淺談檔案管理中的電子檔案管理

劉義山

摘 要：一般情況下，檔案管理的工作包括對檔案進行收集、整理、鑒定、保管、統計以及提供利用的工作。隨著計算機技術以及電子信息技術應用的發展和深入，電子文件已經漸漸完全融入了我們的工作和生活之中。紙質公文、紙質文獻等實體資料都在以逐電追風的速度被電子公文、電子文獻等電子文檔所取代。當前，大數據時代已然來臨，對于每個行業都有著極為深遠的影響，各個行業都面臨著全新的機遇和挑戰。在這樣的背景下，事業單位的電子檔案管理也面臨著巨大的挑戰，這對于事業單位的運營和發展都有著至關重要的直接影響。

關鍵詞：檔案管理;電子檔案

前言 ?隨著時代的快速發展和科學技術的不斷進步，檔案的管理發生了翻天覆地的變化，電子檔案逐漸取代了以往的用紙等保存的檔案。員工可以在網絡上搜索相關文件和檔案，為實際工作流程帶來極大便利。檔案信息的建設已成為檔案管理部門的重要目標。但是，電子檔案歸檔過程中仍存在一些問題，對檔案信息化建設存在一定的影響。本文針對這些問題提出了一些措施，希望能夠加快檔案信息化建設的提升。

一.電子檔案的基本要求

1.安全性

電子檔案的數據、文字、影像極易被非法操作更改，容易被“黑客”擊傷，可被隨意篡改信息，這些都會直接損害電子檔案的安全性，而且磁盤、磁帶的支持體，也易產生靜電，直接影響信息再現，出現不安全問題，吸引塵埃導致卷曲、磁粉脫離、磨損生霉等。因而，必須保證電子檔案的安全性。

2.完整性

電子檔案與其他文書檔案一樣，由于組織機構不同，制言語主、發文、收文、整理的要求亦有所不同;由于行業不同，規格、形式、期限、組盤的方式亦有所不同：由于專業技術水平不同，有關人員知識、技能、方法的標準亦有所不同。而且在基建、設備、科研、房地產等領域，內部文件、外來文件、審批文件、評審驗收文件，經常處于滾動狀態，如不及時整理歸檔，可能會使信息資料失散，造成檔案不完整。特別是電子管理部門立體交叉，工作人員結構復雜，管理形式多樣，也會導致電子檔案的不完整，針對以上情況，我們必須提高認識，端正態度，采取有效措施，確保電子檔案的完整性。

3.原始性

電子檔案不同于紙質檔案材料，電子檔案的生成往往是“由實變虛”致使“原始狀態”失真，尤其是在電子檔案的生成、傳輸、接收、儲存的過程中，它既是原始的，又是復制的，它不同于紙質檔案的原始性。各種各類的電子文書檔案，特別是制作磁盤、光盤、磁帶、影像時必須保證電子檔案的原始性。

4.真實性

電子檔案可被原樣復制，亦可在復印中變質，而且被修改后不會留下痕跡，所以在電子檔案的建立、檢查過程中必須保證其真實性。電子檔案極易失真，這不是電子文件本身的缺陷，而是在形成電子檔案的過程中，采取的方式、方法、軟件、格式不同，因此，信息內容“出錯”的概率會高于傳統檔案。

二.電子檔案信息資源開發利用

1.拷貝的提供與回收

提供電子檔案拷貝是一種主要的利用方式，但必然帶來利用時間與利用地點的分散，如果管理不好，將會造成檔案信息無原則的散失。因而，必須采取有效的措施和方法，對其進行嚴格管理。應依據利用者的需求和確認使用權限后再進行拷貝的制作。原則上盡量避免把載體上存儲的電子檔案信息全部拷貝，并通過技術手段防止所提供拷貝的再復制。除公開發行的電子出版物外，對那些提供利用的拷貝必須進行回收。要有完善的提供拷貝手續，提供者和利用者雙方應對提供拷貝的內容進行確認，并對使用載體的類型、數量、使用時同、最后回收期限及雙方責任人等情況進行登記。對回收來的拷貝，應做信息內容的消除處理。

