進行全過程、系統性、動態性地有效管理，加強了采購項目執行過程的總體控制；提高了供應商的履約水平，使疾控中心按期獲得相應的貨物及服務；提前預測有可能出現的風險，減少經濟糾紛和財產的損失；維護了疾控中心自身權益。同時，也提高了設備采購合同管理水平，對疾控中心科學化、規范化管理具有重要意義。

2 疾控中心儀器設備采購合同管理現狀

（1）設備采購合同管理制度有待進一步完善。設備采購合同管理是對設備采購合同簽訂、執行、審核、歸檔等工作的規范化要求，是設備采購合同工作的理論基礎。為實現設備采購合同管理工作的科學化，需要滿足新時期疾控中心的工作職能。為此，疾控中心應積極完善設備采購合同管理制度；明確辦理合同變更的相關流程；明確合同變更、延期、終止或索賠等特殊事項發生時的應對措施等。

（2）各部門的基本職責有待進一步明確。設備采購的合同管理工作涉及多個部門，需要各個部門之間的共同參與和相互協作，中心內部應進一步明確各個部門的基本職責和任務，相互監督，共同完成合同管理工作，從而提高合同管理工作的質量和效率。

（3）管理合同的意識有待提高。疾控中心普遍存在重視采購項目的立項論證、市場的前期調研、技術參數的確立、招標文件的形成、合同簽訂，在專人負責對合同履行階段的整體管理和協調工作上還存在欠缺。

（4）應重視供應商延遲交貨行為。通常對延遲交貨的供應商盡量從解決問題的角度出發，與供應商之間進行協商處理。協商后供應商仍未交貨，說明疾控中心對嚴格執行合同的條款上存在欠缺。

（5）加強質保期儀器設備維修、保養的質量。雖然完成了儀器設備驗收的工作，但對質保期內設備維修保養及質保期后設備的零配件、耗材報價等，還應加強進一步跟蹤管理。大型儀器設備質保期為2年，而尾款在驗收合格半年后支付，供應商對設備仍有后續保修責任。儀器設備一旦出現故障，若供應商是大型公司或長期合作的企業，他們對維修故障及定期保養是有一定保障的，若是小型公司，按合同規定繼續履約則較難。所以質保期后設備的零配件、耗材報價，是否按照當初合同約定的條款實施則非常重要。

（6）合同管理人員的培訓有待加強。未能做到對合同人員進行定期培訓，如開展普法教育及合同管理基礎知識培訓等。沒有一定的合同管理理論知識，就會導致在合同文本上出現漏洞，合同條款上不夠齊全，從而引起不必要的經濟糾紛和財產損失，同時也會影響儀器設備驗收工作的按期完成。

3 儀器設備采購合同管理舉措

3.1 完善合同管理制度，規范合同簽訂流程

（1）完善合同管理制度，提高專職人員的綜合素質。疾控中心應積極地完善合同管理制度，并結合單位實際情況制定相應的管理辦法，對合同實施專項管理。設備管理部門應結合儀器設備采購的特點，制定設備采購合同管理辦法，并派專人負責采購合同管理。定期組織合同管理人員參加培訓，開展普法教育，既具備一定的法律意識和基本業務能力，不斷了解合同法中的最新內容，又能及時改進合同管理中的不足。

（2）規范合同簽訂流程，加大合同審核力度。合同簽訂是合同管理的核心環節，規范化簽訂程序，嚴格的審核流程，是保障疾控儀器設備采購工作順利完成的基礎。所以，應加強合同簽訂管理工作，加大合同審核力度。

3.2 疾控中心利益的基礎

（1）審核供應商資質。對于在政府交易中心或采購代理機構采購的項目，資質在采購標書中有明確要求，并委托政府交易中心或采購代理機構對供應商資質進行審核。對于自行采購的項目要求供應商提供有效期內的資質文件和交易期“信用中國”網站上的信用證明。對于有特殊要求的儀器必須提供相關許可證。

