淺談水利行業(yè)企業(yè)檔案信息化建設中的保密管理和開發(fā)利用

陳文艷

（陜西水環(huán)境工程勘測設計研究院，陜西 西安 710018）

0 引言

水利行業(yè)設計單位的設計成果是生產(chǎn)部門員工的智慧結(jié)晶，是企業(yè)的無形資產(chǎn)更是核心秘密，尤為珍貴。企業(yè)的發(fā)展與進步和檔案管理是密不可分的，因此我們有必要了解檔案數(shù)字化以及其所帶來的益處。同時在當今這個信息化的時代，涉密單位檔案安全和保密工作無處不在，也直接關(guān)系到企業(yè)的利益。

水利行業(yè)科技檔案的分類繁多，其中的涉密信息有地形圖、河道工程測量階段中的點之記、淤積測驗成果、地質(zhì)勘察、從水文局購置的各個水文站平均流量及中共中央辦公廳每月下發(fā)的機要文件等。所以，涉密崗位的管理人員如何做到使檔案得到充分、高效利用、保密的同時又能助力企業(yè)蓬勃發(fā)展至關(guān)重要。

1 檔案數(shù)字化的背景、目的及必要性

1.1 背景

2014年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，指引我們?nèi)绾卧谛滦蝿菹鲁浞謶獙μ魬?zhàn),深化檔案工作改革給出了破解思路和辦法,明確了方向,也給我國的檔案工作注入了新的動力。

1.2 目的及必要性

檔案數(shù)字化的目的是節(jié)省空間、提高工作效率、資源共享最大化。科技項目歸檔如果僅僅依靠紙質(zhì)檔案會十分費力，查找不便、轉(zhuǎn)移困難。隨著辦公檔案環(huán)境的變化還有發(fā)黃、蟲蛀、受潮等風險。而電子化數(shù)據(jù)的保存不受地域影響，儲存方便，且刻制成光盤或利用移動端備份的數(shù)據(jù)保存年限久不易損壞。例如，筆者所在單位陜西水環(huán)境工程勘測設計研究院綜合檔案室，目前最大的困擾就是檔案存放的空間越來越緊缺。我院目前人數(shù)為216人，生產(chǎn)部門員工占67%。隨著企業(yè)的逐漸發(fā)展擴大，每年接收的資料只會更多。僅2018年我院自主設計的科技類項目歸檔就達500余項。盡管如今的檔案密集架設計日益先進，操作也越來越簡單，但仍需占用非常大的面積，同時也對建筑的承載力有很大的要求。

今年4月～9月我單位曾分別與陜西交通設計院、陜西江河水利工程維修養(yǎng)護有限公司及江蘇省水利勘測設計協(xié)會進行檔案交流學習，發(fā)現(xiàn)空間不足已經(jīng)是各個單位都存在的普遍問題。因此，企業(yè)非常有必要對檔案管理的大方向朝著數(shù)字化推進，創(chuàng)新思維，更進一步優(yōu)化檔案服務。

2 如何更好的開發(fā)利用檔案信息化

2.1 健全檔案利用的科學監(jiān)管體系

2.1.1 管理規(guī)范化

檔案從歸檔、入庫整理到利用，企業(yè)應根據(jù)實際情況制定和健全檔案信息化工作標準和規(guī)范，在提高工作效率的同時保證質(zhì)量。確保檔案數(shù)字化成果的質(zhì)量，執(zhí)行嚴格的技術(shù)標準，特別是檔案鑒定和入庫整理環(huán)節(jié)。另外做到歸檔有清單、入庫有目錄、借閱有審批。尤其是利用環(huán)節(jié)中最重要的一環(huán)—借閱，應層層把關(guān)。例如，我單位在借閱涉密科技檔案的審批流程是：填寫借閱單（保密協(xié)議）→審批（部門負責人—主管院長—院長）→查借→使用。履行嚴格的借閱審批制度，做到有據(jù)可依。

2.1.2 全過程管控

2017年12月15日國家檔案局印發(fā)了《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》，以電子檔案管理業(yè)務的工作流程為主線，包含了總則、系統(tǒng)總體要求、檔案接收、檔案整理、檔案保存、檔案利用、檔案鑒定與處置、檔案統(tǒng)計、系統(tǒng)管理和附則共10章內(nèi)容。目的就是規(guī)范電子檔案管理系統(tǒng)應具備的必要功能。

