提高水利工程檔案管理水平的經(jīng)驗(yàn)做法

歐 清，劉 猛

（1.山東省立第三醫(yī)院，山東 濟(jì)南 250031；2.山東省水利勘測(cè)設(shè)計(jì)院，山東 濟(jì)南 250014）

由于受行業(yè)、地域和工程類別等影響，各地水利工程檔案的管理水平參差不齊。部分單位在檔案管理方式、管理理念、管理制度等方面創(chuàng)新意識(shí)不夠，服務(wù)意識(shí)和大局意識(shí)需要提高，延續(xù)過去的管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的需求，僅僅是能夠滿足工程一線人員的基本信息需求。長此以往，檔案為工程運(yùn)行和管理提供信息支持的目的無法實(shí)現(xiàn)，也不利于水利工程檔案專業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

1 水利檔案管理現(xiàn)狀和存在的問題

1.1 思想意識(shí)問題

大部分人對(duì)于“什么是檔案”理解不到位、不透徹，不明白檔案、文件、資料的區(qū)別。水利行業(yè)數(shù)據(jù)、文件、資料復(fù)雜繁多，大部分人不清楚什么應(yīng)該保存什么不應(yīng)該保存。關(guān)鍵是檔案的重要性認(rèn)識(shí)不到位，檔案管理員的專業(yè)素養(yǎng)、管理制度體系建設(shè)有待加強(qiáng)。

1.2 檔案建設(shè)差異較大

大型水利工程或近期新建水利工程，檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)較高，硬軟件設(shè)施齊全完備，均能滿足電子、紙質(zhì)雙歸檔要求。但部分小型水利工程和過去已建水利工程，檔案建設(shè)有待改建。沒有滿足檔案規(guī)范要求的固定場(chǎng)所，檔案資料歸檔、查閱等存在問題，更不具備雙歸檔的條件。

1.3 職業(yè)素養(yǎng)有待提高

專業(yè)素養(yǎng)、業(yè)務(wù)技能亟需提高。對(duì)于檔案內(nèi)容不夠熟悉，雖然擁有通過案卷目錄找到相關(guān)案卷的專業(yè)技能，但對(duì)于案卷內(nèi)容信息提取的廣度和深度不夠，不能夠從各個(gè)方面為一線工作人員提供數(shù)據(jù)支持。

1.4 服務(wù)意識(shí)薄弱

很多水利單位的檔案提供與利用工作不到位，認(rèn)為收集齊全就可以了，前來查詢信息的不多，導(dǎo)致服務(wù)意識(shí)薄弱。對(duì)于案卷數(shù)據(jù)的編纂工作開展較滯后，門檻高、宣傳不到位也是普遍存在的問題。

2 適應(yīng)新形勢(shì)，開拓新局面

2.1 建立健全各類檔案資料

面對(duì)信息技術(shù)快速發(fā)展的全新局面，不能只關(guān)注工程檔案，對(duì)于文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案也需要及時(shí)建立信息系統(tǒng)，建立統(tǒng)一的信息管理平臺(tái)，將工程檔案系統(tǒng)、文書檔案系統(tǒng)、財(cái)務(wù)檔案系統(tǒng)、人事檔案系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無縫對(duì)接。從多個(gè)角度多個(gè)側(cè)面對(duì)歸檔質(zhì)量進(jìn)行有效監(jiān)管。檔案的門類越多，保存資料越完整齊全，越能夠更加真實(shí)地還原發(fā)生的過程。

2.2 注重檔案收集工作

水利項(xiàng)目檔案資料齊全以否，在一定程度上決定了在建水利項(xiàng)目的工程質(zhì)量。技術(shù)人員通過查閱往期檔案能夠獲取很多經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，避免走彎路，能夠起到提高工作效率的作用。而隨著收集工作的不斷開展深入，能夠及時(shí)地補(bǔ)充檔案數(shù)據(jù)庫，使得工程專業(yè)檔案不斷完善，為日后的水利工程提供更多可以參考的信息，提供更多的思路、更多的技術(shù)支持。

2.3 建立及時(shí)歸檔管理制度

充分利用現(xiàn)有的信息系統(tǒng)，不斷進(jìn)行更新完善。一方面可以加強(qiáng)監(jiān)督管理，保證檔案的完整，及時(shí)通過信息采集上傳，也可以保證真實(shí)性，解決了因?yàn)椴患皶r(shí)整理而產(chǎn)生資料丟失、歸檔混亂等問題，尤其是對(duì)于工期較長的項(xiàng)目來說，如果等工程結(jié)束再整理歸檔，項(xiàng)目開始的資料、實(shí)際工程情況從一定程度上來講會(huì)丟失一部分資料和信息。先上傳電子版，等工程結(jié)束后再移交紙質(zhì)檔案是比較穩(wěn)妥的辦法。

2.4 提高管理人員素質(zhì)

目前，多數(shù)水利單位的檔案管理人員年齡普遍較高，對(duì)于新系統(tǒng)新技術(shù)的接受程度與學(xué)習(xí)能力普遍不如年輕人，推進(jìn)信息化系統(tǒng)難度較大。不斷為檔案管理工作補(bǔ)充新鮮血液，加強(qiáng)人員結(jié)構(gòu)年輕化，通過繼續(xù)教育、崗前培訓(xùn)等進(jìn)行新技術(shù)的培訓(xùn)，大幅度提高管理人員素質(zhì)。很多單位編制不充足，全職檔案管理員較少，這種情況可以通過兼職檔案管理員來進(jìn)行有益補(bǔ)充。培訓(xùn)人員應(yīng)當(dāng)包含專、兼職管理員，尤其是兼職人員，非專業(yè)出身，對(duì)于專業(yè)知識(shí)掌握不夠牢固，更應(yīng)該加強(qiáng)管理，提高這部分管理人員的專業(yè)技術(shù)素質(zhì)勢(shì)在必行。