（2）審核合同內容。為有利于合同管理，避免合同簽訂的風險，疾控中心應制定設備采購合同的標準文本。由于中心儀器設備的種類繁多、規格復雜、技術要求高，根據每臺儀器設備的自身特點對合同條款要逐一進行詳細規定。在合同文本正式遞交前需注意：①核對合同基礎信息，在政府交易中心或采購代理機構招標的儀器，核對招標編號及政府采購計劃號，以便明確經費來源，核對簽訂雙方單位的名稱及招標委托單位名稱，核對合同金額數值以及大小寫，核對簽訂日期，尤其注意簽訂日期不能早于中標通知日期，要晚于公示日期。②核對設備相關信息，如規格型號、特殊配置、技術參數、質保期、技術培訓、報修時響應能力、到貨時間、安裝調試時間、特殊要求（地區計量院的計量檢測報告等）、付款方式等是否與招標文件一致，以及在招標或談判中承諾的零配件、耗材的優惠率。③規范審核流程。合同正式文本擬定后由采購部門負責人批閱，對合同措詞嚴格把關。合同經批閱無誤后，由采購部門分管領導審批，審計部門審核無誤后由中心法人簽署，并蓋章生效。

3.3 掌握合同履約動態，執行內部監督管理

（1）合同建檔管理。合同蓋章生效后，采購部門應對購置設備進行建檔，特別要記錄到貨、安裝、驗收合格、培訓等時間。登記儀器設備各時間點，是為使供應商及中心內部各部門能夠及時履行相應的職責。一旦日后出現違約或合同變更情況，盡量從解決問題的角度出發，與供應商之間進行協商處理。如果經過多次協商均不能合理解決，可以依據時間節點有理有據的提出訴訟，申請法律仲裁來維護合法利益。

（2）合同驗收管理。設備采購合同履約管理中最為重要的環節是安裝調試、設備驗收、設備質保期、到期付款的管理。安裝調試是按照合同的規定供應商應在到貨后多少日內完成安裝調試，且儀器設備的各項性能指標完全滿足招標文件的要求。設備驗收應由供應商、設備管理部門、設備使用部門三方共同按照合同中配置清單逐一核對清點，而后設備使用部門對主設備和附屬設備進行技術驗收，驗收合格后將合格證、保修卡、操作手冊、使用說明書等相關資料隨同驗收單一起交付采購合同管理人員存檔。設備的質保期通常是2年，在此期間或質保期外設備管理部門應跟蹤設備維護及保養工作，跟蹤設備的耗材、試劑是否按合同規定給予優惠等。驗收合格后，根據合同規定按期付款，對于大型設備需要分期付款的應跟蹤付款情況，不拖延付款以避免單位信用降低。對于一個自然年內無法結清尾款，而年底財政部門又會將結余資金收回的付款項目，應提前讓供應商開具銀行擔保函，以確保供應商繼續履行約定。

（3）合同變更管理。通常合同簽訂后，供應商因特殊原因不能對合同中實質性的條款履約，如不能提供合同中要求的設備型號、供貨時間延長、合同當事人發生變動等，從而需要對合同中實質性條款進行修改等。合同變更是引起合同雙方爭議和合同風險的主要原因之一，因此需要合同雙方高度重視。對于合同變更項均需要設備使用部門、設備采購部門、審計部門、財務部門、中心管理層進一步核實，建立內部監督約束機制，本著解決問題和規避風險的態度共同協商確認后進行變更，以減少變更后的風險。

3.4 以一個招投標項目建檔，明確合同歸檔內容

合同管理最后一個環節是合同歸檔，建議以一個招投標項目建檔，建檔內容應包含設備調研報告、項目立項材料、專家論證材料、進口設備論證材料、標書及審批材料、招標全過程材料、中標通知書、合同簽訂材料、設備驗收報告、合同發票、設備付款材料、設備出入庫材料、設備使用說明書及相關材料等。保管形式分2種，即紙質保管和電子保管，兩者內容一致利于事后統計與查詢。紙質材料均交由疾控中心檔案室專職檔案人員歸檔入冊。

4 結語

合同管理是疾控中心內控管理的一項重要內容，切實加強對儀器設備采購合同管理，對采購質量和執行效率起著至關重要的作用，也可有效地保護疾控中心合法權益。做好儀器設備采購合同管理工作，既需要設備管理部門嚴謹地工作態度，也需要領導及其他部門的支持與配合，才能使采購合同發揮實際作用。