企業(yè)應重視基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統(tǒng)建設、標準規(guī)范建設和人才隊伍建設等五個方面。加強技術(shù)防護、強化保密管理、全過程監(jiān)督。具體做出對檔案數(shù)字化設備、電子文件歸檔、電子檔案移交接收、電子檔案長期保存及檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫建設等工作的制度保障。全過程管控，把握細節(jié)。

2.1.3 創(chuàng)新思維

檔案的保存是檔案管理的重點，最終目的是服務和利用。但一份資料如果塵封到無人問津，即便是存的再好也是徒勞。企業(yè)應盡早脫離傳統(tǒng)的檔案管理模式，推陳出新，把握當前信息化技術(shù)高速發(fā)展的時機。學習先進性、創(chuàng)新理念，在不違反保密原則的前提下，把檔案利用從封閉性轉(zhuǎn)型為開放性，發(fā)揮檔案信息資源的經(jīng)濟價值和社會價值。

2.2 升級和提高利用率

2.2.1 基礎建設

首要是加強檔案利用工作的基礎建設，建立完善的檔案系統(tǒng)局域網(wǎng)絡，即可購置局域網(wǎng)絡版電子資料，例如我單位2016年購買的《水利水電技術(shù)標準全文檢索系統(tǒng)》，該系統(tǒng)分為網(wǎng)絡版和局域網(wǎng)版，收錄了水利水電工程建設中最新的水利水電標準、國家標準、強制性條文及水利相關(guān)的法律法規(guī)。設計人員在本單位不需要親自往返檔案室，僅通過局域網(wǎng)就可查閱規(guī)范電子版；在工地或者匯報項目現(xiàn)場使用手機登錄網(wǎng)絡版，也可查閱，真正做到資源共享，同時也大大提高了設計人員的工作效率。

2.2.2 創(chuàng)新收集方法

改革檔案收集的方式方法，轉(zhuǎn)移重心，發(fā)展以電子資料為主，紙質(zhì)資料為輔的新模式，且區(qū)別對待重要資料和一般資料的收集。例如設計單位歸檔項目成果，可將審查前的資料進行簡單的電子歸檔，待審查后成為最終成果再按具體要求同時歸檔紙質(zhì)版和電子版；另外類似于投標文件的項目歸檔，再利用的概率不大，只需要歸檔電子版。

2.2.3 數(shù)字化加工

利用現(xiàn)代科學手段，將以往重要的紙質(zhì)版歷史資料電子化。例如購置高速掃描儀，備份陳年的文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務檔案等。既可保證歷史資料的安全性又可大大提高檔案利用率，另外從其他水利單位收集來的資料經(jīng)主管院長批準后掃描，再利用局域網(wǎng)共享也是一種途徑。從而加快紙質(zhì)檔案電子化步伐，實現(xiàn)電子文件高效管理，即便不入庫也可查閱資料。

目前我院已經(jīng)掃描整理了科技檔案約1300卷、文書檔案約650卷、外來資料約320卷等等，其中主要包含一些利用頻率高、收藏價值大及收集不易的孤本資料，建立成為專門檔案，方便設計人員查找利用。

3 建立完善的檔案保密利用系統(tǒng)

數(shù)字化檔案雖然便捷，但也存在弊端。檔案信息化管理有三個原則：安全性、規(guī)范性、可利用性。首當其沖就是安全性，水利設計行業(yè)主要是服務于業(yè)主，有時需要提供設計成果給甲方或者給上級部門提交送審材料，如果不能完善保密系統(tǒng)和利用檔案程序那么后果不堪設想。因此，企業(yè)應對新時期數(shù)字化時代下所面臨的風險及挑戰(zhàn)加以預防，及時采取強有力的安全措施。

近年來檔案的泄密事件屢見不鮮，事故往往發(fā)生在不經(jīng)意間。企業(yè)缺乏正確的、先進的科學管理和指導，從而釀成大錯。因此規(guī)范檔案利用的管理體系是強化保密的重要環(huán)節(jié)。數(shù)字化檔案利用的安全科學監(jiān)管體系包括以下幾個方面：

3.1 健全體系、分類管理

檔案利用的管理體系劃分為密級的分類、借閱審批制度、鑒定銷毀等，需根據(jù)企業(yè)的具體情況制定相關(guān)政策，做到有據(jù)可依。針對不同的涉密信息采取不同的保密措施，分類管理。

