大數據技術在水文行政檔案管理工作中的應用

黨 萍

（陜西省水文水資源勘測局，陜西 西安 710068）

行政檔案管理工作對一個單位來說是一項非常重要的工作，工作內容包含管理行政重要文件、基本文件、機密文件和單位行政活動形成的文件等，并借助檔案為單位的發展提供研究，避免有些問題重蹈覆轍。行政檔案工作量較為龐大，而且行政檔案更需要細致性整理，提供更快捷優質的服務。檔案數據是一種大數據，利用大數據技術，將檔案內容在合理的時間內達到擷取、管理、處理、整理、量化，成為可供用戶應用的資訊，從而更好地提高行政檔案工作的效率和質量。

1 大數據技術與檔案管理關系

大數據技術是伴隨著互聯網信息技術而產生的，它利用互聯網信息技術開展數據信息的云計算處理，提高了數據信息的管理效率和質量，實現了數據信息大規模高效率的管理[1]。大數據技術借助互聯網信息技術進行信息數據管理，具有高速性、高效率性、大規模化、海量化和便捷性等特點，充分發揮大數據技術的這些特點，把大數據技術引用到檔案管理中，是社會發展的需要，是提升檔案管理工作水平的需要，是發揮檔案作用的需要。

2 大數據技術在水文行政檔案管理工作中的應用

2.1 紙質檔案數字化

水文檔案涉及人員、行政檔案、建設文件等。種類繁多，要利用大數據技術的第一步是將原來的各單位紙質檔案數字化，并在當地按類別建立數據庫系統，可滿足當地調用查閱，還可供省局及其他分局按權限調用。

2.2 已經實行信息化管理的水文行政檔案

水文行政檔案全部寫入數據庫。省局已經建成了門戶網站和OA辦公系統，水文行政檔案實現了電子與紙質共同存檔。省水文局上行文件和下行文件通過OA辦公系統上報和下發，上級單位和直屬各局、機關各處室通過OA辦公系統進行閱覽和辦理，同時OA辦公系統對形成的文檔通過電子形式予以存檔。減少了文件流轉的時間，提高了工作效率，為實現大數據技術在行政檔案管理中的應用打下了基礎。

2.3 大數據技術的應用

陜西省水文水資源勘測局通過門戶網站和OA辦公系統，使行政檔案管理人員的服務手段呈現多樣化，在一定程度上更好地滿足全系統及職工對信息的需求，各市水文局、各水文站和職工根據不同的權限，可通過電子郵件、網頁瀏覽、平臺搜尋等多種形式，進行信息查找，避免了省水文局會議和文件精神通過層層開會、文件落實文件的現象。例如，按照廳黨組部署，去年全系統開展了“學習習近平新時代中國特色社會主義思想，不忘初心牢記使命主題教育實踐建設專題行動”，各市水文局和各水文站通過OA辦公系統了解省水文局關于“行動”的主題、目的和要求，省水文局管理者亦通過OA辦公系統掌握各市水文局和各水文站“行動”開展情況，不再需要層層開會、上報文件。

3 大數據在水文檔案管理中的不足

3.1 檔案信息量不夠

目前，全省水文機構增加顯著，地市級水文局由6個增加到8個，水文水位站由75處增加到271處，雨量站由560處增加到1920處，商情監測站從無發展到74處，水質監測斷面由20個增加到305個，信息數據迅猛增加。但是，水文行政檔案存入檔案庫的信息量沒有跟上站網和水文業務發展的步伐，檔案信息量遠遠不能滿足需要。同時電子文檔中只有省水文局的下行文件，沒有上級單位的下行文件和直屬單位的上行文件，電子水文行政檔案項目不全，挖掘不深。

3.2 服務手段單一

現行水文行政檔案服務主要是到省水文局檔案室和通過OA辦公系統查閱，到檔案室現場查閱效率低下；OA辦公系統存儲文件有限，查閱權限有限，每個市級水文局只有5個查閱權限，門戶網站和OA辦公系統的功能沒有充分運用,查詢檔案還是以人工為主，沒有達到管理方便、服務快捷的目的。

3.3 檔案管理思維沒有跟上大數據要求

由于對大數據技術不熟悉，檔案管理的思維仍然停留在傳統的管理模式，行政檔案依然一年歸結一次，一些檔案不能及時得到利用，時效性差[2]。大多數行政檔案的保存，還是依靠于文檔和數據。

4 推動大數據在水文行政檔案管理工作中的建議

4.1 挖掘整合水文行政檔案資源,建立存儲平臺

通過一定的技術方法對關鍵信息進行提取和挖掘。在海量的檔案信息挖掘中主要采用文本數據挖掘技術，這相當于文字分析[3]。水文行政檔案涉及單位運行、建設、活動等各個方面，收集、整合、儲存大量水文行政檔案信息，對現行工作和后期工作的開展具有指導與借鑒作用。首先以省水文局為主，建立全省水文系統行政檔案資源庫，各市水文局建立分庫，使省、市兩級之間行政檔案互相關聯。其次集中人員利用大數據分析、人工智能等技術，對現有水文行政檔案信息，分門別類進行挖掘，對搜集到的海量檔案信息進行相關分析，形成文字、圖片、聲音和視頻等文件，建立全省水文行政檔案儲存平臺。

4.2 運用大數據技術，建立水文行政檔案檢索平臺

在檔案管理工作開展的過程中，借助大數據技術對檔案信息進行提取，縮小檔案信息的搜集范圍，幫助檔案管理者更加高效、快速的找到檔案信息[1]。建立高效快捷的水文檔安檢索平臺是提高行政檔案價值的重要手段，首先是完善現有門戶網站和OA辦公系統的檢索功能，盡量取消閱覽權限。其次是開拓手機、APP等檢索方式，建立多渠道查閱水文行政檔案的渠道，實現異地查檔，跨區服務。

4.3 加強水文行政檔案管理人員的培訓

一是需要檔案管理人員掌握一定的網絡知識技能，能夠在網絡上管理行政資料；二是需要檔案管理人員了解網絡平臺管理內容，對一些相關行政管理軟件進行了解和應用；三是需要檔案管理人員的思維意識要順應時代的發展，思想與時俱進，懂得大數據的應用方式，并且了解大數據的行政管理的聯系性；四是引進人才，提高水文行政檔案管理隊伍整體素質；五是采取多種手段渠道宣傳大數據技術在水文行政檔案管理中的應用，培訓職工了解查閱水文行政檔案的方法和途徑，提高水文行政檔案的價值。

5 結語

大數據技術在水文行政檔案管理中的應用，為水文行政檔案工作帶來了豐富的檔案資源、信息化的檔案管理方式、多樣化的檔案服務手段等變化。通過該技術的實施使水文檔案更好地發揮作用，促進水文事業的蓬勃發展。