淺談計算機網(wǎng)絡技術(shù)在檔案館中的應用

陳勇軍

（江漢藝術(shù)職業(yè)學院，潛江 433100）

引言

隨著社會的發(fā)展，檔案已經(jīng)成為一種十分關(guān)鍵的信息資源，是社會信息系統(tǒng)中十分關(guān)鍵的一個因素。檔案包含多種形式，文字、圖表、聲像等都可以對檔案中的信息進行記錄。我國歷史悠久，現(xiàn)今正處于快速發(fā)展的階段，檔案的積累已經(jīng)成為一個龐大的數(shù)量，制定合理有效的檔案管理方式，不僅可以提高檔案管理的效率，還可以提高檔案對社會的服務效率，推進社會的發(fā)展。

1 計算機網(wǎng)絡技術(shù)在檔案館中應用的優(yōu)勢

1.1 及時性

在傳統(tǒng)的檔案歸檔方式中，最常見的檔案收集方法是通過約定統(tǒng)一的時間，對上一時期的資料進行整理。這樣收集資料的方式，導致在檔案館中，最新的資料也是上時期的資料，使檔案信息的收集具有一定的滯后性。計算機網(wǎng)絡技術(shù)在檔案館中的應用，有利于實現(xiàn)檔案記錄的及時性。計算機的使用打破了傳統(tǒng)檔案管理中時間與空間的局限性，檔案人員通過計算機網(wǎng)絡就可以實現(xiàn)檔案的采集、修改、保存等步驟，可以隨時將自身整理好的檔案上傳到檔案室，降低地域因素對檔案管理的影響[1]。計算機網(wǎng)絡技術(shù)的使用，保證檔案館可以收集到最新的信息，使檔案管理工作具有時效性。

1.2 共享性

在傳統(tǒng)的檔案管理中，要對不同部分之間的信息進行整理收集，必須約定時間統(tǒng)一對信息進行收集，或是專門到檔案館中進行資料的整理，使檔案管理工作受到一定的約束，降低了檔案管理的效率。計算機網(wǎng)絡技術(shù)的運用，可以通過內(nèi)部網(wǎng)站的建立，實現(xiàn)信息資源的共享。檔案管理人員只需將收集的信息上傳到內(nèi)部網(wǎng)站當中，其余部門即可進行查看，提高信息流通的速度。在網(wǎng)站當中，各部門可以根據(jù)自身需要，對允許開放的信息進行下載、查看，減少傳統(tǒng)檔案管理中復雜的手續(xù)，節(jié)省了檔案管理人員的工作時間，實現(xiàn)資源利用的高效化、合理化。

1.3 服務性

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，同一時期內(nèi)，一些檔案只能供一個用戶進行使用，其他的用戶只能進行等待，降低了檔案利用的效率。計算機網(wǎng)絡技術(shù)的出現(xiàn)，實現(xiàn)了檔案資源的多用戶使用，有效提高了檔案的利用效率。利用計算機網(wǎng)絡計算，可以將允許開放的檔案資源上傳到特定的網(wǎng)站中，用戶只需要通過網(wǎng)絡就可以快速的獲取到自己所需的信息。在檔案管理工作中，檔案館需要與其他的檔案部門及時進行溝通，獲取最新的檔案信息，進行記錄整理，不斷豐富檔案信息資源，為檔案使用者提供全面的檔案信息，為社會的發(fā)展提供信息服務。

2 計算機網(wǎng)絡技術(shù)在檔案館中具體的應用方式

2.1 建立檔案管理系統(tǒng)

計算機網(wǎng)絡技術(shù)在檔案館的應用中，可以幫助檔案館建立檔案管理系統(tǒng)。在檔案管理系統(tǒng)的內(nèi)部建立一個局域網(wǎng)，實現(xiàn)檔案管理的自動化，各部門可以通過網(wǎng)絡對檔案信息進行收集、管理、保存，提高檔案管理的時效性[2]。此外還可以通過加入互聯(lián)網(wǎng)的方式，實現(xiàn)檔案資源的共享，使用戶通過網(wǎng)絡就可對所需信息進行查詢使用，提高了檔案館的服務性。在建立檔案管理系統(tǒng)時，必須注重對系統(tǒng)進行防護，避免受到病毒或人為的傷害，加強檔案信息管理工作的保密力度，提高檔案管理人員的網(wǎng)絡安全意識。

2.2 建立電子檔案館

近年來，隨著社會的快速發(fā)展，我國檔案管理的工作量也在不斷增加，為提高檔案管理的工作效率，可以建立電子檔案館，實現(xiàn)檔案館的數(shù)字化管理。將檔案中的文字、圖表、影像輸入計算機當中，利用計算機網(wǎng)絡的“云儲存”功能，將具體的檔案館虛擬化，實現(xiàn)檔案館建立的現(xiàn)代化。電子檔案館的建立，可以方便員工對檔案進行搜索、修改，并且使用電子檔案館還可以延長檔案的保管年限，不必擔心檔案會出現(xiàn)老化的情況，節(jié)省了修復所需的人力、物力。

2.3 實現(xiàn)“文檔管理一體化”

計算機網(wǎng)絡技術(shù)的運用可以快速的實現(xiàn)“文檔管理的一體化”。在傳統(tǒng)的文檔管理當中，要對文檔進行整理就必須約定統(tǒng)一的時間，對各個部門之間的信息進行收集、整理，這樣得到的信息具有一定的滯后性。計算機網(wǎng)路計算在檔案館中的應用，可以使檔案信息及時的上傳到網(wǎng)絡當中，方便管理人員對信息及時的進行歸類、歸檔，實現(xiàn)了檔案信息收集的及時性[3]。

2.4 加強現(xiàn)代化檔案管理人才隊伍的建設(shè)

隨著計算機網(wǎng)絡技術(shù)在文檔管理工作中的運用，檔案館的辦公方式也在發(fā)生著改變。在現(xiàn)代化的管理工作中，需要通過現(xiàn)代化的辦公設(shè)備進行管理，因此在人才的招聘過程中，需要選用具有高素質(zhì)、高技能的管理人員。對于之前的員工，要定期的進行培訓，培養(yǎng)員工利用現(xiàn)代化工具進行辦公的意識，促進員工不斷的學習計算機等先進的技術(shù)知識，提高管理團隊的整體素質(zhì)，推進檔案管理工作的改革創(chuàng)新。

3 結(jié)束語

隨著社會的發(fā)展，檔案管理工作也必須跟隨時代發(fā)展的腳步。計算機網(wǎng)絡技術(shù)在檔案館中的應用，可以通過計算機網(wǎng)絡技術(shù)的優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案管理的及時性、共享性，提高檔案館對社會的服務性。在檔案館的未來發(fā)展中，需要加大計算機網(wǎng)絡計算技術(shù)的運用程度，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，提高檔案管理的高效性。