引言中曾提到水利行業(yè)中所涉及到的淤積斷面測驗成果，每年我院就對渭洛河的汛前、汛后進行兩次測量；另外購置的水文資料，是通過水文測驗所收集到各種水文要素的原始記錄。內(nèi)容有許多，包括水文年鑒、水文統(tǒng)計值、水文圖集及水文調(diào)查資料等。其中水文年鑒是可以公開發(fā)售的，但水文統(tǒng)計值及水文調(diào)查資料屬于機密，含有水文要素特征值，對該地區(qū)經(jīng)濟建設和國家利益有重要意義。這些涉密檔案必須由專人組織、歸檔及管理。我院還對涉密計算機統(tǒng)一進行加密措施，并完善解密系統(tǒng)，層層把關(guān)。

3.2 涉密人員管理

從近幾年影響比較重大的泄密事件中可以看出人為因素較大，涉密人員管理一直是保密管理中的“三大管理”之一。2016年，國家保密局聯(lián)合八部委發(fā)布了《進一步加強涉密人員保密管理工作的意見》，對涉密人員的分類確定、上崗審查、權(quán)益保障等方面做出了更細化的規(guī)定，其中涉密人員的管理是保密管理工作中的一項重點。

涉密檔案管理員的任用必須先培訓再上崗，培訓的內(nèi)容包括保密政策的法律法規(guī)、保密知識技能教育、保密形式和敵情教育等，提高涉密人員的保密意識。同時檔案管理人員應注重個人素質(zhì)及業(yè)務水平的提升，按期參加涉密人員培訓、安全教育。學習新時期下有關(guān)保密工作的新思路、新方法，不斷提升新知識、新技能及面對突發(fā)情況的應急能力，時刻提高警惕性。

除此之外，企業(yè)可根據(jù)自身情況建立獎勵激勵機制，調(diào)動人員積極性。并且每年與檔案管理責任人簽訂安全責任協(xié)議書，結(jié)合監(jiān)管機制，賞罰分明。

3.3 加強意識防范

時刻警惕涉密事無小事，例如水利行業(yè)項目設計的查勘階段需從國家機關(guān)購買測繪成果，購置時陜西省檔案局也明確規(guī)定，購買人員必須持有涉密測繪成果管理人員崗位培訓證書。按照測繪管理工作保密事項范圍，比例尺為1∶2.5萬、1∶5萬和1∶10萬的地形圖屬于機密級國家秘密，1∶50萬、1∶25萬和1∶1萬的屬于秘密級國家秘密，涉及軍事禁區(qū)的密級可能更高。由于地形圖具有較強的穩(wěn)定性，長時間關(guān)系國家安全和利益，保密期限均設定為長期。另外申領(lǐng)涉密地形圖時必須要確保測繪成果存放設施與條件符合有關(guān)保密規(guī)定，必須實行嚴格的登記管理制度，經(jīng)主管領(lǐng)導批準后使用，禁止一切形式的復制、轉(zhuǎn)讓行為。

設計人員在利用的過程中，應使用涉密計算機，涉密計算機及信息系統(tǒng)必須采取物理隔離措施，不得與互聯(lián)網(wǎng)、外部網(wǎng)絡相聯(lián)。對于密級是機密的文件不可在未采取保密措施的有線和無線通信、互聯(lián)網(wǎng)公共信息網(wǎng)絡進行信息交換。不得使用無線網(wǎng)卡等無線聯(lián)網(wǎng)裝置，用畢后需在界定的時間內(nèi)由專人回收。涉密計算機和載體介質(zhì)未經(jīng)批準不得帶出保密檔案室。使用和維修涉密計算機系統(tǒng)，須有成果資料專管人員監(jiān)督。

嚴格管控鑒定銷毀的過程，禁止違規(guī)銷毀。近年來，經(jīng)常有出沒于黨政機關(guān)、涉密企業(yè)周邊個體廢品回收站的犯罪嫌疑人，高價回收“有用”的材料。因此，涉密人員應隨時提高警惕性，嚴格履行崗位職責。以各種案例引以為戒，不可輕易亂丟一張紙、一份圖。

4 結(jié)語

檔案信息化具有兩面性，是把雙刃劍。做到順應時代的發(fā)展，創(chuàng)新改革、強化意識、加快腳步，將自身檔案現(xiàn)代化事業(yè)推進到一個集理念、方法和技術(shù)于一體的綜合環(huán)境之中。逐步將檔案信息化的作用發(fā)揮到最大值，更有效地實現(xiàn)資源共享，為企業(yè)的發(fā)展助力，為水利事業(yè)的建設增光添彩。同時，需要管理人員重視細節(jié)，加強保密意識，抓好管理機制，在著手發(fā)展檔案信息化的同時用更科學更合理的方法去管理檔案，并開發(fā)更多可為企業(yè)利用的檔案資源。