2.使用權限的審核

首先，要根據各種人員級別、層次進行使用權限的認定，并依此向利用系統注冊登錄。在利用中，由系統自動判定當前使用者身份的合法性及其所使用功能的范圍，并由系統自動對其使用各種功能操作的路徑進行跟蹤與記錄。對涉及使月未經授權的功能，應能拒絕響應并給予警告提示。其次，在電子檔案存儲載體的使用上，要根據電子檔案內容的密級和開放程度，來確定其使用控制程度，在使用中依據利用者背景情況和利用目的來決定對他的授權。

3.利用中的安全措施

一是采用的利用方式應視利用者的情況而定，不能無原則地向所有利用者提供全部利用方式。二是依據電子檔案內容的密級層次進行有效的管理。一般情況下，對于內容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供利用，對于提供拷貝的制作，必須在有效監控下進行。三是采用通信傳輸或直接利用等利用方式時，對有密級的信息內容要進行加密處理，并對所使用的密鑰進行定期或不定期的更換。四是系統應對利用的全過程進行有效的跟蹤監控，并自動進行相關記錄，作為對利用工作查證的依據。五是系統應有較強容錯能力，避免由于誤操作所帶來不可挽回的損失。

三.政府單位電子檔案歸檔工作的提升策略

1.提升電子檔案歸檔工作的安全性

為保證電子檔案歸檔工作的安全性，首先管理人員應提高安全意識，加強網絡安全知識培訓，提高電子檔案歸檔工作安全性的認識;其次，對電子檔案歸檔內容、文件等嚴格監控，及時更新并做好電子檔案的備份工作，開啟自動記錄和監控功能，保證檔案信息的安全完整。

2.專業的檔案管理人員培養

事業單位培養專業的檔案管理人員首先應控制好人員的流動性;其次為保證電子檔案歸檔工作的長期延續開展，作為檔案管理人員應加強學習，并不斷更新知識結構，提升工作中的綜合素質和能力。事業單位還應對檔案管理人員進行定期的考核，建立定期考核制度，促使管理人員認識到電子檔案工作的重要性，并根據工作情況確定薪酬等。

3.電子檔案歸檔工作的信息化

在電子檔案歸檔工作中，應首先提高對檔案的信息化建設重要性的認識，電子檔案歸檔工作實現信息化管理是一項重要工作，事業單位的各部門應引起高度重視，并增加相應的人力、物力、財力、精力的投入，樹立正確的信息化檔案管理意識，總結電子檔案歸檔工作中陳舊的管理手段和方式，創新電子檔案管理的機制，推進電子檔案歸檔工作的信息化速度，實現檔案信息資源的合理配置。將信息化的優勢在電子檔案歸檔工作中充分的發揮出來，為國家和社會發展提供更為優質的服務。

4.健全相關制度，規范電子檔案歸檔工作

電子檔案歸檔工作需要完善的規章制度為其工作做好科學、合理、規范、有效開展的重要保障。電子檔案管理的相關制度包括，電子檔案文件的制作、審核、歸檔制度等，同時還建立健全檔案管路的中的收集、整理、保管等制度。事業單位在進行檔案管理制度的建立時，應將本單位檔案的特點等考慮在內，根據實際情況，建立獨特的電子檔案制度，做到統一集中管理。

結束語：綜上所述，電子檔案管理取代傳統的檔案管理是必然的，雖然檔案管理工作會因此變得更加簡單方便，但是這也要求我們檔案管理工作者必須能夠熟練地掌握電子檔案管理的方法和技巧。因此，做好電子檔案管理是檔案管理的關鍵所在。管理好電子檔案涉及了很多方面的因素，我們必須不斷地提高自己、完善自己才能真正掌握信息技術，做好電子檔案管理工作，發揮電子檔案管理優勢的最大化，來提升信息時代的電子檔案管理工作效率。

參考文獻：

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